Tədbir təşkilatçısı RSVP, qonaq sayı və masa planı necə idarə olunur

RSVP, qonaq sayı və masa planı eyni məlumata əsaslanır. Cavabları düzgün toplamaq yemək, yer və oturma planını əvvəlcədən hazırlamağa imkan verir. Aşağıda RSVP cavablarını toplamaq, qonaq sayını dəqiqləşdirmək və masa planını bu məlumata görə qurmaq üçün addım-addım yol göstərilir.

• Onlivita-da qonaq iştirakını təsdiqləyən RSVP cavabları panelinizdə görünür.
• Son cavab tarixi dəvətnamədə açıq yazılmadıqda qonaqların cavab vermə müddəti uzanır.
• Hər qonağın cavabı bir ümumi cədvəldə toplandıqda qonaq sayı daha dəqiq hesablanır.

Dəvətnamədə tema seçimi də qonağın ilk təəssüratına təsir edir.

Cavab son tarixini dəvətnamənin içində yazın

Son cavab tarixi açıq yazılmadıqda qonaqlar cavabı təxirə salır və planlaşdırma gecikir.

Dəvətnamədə ən çox unudulan məlumat cavab müddətidir. Qonaq tədbiri gözləyir, amma nə vaxt cavab verməli olduğunu bilmirsə, cavabı sonraya qoyur. Bu gecikmə yemək sifarişini və yer hazırlığını çətinləşdirir.

Tarixi konkret yazın, məsələn tədbirdən bir həftə əvvəl kimi bir gün göstərin. Yalnız tezliklə cavab verin kimi ümumi ifadələr kifayət etmir. Son tarixdən sonra gələn cavabların qəbul olunub olunmayacağını da dəqiq yazın, çünki bu, sonradan yaranan sualların qarşısını alır.

Tarixi yazdıqdan sonra onu tədbirin digər məlumatları ilə eyni blokda saxlayın. Qonaq tarix, vaxt və cavab müddətini bir baxışda görməlidir. Bu üç məlumat ayrı-ayrı yerdə olduqda oxucu bir hissəni qaçırır.

RSVP formasında hansı sualları verməli

Forma qısa olmalı, amma planlaşdırma üçün lazım olan hər məlumatı toplamalıdır.

Çox sual qonağı yorur və forma yarımçıq qalır. Bu səbəbdən yalnız planlaşdırma üçün vacib olan sualları verin:

• gələcəksinizmi, yoxsa gələ bilməyəcəksiniz?
• neçə nəfər gələcəksiniz? Uşaqlar da daxil olmaqla
• xüsusi qidaya ehtiyacı olan var mı?
• əlaqə nömrəsi və ya e-poçt

Forma göndərilməzdən əvvəl özünüz doldurub hər sualın cavabını yoxlayın. Bir sual iki cür başa düşülürsə, onu dəyişdirin, çünki qonaq yanlış anlayıb səhv cavab verə bilər. Uşaq sayı və qida tələbi kimi suallar masa planında ayrıca sütun kimi işlənə bilər. Cavabların hamısı eyni formada toplandıqda sonradan çeşidləmək asan olur. Formada əlavə şərh üçün kiçik bir boş yer saxlamaq da faydalıdır, çünki qonaq bəzən xüsusi bir məsələni qeyd etmək istəyir.

Qonaq sayını bir yerdə toplayın

Hər qonağın cavabı ayrıca yox, bir ümumi cədvəldə toplandıqda sayı dəqiq görünür.

Qonaqlar cavabı bəzən telefonla, bəzən mesajla, bəzən də e-poçtla göndərir. Bu hal sayı yanlış hesablamağa səbəb olur. Hər cavabı bir yerdə, eyni formada qeyd etmək ən təhlükəsiz yoldur.

Eyni ailədən gələn qonaqlar üçün cavabı bir nəfərin adı altında yazmaq da faydalıdır. Bu, cavabı ilk baxışda oxumağı asanlaşdırır və eyni qonağın iki dəfə yazılmasının qarşısını alır.

Cavabların toplanma vaxtını da qeyd edin, çünki sonda gələn cavablar ümumi sayda dəyişiklik yarada bilər. Bu qeydlər hansı qonağın nə vaxt cavab verdiyini göstərir və sonradan təsdiq etmək üçün faydalıdır.

Hər gün sonunda ümumi sayı yenidən hesablayın. Yeni cavab gəldikcə cədvəli yeniləmək, tədbir yaxınlaşdıqda bütün hazırlığın eyni rəqəmə əsaslanmasını təmin edir.

Masa planı üçün cavabları düzgün istifadə edin

Gələn qonaqların sayı masa planını birbaşa müəyyən edir, ona görə cavablar oturma planına bağlanmalıdır.

Masa planı hazırlanarkən əsas məsələ düzgün say və qonaqların bir-biri ilə uyğunluğudur. Cavabları bu məqsədlə aşağıdakı addımlarla istifadə edin:

• gələn qonaqları masa sayına görə qruplaşdırın
• bir-birinə yaxın oturmasını istədiyiniz qonaqları qeyd edin
• boş yer üçün ehtiyat bir cərgə saxlayın
• son sayı məkanla yazılı şəkildə yoxlayın

Onlivita-da qonaqlar iştirakını təsdiqlədikcə RSVP cavabları panelinizdə görünür. Bu, son sayı hazırlığa uyğunlaşdırmağı xeyli asanlaşdırır. Cavab gəldikcə masa planında dəyişikliyi dərhal işarələmək, sonda qarışıqlığın qarşısını alır.

Xatırlatma mesajlarını vaxtında göndərin

Xatırlatma mesajı cavab verməyənlərə son tarixdən əvvəl bir dəfə göndərildikdə ən təsirli olur.

Hər kəsə eyni mesajı təkrar göndərmək qonağı narahat edə bilər. Yalnız cavab verməyənlərə qısa xatırlatma göndərmək daha məqsədyönlüdür.

Mesajın tonu rahat olmalıdır. Cavabınızı gözlədiyinizi bir cümlə ilə yazın və linki yenidən əlavə edin. Uzun izahat yerinə bir sətir kifayət edir, çünki qonaq artıq dəvətnaməni görüb və qərarını hazırlayır.

Xatırlatmadan sonra da cavab gəlməsə, qonağa şəxsi mesaj və ya telefon zəngi etmək olar. Bu addımda qonağın vəziyyəti adətən birbaşa söhbətdə aydınlaşır.

Cavab verməyənlərlə işləmək və son yoxlama

Son tarixdən sonra siyahını yoxlamaq planlaşdırmanı dəqiqləşdirən son mərhələdir.

Son tarix keçdikdən sonra cavab verməyən qonaqları ayrı siyahıya keçirin. Onların sayını ehtiyatda saxlamaq və ya qəti cavab istəmək qərarı sizindir. Hər iki halda cədvəl eyni olmalıdır, çünki ehtiyat yer də masa planına daxil edilməlidir.

• cavab vermiş qonaqların siyahısını bir dəfə də olsa oxuyun
• adı yanlış yazılmış qonaqları düzəldin
• son sayı məkana və təchizatçıya yazılı bildirin

Son yoxlamanı tədbirdən bir gün əvvəl təkrarlayın. Dəyişiklik olubsa, dərhal yeni sayı paylaşın, çünki bir neçə nəfərlik fərq belə yemək hazırlığında ciddi itkiyə yol aça bilər.

Son yoxlama siyahısını çap edib və ya ekranda açıq saxlayın. Hər bəndin yanında kim məsuliyyət daşıdığını yazın. Məsul şəxs bəlli olmadıqda ən kiçik işlər belə unudula bilər və tədbir günü əlavə gərginlik yaranır. Hər bəndin yanında vaxt da yazılsa, son saatlarda kimin nəyə baxacağı bəlli olur.

Onlivita-da RSVP cavabları qonaq katılımını bildirdikcə panelinizdə görünür.