Səyahət iştirakçılarının təsdiqini izləmək: qonaq siyahısına nəzarət

Qonaqların cavablarını vaxtında görmək planın ən çox pozulan hissəsini nəzarət altına alır. Kimin gələcəyini bilmədən yer, nəqliyyat və yemək planı qurmaq təxmini iş olur. Aşağıda cavabları necə toplamağı, siyahını hər gün necə yoxlamağı və cavab yazmayanlara necə yazmağı göstərmişik.

• Təsdiq siyahısı yemək, yer və nəqliyyat planını real cavablara əsaslandırır.
• Sadə iki seçimli RSVP forması qonaqlar üçün cavab verməyi asanlaşdırır.
• Son tarixə yaxın nəzakətli bir xatırlatma gecikən cavabların sayını azaldır.

Dəvətinizin görünüşünü dəyişmək üçün şablonlar bölməsinə baxın.

Təsdiq siyahısının məqsədi

Təsdiq siyahısı kimin gələcəyini bilmək və planı buna görə qurmaq üçün lazımdır.

Səyahətdə ən çox problem son dəqiqədə ortaya çıxan qeyri-müəyyənlikdən yaranır. Bir neçə nəfər gələcəyini söyləmir, bir neçə nəfər isə fikrini dəyişir. Təsdiq siyahısı bu qeyri-müəyyənliyi azaltmaq üçün istifadə olunur.

• Yerin tutumunu planlamaq
• Nəqliyyatın sayını və yerini müəyyənləşdirmək
• Yemək və ya ərzaq miqdarını hesablamaq
• Ödəniş bölgüsünü əvvəlcədən aydınlaşdırmaq

Siyahını ancaq dəvət göndərildikdən sonra yox, dəvətin içində başlatmaq cavabları bir yerdə toplamağı asanlaşdırır.

Bu yanaşma qonağa da fayda verir. Cavab vermək üçün ayrıca mesaj yazmaq lazım gəlmir, düymə ilə bir kliklə bildirir. Sizin tərəfinizdə isə cavablar bir yerdə toplanır və hər dəfə sual soruşmaq ehtiyacı qalmır. Qrup böyükdürsə, bu fərq xüsusilə hiss olunur, çünki yüzlərlə fərdi mesajın yerinə bir səhifədə nəticə görürsünüz.

Təsdiq prosesini dəvətin ilk səhifəsində başlatmaq planlaşdırmanı da sadələşdirir. Qonaq cavabını verdikdən sonra növbəti addımlar onun üçün də aydın olur, məsələn, nəqliyyat seçimi və ya yemək tələbi kimi.

Cavablarda hansı məlumat toplanmalıdır

Yemək sayı, yer tutumu və nəqliyyat planı dəqiq cavablara əsaslanmalıdır.

Qonağın yalnız gəlib-gəlməyəcəyini soruşmaq kifayət deyil. Bəzi səyahətlərdə əlavə məlumat da lazım olur. Cavab formasında aşağıdakı sahələri nəzərdən keçirin:

• Neçə nəfərin gələcəyi, uşaqlar daxil olmaqla
• Nəqliyyatla gəlib-gəlməyəcəyi və ya lazım olan yer sayı
• Pəhriz və ya allergiya kimi yemək tələbləri
• Əlavə qeydlər üçün kiçik bir sahə

Bu sahələr çox olarsa, qonaq formanı doldurmağı bıraxa bilər. Ona görə yalnız lazım olan sualları verin.

RSVP bölməsini qurmaq

Sadə iki seçim, gəlirəm və gələ bilmirəm, qonaq üçün ən az düşüncə tələb edən variantdır.

RSVP sözü cavab vermək üçün istifadə olunan qısa ifadədir. Qonaq üçün ən rahat forma adını yazıb bir düymə ilə seçim etdiyi formadır. Aşağıdakı ardıcıllıq çox vaxt yaxşı nəticə verir:

1. Qonağın adını yazması
2. Gəlirəm və ya gələ bilmirəm seçimi
3. Gələn qonaq üçün neçə nəfər olduğunu göstərməsi
4. Varsa qısa bir qeyd bölməsi

Adı ilk sətirdə istəmək siyahını dəqiq saxlayır. Eyni ad iki dəfə yazılmasın deyə bu sahə sonradan da yoxlanıla bilər.

Siyahını canlı izləmək

Cavabları gündə bir dəfə nəzərdən keçirmək gecikmənin qarşısını alır.

Cavablar gəldikcə siyahını yeniləmək planı təzə saxlayır. Hər axşam bir dəfə baxmaq yetərlidir, lakin son tarixə yaxınlaşdıqca tezliyi artırın.

• Gələnlərin sayını bir rəqəmdə görün
• Hələ cavab verməyənlərin adlarını ayrıca siyahıda izləyin
• Dəyişiklik edən qonaqların yeni cavabını dərhal qeyd edin

Onlivita-da RSVP bölməsi ilə qonaqların cavabını bir yerdə izləyə bilərsiniz. Beləliklə, hər dəfə ayrı mesajları axtarmaq məcburiyyətində qalmırsınız.

Cavab verməyənləri xatırlatmaq

Son tarixə yaxın qısa bir xatırlatma çox vaxt gecikən cavabları geri qaytarır.

Hamı dəvəti dərhal oxumur. Bu normaldır, amma xatırlatma lazımdır. Xatırlatmanı səmimi və qısa yazın, şərtləri təkrarlamayın.

Məsələn, sadəcə cavabınızı son tarixə qədər bildirməyinizi xahiş etmək kifayətdir. Ağır və ittihamedici tondan çəkinin, çünki bu qonağı uzaqlaşdırır.

Birdən çox xatırlatma göndərmək də ehtiyac deyil. İki dəfə yazmaq, son tarixə iki-üç gün qalmış isə bir dəfə, kifayət edir. Xatırlatmanın vaxtı da mühümdür. Səhər tezdən və ya gecə gec saatda göndərilən mesaj qonağı narahat edə bilər. Gün ərzində, iş saatlarından sonra göndərilən qısa bir mesaj daha səmimi qarşılanır. Xatırlatma mesajında da eyni məlumatı təkrar yazmağa ehtiyac yoxdur. Yalnız son tarixi və cavab linkini göstərmək kifayətdir, qalanı əvvəlki dəvətdə artıq yazılıb.

Təsdiqlərdən sonra planı yeniləmək

Gələnlərin sayına görə yer, nəqliyyat və yemək planını dərhal yeniləyin.

Cavablar toplandıqdan sonra plan real rəqəmlərə əsaslanmalıdır. Gözlənilən sayla real say arasındakı fərq çox olarsa, bu planı ciddi şəkildə pozur.

• Yerin tutumunu gələn nəfərlərə uyğunlaşdırın
• Nəqliyyat üçün son qeydiyyat vaxtını təyin edin
• Yemək sifarişini son təsdiqə görə verin
• Gecikən cavabları ayrıca qeyd edin

Son sayı qrupa bir mesajla bildirin. Bu, hər kəsin eyni rəqəmlə hazırlıq görməsini təmin edir.

Plan dəyişdikdə qərarı yazılı şəkildə qeyd etmək də faydalıdır. Məsələn, hansı maşının hansı nəfərləri götürəcəyini bir sətirdə yazsanız, yolda çaşqınlıq olmur.

Yemək üçün isə hər əlavə nəfərin pəhriz tələbini ayrıca nəzərə alın. Bu cür kiçik qeydlər son dəqiqədə ortaya çıxan problemlərin çoxunun qarşısını alır. Qərarların yazılı qalması sonradan kimin nə dediyini təkrar soruşmağın qarşısını alır. Bir neçə gün sonra səhvə yol verilməsin deyə yazılanları bir dəfə də yoxlayın. Həmçinin siyahıda cavab tarixini hər qonağın yanında göstərmək, kimin tez, kimin gec cavab verdiyini görməyə imkan verir. Bu məlumat növbəti səyahətin planını qurarkən də dəyərlidir.

Plan yenilənəndə bütün qonaqlara yeni versiyanı göndərmək məcburi deyil. Yalnız dəyişən hissəni bildirmək kifayətdir. Bu yanaşma qrupu sakit saxlayır, hər kəsə lazımsız mesaj gəlmir. Lakin dəyişikliyin tarixi və saatı dəqiq yazılmalıdır ki, heç kim köhnə məlumata görə hərəkət etməsin.

Onlivita-da RSVP bölməsi ilə qonaqların cavabını bir yerdə izləyə bilərsiniz.