Tədbir təşkilatçıları üçün rəqəmsal dəvətnamə necə hazırlanır

Tədbir təşkilatçıları üçün rəqəmsal dəvətnamə, qonaqların tədbir məlumatını bir linkdə toplayan, animasyonlu və telefonda rahat açılan səhifədir. Aşağıda hər hissənin nə üçün lazım olduğunu və göndərməzdən əvvəl nəyi yoxlamalı olduğunuzu göstərmişik.

• Onlivita-da ilk dəvətnamə pulsuzdur və pulsuz üzvlük ilə başlamaq mümkündür.
• Hər dəvətnamə üçün tək link yaranır və bu linki istənilən kanalla paylaşmaq olar.
• Qonaqların iştirak cavabları sizin paneldə bir yerdə toplanır.

Hazır şablonlardan başlamaq, sonra şəkil və rəngləri dəyişmək daha az vaxt aparır.

Tədbirin məqsədini və qonaq kütləsini müəyyən edin

Dəvətnamə hazırlamağa başlamazdan əvvəl tədbirin nə üçün keçirildiyini və kimin gələcəyini yazmaq lazımdır.

Korporativ konfrans, toy, açılış mərasimi və ya seminar üçün dəvətnamənin tonu fərqlidir. Siz əvvəlcə üç sualın cavabını yazın: tədbir kimə ünvanlanır, qonaqlar hansı şəhərdən gələcək və onlardan nə gözlənilir. Bu cavablar mətnin uzunluğunu və üslubunu birlikdə müəyyən edir.

Qonaq siyahısını da ilkin olaraq hazırlayın. Kiçik daxili görüş ilə açıq qəbul eyni dəvətnamə ilə idarə olunmaz. Qrupları ayırsanız, hər qrupa fərqli mətn və ya fərqli link göndərmək asan olur.

Tədbir bir neçə gün çəkirsə, hər gün üçün ayrı tarix, saat və ünvan yazın. Qonaq bir baxışda hansı günə gələcəyini bilməlidir. Bu kiçik detal çoxlu sualın qarşısını alır və təşkilatçının iş yükünü azaldır. Dəvətnamənin ilk versiyasını yazdıqdan sonra onu yenidən oxuyun, sonra isə bir həmkarınızdan da baxmasını xahiş edin.

Dəvətnamənin mütləq hissələrini seçin

Yaxşı dəvətnamədə tədbirin adı, tarix, vaxt, yer və əlaqə məlumatı tam və aydın görünməlidir.

Qonaq dəvətnaməni açanda ilk bir neçə saniyədə əsas məlumatı görməlidir. Bu səbəbdən aşağıdakı hissələri mütləq əlavə edin:

• tədbirin adı və qısa təsviri
• tarix və vaxt, saat qurşağı ilə birlikdə
• yerin adı və xəritə linki
• geyim və ya xüsusi qayda varsa, qısa qeyd
• əlaqə nömrəsi və ya e-poçt

Bu sıra dəyişə bilər, amma heç bir hissə yoxa çıxmamalıdır.

Qonaqlar üçün ən çox çətinlik yaradan məqam ünvandır. Yalnız şəhər adını yazmaq kifayət etmir. Küçə, bina və girişin hansı tərəfdə olduğunu qısa şəkildə qeyd edin. Taksi ilə gələcək qonaqlar üçün bu məlumat xüsusilə vacibdir. Xəritə linki ilə birlikdə yazılmış qısa təsvir, qonağın ilk dəfə gəldiyi yerdə vaxt itirməsinin qarşısını alır.

Tema, şəkil və musiqini tədbirə uyğunlaşdırın

Tema və musiqi tədbirin ruhuna uyğun olduqda qonaqlar mesajı daha diqqətlə oxuyur.

Rəng palitrası tədbirin loqosu və ya mövzusu ilə eyni ailədən olmalıdır. Çox parlaq fon oxumağı çətinləşdirir, ona görə mətnlə fon arasında kifayət qədər kontrast saxlayın.

Musiqi seçimi diqqətlə edilməlidir. Dəvətnamə açılan kimi səslənən musiqi xoş təsir bağışlayır, amma uzun və ya qəfil səs qonağı narahat edə bilər. Hazır şablonlardan başlamaq, sonra şəkil və rəngləri dəyişmək daha az vaxt aparır.

Rənglərin seçimində sadə bir qayda işləyir: əsas rəng bir dəfə, vurğu rəngi isə yalnız düymələr və başlıqlar üçün istifadə olunsun. Bu, səhifəni sakit və oxunaqlı edir. Şriftdə isə iki fərqli ailə kifayətdir, daha çoxu qarışıqlıq yaradır.

Mətni qısa, aydın və sizin dildə yazın

Dəvətnamə mətni qısa cümlələrdən ibarət olmalı və qonaqdan nə gözləndiyini açıq deməlidir.

Rəsmi bəyanat yerinə sadə bir dəvət cümləsi yazın. Məsələn: sizi aprel axşamında təşkil etdiyimiz kiçik qəbula dəvət edirik. Bu cümlə həm mehriban, həm də konkretdir. Mətni səsli oxuyun. Oxuyarkən nəfəsiniz çatmırsa, cümləni bölün.

Qonaqlar mesajı telefonda çox vaxt ilk baxışdan nəzərdən keçirir, ona görə ən vacib məlumat həmişə yuxarıda olmalıdır. Tədbirin hansı məqsədlə keçirildiyini bir cümlə ilə yazın, sonra isə digər ayrıntıları ardıcıl sıraya qoyun. Təşəkkür sözü və ya qısa motivasiya cümləsi dəvətin sonunda yerləşdikdə mehribanlıq hissi yaranır.

Başlıq iki sətirdən uzun olmasın. Hər paraqraf bir fikri anlatsın və mətn qonağı aydın bir çağırışla, məsələn cavabını bildirməyə dəvət etməklə bitsin.

Linki qonaqlara göndərin və cavabları izləyin

Tək bir link ilə qonaqlar dəvətnaməni açır, iştirakını bildirir və siz cavabları bir yerdə görürsünüz.

Onlivita-da hazırladığınız animasyonlu dəvətnamə üçün tək link yaranır. Bu linki mesaj, e-poçt və ya sosial şəbəkə ilə göndərmək olar. Qonaq cavab verdikdə siz kimin gələcəyini və kimin gələ bilməyəcəyini görürsünüz. Bu, yemək, yer və nəqliyyat planlaşdırmasını asanlaşdırır.

Göndərmədən əvvəl linki öz telefonunuzda açın və bütün hissələrin düzgün göründüyünü yoxlayın. Yalnız masaüstündə baxmaq kifayət etmir.

RSVP cavabları tədbirdən əvvəl nə qədər hazırlıq görmək lazım olduğunu anlamağa kömək edir. Yemək sifarişi, oturma planı və yer üçün icazələr cavablara əsasən verilə bilər. Cavab müddətini dəvətnamənin içində açıq yazın. Son tarix yazılmadıqda cavablar gecikə bilir, bu da planlaşdırmanı çətinləşdirir.

Göndərməzdən əvvəl yoxlama siyahısı

Göndərməzdən əvvəl tarix, vaxt, ünvan və linkin işlədiyi mütləq yoxlanmalıdır.

Son yoxlama səhvlərin qonağa çatmasının qarşısını alır. Bu addımları ardıcıl yerinə yetirin:

• tarix və vaxtı təqvimlə müqayisə edin
• xəritə linkini yeni pəncərədə açın
• linki iki fərqli telefonda sınayın
• mətndə yazım və ad səhvlərini oxuyun

Hər şey düzgündürsə, dəvətnaməni qonaqlara göndərə bilərsiniz.

Dəvətnamə göndərildikdən sonra da bir neçə gün ərzində cavabları izləyin. Cavab verməyən qonaqlara qısa xatırlatma mesajı göndərmək olar. Mesajı şablon kimi saxlamaq vaxta qənaət edir və hər kəsə eyni məlumatı çatdırır. Tədbir günü yaxınlaşdıqca qısa yenilənmə mesajı da faydalıdır, çünki dəyişən saat və ya yer barədə məlumat qonağa vaxtında çatır.

Onlivita-da hazırladığınız animasyonlu dəvətnamə üçün tək link yaranır.