Toy dəvətnaməsi, qonaq siyahısı və RSVP izləmə rehberi

Qonaq siyahısı və RSVP cavabları bir yerdə toplandıqda toy planı xeyli sadələşir və dəqiq say tez əldə olunur. Bu rehberdə qonaq siyahısını necə qurmağı, cavabları necə izləməyi və son sayı necə hesablamağı addım-addım izah edirik. Məqsəd toy günü üçün lazım olan rəqəmi vaxtında əldə etməkdir.

• Qonaq siyahısı təsdiqlənmədən yemək və masa sayını dəqiq planlamaq çətindir.
• RSVP cavabı verən hər qonaq toy planlamasında təxmini rəqəmi azaldır.
• Cavabları tək bir yerdə izləmək son dəqiqə narahatlığının qarşısını alır.

Uyğun görünüş üçün tema və şablonlar bölməsinə baxa bilərsiniz.

Qonaq siyahısı nə üçün əsasdır

Qonaq siyahısı toy planının əsasıdır, çünki məkan, yemək və masa sayı ondan asılıdır.

Toy hazırlığında ən çox vaxt aparan iş çox vaxt dekorasiya deyil, dəqiq say bilmək olur. Siyahı qarışıq olduqda hər mərhələdə düzəliş etmək məcburiyyəti yaranır. Buna görə siyahını erkən tutmaq və hər adı bir yerdə saxlamaq vacibdir.

Siyahını hazırlayarkən bu məlumatları ayrıca qeyd edin:

• Qonağın adı və soyadı
• Gələn nəfərlərin sayı
• Telefon nömrəsi və ya mesajlaşma adı
• Dəvətnamənin göndərildiyi tarix

Bu cədvəl bir dəfə qurulduqdan sonra hər yeni ad sadəcə bir sətir əlavə etməklə yenilənir. Beləliklə, son günlərdə yenidən hər şeyi axtarmaq ehtiyacı qalmır.

Bir də unutmayın ki, siyahıya yalnız dəvət ediləcək adlar daxil olmalıdır. Hələ qərarlaşmamış qonaqları ayrıca bir bölmədə saxlasanız, son sayı hesablayarkən onları asanlıqla ayıra bilərsiniz. Məsələn, məkanda 80 yer varsa, 60 təsdiqlənmiş qonağın yanında 15 cavabsız adı ayrıca izləmək boş qalacaq yeri əvvəlcədən görməyə kömək edir.

RSVP nədir və niyə lazımdır

RSVP, qonağın toya gəlib-gəlmədiyini əvvəlcədən bildirməsini istəyən cavab tələbidir.

RSVP, qonaqdan rəsmi cavab istəməyin qısa adıdır. Dəvətnamə göndərən tərəf üçün bu, « gələcəm » və ya « gəlməyəcəm » deyə bilən qısa bir cavabdır. Fərq yaradan şey isə cavabın vaxtında və dəqiq olmasıdır.

Cavab tələb etməyən dəvətnamə çox vaxt yanlış say ilə nəticələnir. Qonaqlar qərarını son günə saxlayır, təşkilatçı isə yemək sifarişini qaranlıqda verir. Bu isə həm pul, həm də sonrakı narahatlıq deməkdir.

RSVP-nin əsas faydası, qərar vermə anında elə bir rəqəmə güvənə bilməkdir ki, o artıq yoxlanılmış olsun.

Cavab son tarixini dəvətnamədə bir dəfə aydın yazsanız, qonaqlar da planlarını ona görə qurur. Son tarixsiz dəvət isə cavabı gecikdirir və hər gün yeni bir sual yaranır.

Dəvətnamədə cavab bölməsini necə qurmaq olar

Dəvətnamədə qonağın bir toxunuşla cavab verə biləcəyi aydın bir bölmə olmalıdır.

Cavab bölməsi dəvətnamənin sonunda, açıq və qısa olmalıdır. Qonaqdan çox məlumat istəməyin, yalnız lazım olanı soruşun. Onlivita ilə animasyonlu dijital dəvətnamə hazırlayıb tək link ilə paylaşa bilərsiniz.

Yaxşı qurulmuş cavab bölməsi adətən bu sahələri ehtiva edir:

• Gələcəm və ya gəlməyəcəm seçimi
• Gələn nəfərlərin sayı
• Ad və ya ailə adı
• Qısa qeyd üçün kiçik bir sahə

Bu sahələr çox olduqda qonaq cavab verməkdən çəkinir. Üç-dörd sətir kifayətdir.

Cavabları tək yerdə izləmək

Hər qonağın cavabı ayrı qeyd edilməli və son tarix dəvətnamədə bir dəfə aydın yazılmalıdır.

Cavablar gəldikcə siyahıya dərhal yazın. Mesajlar arasında itən cavab sonradan ən çox problem yaradan şeydir. Sadə bir cədvəl də bu işi görür: ad, nəfər sayı, cavab tarixi və qeyd.

Cavabları izləyərkən bu qaydalara əməl edin:

• Hər cavabı gəldiyi gün qeyd edin
• Qonağın adını tam yazın, ləqəb yazmayın
• Cavab verməyənləri ayrıca siyahıda saxlayın
• Son tarixi dəvətnamənin yuxarı hissəsində göstərin

Bu qaydaların hər biri sonradan çaşqınlığın qarşısını alır, çünki hansı qonağın hələ susduğu bir baxışda görünür.

Cavabları həftədə bir dəfə ümumi şəkildə nəzərdən keçirmək də yaxşı vərdişdir. Bu, dəvət göndərilən qrupların hansında cavabın az olduğunu erkən göstərir və lazım gələrsə, həmin qrupa ayrıca mesaj göndərməyə imkan verir.

Son sayı necə hesablamaq

Son say təsdiqlənmiş qonaqların nəfərlərinin cəmi ilə hesablanır, cavab verməyənlər ayrıca izlənir.

Son sayı tapmaq üçün yalnız gələcəyini bildirənlərin nəfərlərini toplayın. Cavab verməyənləri ümumi sayın içində deyil, ayrıca bir sütunda göstərin ki, qərar anında hansı rəqəmə güvənəcəyinizi biləsiniz.

1. Təsdiqlənmiş qonaqların nəfərlərini toplayın
2. Cavab verməyənlərin sayını ayrıca yazın
3. Məkanın tutumunu bu iki rəqəmlə müqayisə edin

Bu hesablama yemək sifarişi, masa düzümü və məkan rezervasiyası üçün eyni rəqəmə əsaslanmalıdır. Hər dəfə fərqli say götürmək xətanın əsas mənbəyidir.

Say hesablandıqdan sonra onu təşkilatçı ilə və ya toy planını birlikdə quran ailə üzvləri ilə paylaşın. Bir nəfərdə olan rəqəm digərində yoxdursa, sonradan yanlış sifariş verilməsi mümkündür. Ümumi rəqəm bir yerdə olduqda isə hamı eyni məlumatla hərəkət edir.

Xatırlatma və son tarix

Xatırlatma son cavab tarixindən bir neçə gün əvvəl qısa və konkret göndərilməlidir.

Xatırlatma mesajı uzun olmamalıdır. Toyun adını, son tarixi və cavab linkini yazmaq kifayətdir. Məsələn, belə bir cümlə yetərlidir: « Toy üçün gəliş cavabınızı son tarixə qədər bildirməyinizi xahiş edirik. »

Dəvətnamənin görünüşü də qonaqların cavab vermə istəyinə təsir edir. Uyğun görünüş üçün tema və şablonlar bölməsinə baxa bilərsiniz.

Son tarix keçdikdən sonra gələn cavabları da qeyd edin, amma son sayı əvvəlki təsdiqlə müqayisə edərək yeniləyin.

Onlivita ilə animasyonlu dijital davetiye hazırlayıb tək link ilə paylaşa bilərsiniz.