Seminar və konfrans üçün rəqəmsal dəvətnamə necə hazırlanır

Seminar və konfrans təşkil edən komandalar dəvətnaməni çox vaxt son anda hazırlayır. Halbuki rəqəmsal dəvətnamə üçün bir neçə qərar əvvəlcədən verilərsə, iş bir neçə saata sığır. Bu yazıda məzmun hazırlamaqdan qeydiyyatın izlənməsinə qədər ardıcıl addımları göstəririk. Hər addım tədbirin növünə uyğun dəyişdirilə bilər.

• Rəqəmsal dəvətnamədə məqsəd aydın yazılmadıqda, qonaq nə edəcəyini bilmir.
• Qeydiyyat formasında yalnız lazım olan sahələr saxlanılır, çünki hər əlavə sahə iştirakçıdan ayrıca vaxt tələb edir.

Tema və şablon seçimləri ilə başlamaq vaxta qənaət edir, sonra yalnız tədbirə aid detallar əlavə olunur.

Tədbirin məqsədini müəyyən edin

Dəvətnamənin məqsədi qeydiyyat toplamaq, proqramı tanıtmaq və ya sadəcə məlumat vermək ola bilər.

Hər dəvətnamənin bir əsas işi olmalıdır. Məqsəd aydın olmadıqda, mətn hər şeyi bir az söyləyir və heç nəyi yaxşı çatdırmır. Buna görə yazmağa başlamazdan əvvəl bir cümlə ilə məqsədi yazın.

• Qeydiyyat toplamaq üçün son tarix və forma vurğulanır
• Proqram tanıtmaq üçün spiker və mövzu siyahısı önə çıxarılır
• Məlumat vermək üçün tarix, yer və yol təsviri əsas yer tutur

Məqsəd müəyyənləşdikdə, qalan bütün qərarlar daha asan verilir. Hansı şəkil seçiləcəyi, mətnin uzunluğu və düymənin yazılışı belə, bu bir cümləyə görə müəyyən olunur.

Məzmunu iki qata bölün

Birinci qat tədbirin nə olduğunu, ikinci qat isə necə iştirak edəcəyini göstərir.

Qonaq dəvətə baxanda əvvəl maraqlanır, sonra hərəkət etmək istəyir. Buna görə ilk ekran qısa olmalı, təfərrüat isə bir kliklə açılmalıdır. Bu quruluş oxucunu yormur və əsas məlumatın gözdən itməsinin qarşısını alır.

• Başlıq və tarix ilk ekranda görünsün
• Mövzu və spikerlər ikinci hissədə yerləşsin
• Qeydiyyat düyməsi hər mərhələdə görünsün

Mobil telefonda oxunan mətn masaüstündən fərqli sıxılır. Ona görə hər abzas qısa saxlanır və bir fikri ifadə edir. Uzun paraqraflar kiçik ekranda səhifəni çətin oxunan edir.

Başlıqlar da mətnin skeletidir. Hər başlıq növbəti bölmənin nə haqqında olduğunu bir sözlə söyləməlidir. Məsələn, «Spikerlər» və ya «Proqram» kimi sadə adlar, «Gələcəyin perspektivləri» kimi mücərrəd ifadələrdən daha tez anlaşılır.

Dizayn və üslub seçimi

Dizayn tədbirin üslubunu və təşkilatın kimliyini eyni anda əks etdirməlidir.

Seminar daha təcrübi və sərbəst ola bilər, konfrans isə daha ciddi və strukturlu görünür. Rənglər və şriftlər bu fərqi göstərməlidir, lakin oxunaqlılıq həmişə birinci gəlməlidir. Dekorativ elementlər məlumatın üstünə düşməməlidir.

Kontrast zəif olduqda mətn sadəcə görünmür. Yazı ilə fon arasında kifayət qədər fərq olmalıdır, xüsusilə tarix və saat kimi qısa məlumatlarda. Rəngi seçəndə bunu telefon ekranında yoxlayın, çünki kompüterdə yaxşı görünən tonlar kiçik ekranda solub gedə bilər.

Tema və şablon seçimləri ilə başlamaq vaxta qənaət edir, sonra yalnız tədbirə aid detallar əlavə olunur. Bu yanaşma tədbirlər arasında vizual ardıcıllığı da qoruyur.

Tədbir səhifəsini qurun

Dəvətnamənin linki tarix, proqram, yer və qeydiyyat formasını bir səhifədə toplamalıdır.

Dəvətnamədən ayrı bir səhifə açmaq, iştirakçının eyni sualı iki yerdə axtarmasının qarşısını alır. Bu səhifənin girişi üçün Onlivita ilə animasyonlu dəvətnamə hazırlaya bilərsiniz; tək link paylaşımı ilə tarix, proqram və yer eyni yerdə görünür.

• Tarix və saat yuxarıda görünsün
• Proqram və spikerlər ayrıca bölmədə olsun
• Qeydiyyat formasında yalnız lazım olan sahələr qalsın
• Yol təsviri və xəritə bağlantısı əlavə edilsin

Forma uzun olarsa, iştirakçılar yarıda çıxır. Ad, e-poçt və bir neçə seçim kifayətdir. Digər məlumatları təşkilatçı tədbir günü özü toplaya bilər.

İştirakçı qeydiyyatını izləyin

Qeydiyyat cavabları tək bir yerdə toplanarsa, qəbul və oturacaq planı daha dəqiq olur.

Seminar və konfransda iştirakçı sayı tez dəyişir. Hər gün yenilənən siyahı son hazırlığı sakitləşdirir və gözlənilməz sürprizlərin qarşısını alır.

Qeydiyyatda kateqoriya seçimi, məsələn dinləyici, spiker və ya media, tədbirin təşkilatı üçün faydalıdır. Bu məlumat çıxış yerləri, çap materialları və nişanlar üçün ayrıca hazırlanır. Kateqoriyaların sayını çox artırmaq isə formanı yenə də uzadır, ona görə yalnız lazım olanları saxlayın.

Qeydiyyat təsdiqi də vacibdir. Qonaq formanı göndərdikdə, qısa bir təsdiq mesajı alması onun cavabının qəbul olunduğunu bildirir. Bu mesajda tədbirin tarixi, yeri və yenidən baxmaq üçün link olsun. Təsdiq almayan iştirakçı bir neçə gün sonra eyni formanı yenidən doldura bilər, bu isə siyahıda təkrarlara yol açır.

Tədbirə bir həftə qalmış iştirakçılara qısa xatırlatma göndərmək də praktik addımdır. Xatırlatmada əsas məlumat və qeydiyyat linki kifayətdir, uzun mətn lazım deyil.

Göndərmədən əvvəl test edin

Göndərişdən əvvəl linki üç fərqli cihazda açmaq ən sadə yoxlamadır.

Telefon, planşet və kompüter üzərində eyni səhifə düzgün görünməlidir. Düymələr barmağla basılacaq qədər böyük, mətn isə rahat oxunaqlı olmalıdır. Test zamanı tapılan hər səhv bir sətirlik düzəliş deyil, bir neçə nəfərin vaxtını qorumaq deməkdir.

• Linki açıq və gizli pəncərədə yoxlayın
• Qeydiyyat formasını boş və dolu şəkildə sınayın
• Tarix və saatın yerli vaxtla uyğun olduğuna baxın

Bu yoxlamanı tədbirdən bir neçə gün əvvəl başa çatdırmaq daha təhlükəsizdir. Son gün düzəliş etmək həm vaxt, həm də sakitlik baxımından çətin olur. Testi bir nəfər deyil, məzmunu görməyən biri ilə birlikdə aparmaq da faydalıdır. Təzə göz mətndəki qeyri-müəyyən yerləri daha tez tapır.

Bu səhifənin girişi üçün Onlivita ilə animasyonlu dəvətnamə hazırlamaq ilk təəssüratı gücləndirir.