Yeni il məclisi üçün onlayn dəvətnamə necə hazırlanır: addım-addım

Yeni il məclisi üçün onlayn dəvətnamə hazırlamaq çətin deyil, amma sıra düzgün olmadıqda qonaqlar lazım olan məlumatı tapa bilmir. Məclisin planını yazın, dəvətnaməni həmin plana görə qurun və linki yalnız özünüz yoxladıqdan sonra paylaşın. Aşağıda hər addımda nəyin yoxlanacağını və qonaq cavablarını necə toplamağı göstəririk.

• Məclisin planı yazılmadan dəvətnamə hazırlansa, tarix və ya saat kimi məlumatlar səhv çıxa bilər.
• Cavab bölməsi olan dəvətnamə yemək və yer planını daha dəqiq qurmağa imkan verir.
• Linki paylaşmazdan əvvəl telefonda açıb tarix, saat və cavab düyməsini yoxlamaq səhvləri qonaqlardan əvvəl tapmağa kömək edir.

Hazır seçimləri görmək üçün tema və şablonlar bölməsinə baxın.

Məclisin planını yazın

Dəvətnaməyə keçməzdən əvvəl tarix, saat, məkan və proqramı kağızda sıralamaq lazımdır.

Dəvətnamədəki tarix, saat və məkan planla üst-üstə düşməlidir; fərq olarsa qonaqlar səhv məlumatla gələ bilər. Əvvəlcə məclisin nə vaxt başlayacağını, haranın keçiriləcəyini və qonaqların nə ilə qarşılaşacağını yazın.

• Tarix və başlama saatı: məsələn 20:00
• Məkan, giriş qaydası və parkinq məlumatı
• Proqram: yemək, musiqi, oyunlar
• Geyim və ya xüsusi istək varsa, onu da qeyd edin

Planı bir səhifəyə yazmaq mümkün olmadıqda, bu işin hələ tam aydın olmadığını göstərir. Məclisin mərkəzi məqsədini bir cümlədə ifadə edin və hər elementi bu cümləyə görə yoxlayın. Yazılı plan sonradan çıxan dəyişiklikləri erkən görməyə imkan verir.

Tema və mətni seçin

Tema məclisin ruhunu, mətn isə qonaqlara ilk çatan məlumatı təyin edir.

Tema seçərkən qonaqların kimliyinə baxın: iş yoldaşları üçün sadə, ailə üçün isə daha isti və doğma bir tərtibat daha rahat qarşılanır. Ailə məclisi üçün isti və sadə, dostlar üçün enerjili və parlaq rənglər uyğundur. Mətni isə qısa və aydın yazın.

Bu mərhələdə Onlivita-dakı hazır şablonlara baxsanız, mətnin neçə sətir olacağını və hansı tonun uyğun gəldiyini özünüz görərsiniz. Mətn həm rəsmi, həm də səmimi ola bilər, əsas odur ki, məlumat tam olsun.

Mətni yazarkən məclisin vaxtını, yerini və qısa təsvirini əvvəlcə ayrıca qeyd edin. Sonra bu məlumatları səmimi və ya rəsmi cümlələrə çevirin. Belə yanaşma mətnin boş və ya uzun olmasının qarşısını alır.

Dəvətnamənin üç bölməsi

Quruluş açılış, məlumat və cavab bölmələri ilə ardıcıl olmalıdır.

Dəvətnamə üç hissədən ibarət olmalıdır: açılış ekranı, məclisin məlumatı və cavab bölməsi. Açılış ekranında məclisin adı görünsün, məlumat hissəsində isə tarix və məkan yazılsın.

1. Şablon seçin və ya boş tərtibatla başlayın.
2. Məclisin adını və tarixini yazın.
3. Musiqi və xəritə kimi əlavə elementləri əlavə edin.

Dəvətnamədə əlavə elementlər artdıqca yüklənmə müddəti də uzana bilər. Buna görə yalnız məclisə aid olan elementləri saxlayın və qalanlarını çıxarın.

Animasyon effektləri əsas məlumatı gizlətməməlidir, buna görə tarix və məkan ekranda rahat oxunmalıdır. Açılış effektini qısa saxlayın, məlumatın oxunması üçün kifayət qədər vaxt verin.

Cavab və qatılım izləmə

Qonaqların cavabını toplamaq üçün dəvətnamədə qısa bir cavab bölməsi olmalıdır.

Qonaqlardan gələcəklərini təsdiq etmələrini istəyin. Bu, yemək və yer planını düzgün qurmağa kömək edir. Cavabların son tarixini də mətndə yazın.

Hər kəsin cavabını bir yerdə görmək təşkilatçı üçün işi sadələşdirir. Cavab verməyən qonaqlara isə özünüz qısa bir mesaj göndərə bilərsiniz.

Cavab tarixi keçdikdən sonra qonaq sayını yenidən hesablayın. Yeməkdən əvvəl bu rəqəmi bir daha yoxlamaq planı düzgün saxlayır.

Linki paylaşın və yoxlayın

Linki göndərməzdən əvvəl özünüz açıb bütün məlumatı və düymələri yoxlamaq lazımdır.

Linki əvvəlcə özünüzə göndərin və telefonda açın. Tarix, saat, məkan və cavab düyməsi düzgün işləyirsə, qrupa və ya ayrı-ayrı qonaqlara paylaşa bilərsiniz.

Məclisdən əvvəl geri sayım göstəricisi və xəritə kimi elementlər qonaqların hazırlığını asanlaşdırır. Bu məlumatları son dəfə yoxlayın.

Linki paylaşdıqdan sonra bir neçə saat ərzində cavabların gəlib-gəlmədiyini izləyin. Hər kəs cavab vermirsə, qısa və mehriban bir xatırlatma mesajı göndərmək kifayətdir.

Onlivita-da tema və şablonlardan birini seçib tarix və məkan yerlərini öz məlumatınızla dəyişin. Onlivita interfeysi 20 dildə olduğu üçün qonaqlarınızın dilində də paylaşa bilərsiniz.

Qonaq siyahısını idarə etmək

Qonaq siyahısını qruplara bölmək hər kəsə doğru mesajın çatmasını təmin edir.

Məclisə dəvət ediləcək qonaqları ailə, dostlar və iş həmkarları kimi qruplara ayırın. Hər qrup üçün mətnin tonu fərqli ola bilər, amma məlumat eyni olmalıdır. Eyni məlumat hər qrupa eyni cür çatdıqda, tarixin səhv yazılması ehtimalı azalır.

• Yaxın ailə üçün isti və şəxsi mətn
• İş həmkarları üçün qısa və rəsmi mətn
• Dostlar üçün şən və enerjili mətn

Siyahını göndərməzdən əvvəl hər adın doğru yazıldığını yoxlayın. Eyni adın iki dəfə göndərilməsi və ya bir qonağın siyahıda olmaması ciddi qarışıqlıq yarada bilər. Cavabları toplayarkən də hansı qonağın hələ cavab vermədiyini görmək üçün sadə bir qeyd aparın.

Məclisin tarixi, saatı və məkanı son mesajda bir dəfə də yazılsın. Qonaq linki yenidən açmadan məlumatı görə bilsin və unutmasın.

Məclis tarixinə yaxın gündə qonaqlara bir xatırlatma göndərmək mühüm addımdır. Xatırlatma qısa olmalı, tarix, saat və məkanı yenidən göstərməlidir. Son dəqiqə qarışıqlığı çox vaxt tarixin səhv köçürülməsindən və ya bir qonağın siyahıdan düşməsindən yaranır.

Məclisdən sonra təşəkkür mesajı göndərmək də yaxşı adətdir. Qısa bir təşəkkür qonaqların məclisi xoş xatirə kimi yadda saxlamasına kömək edir.

Bütün prosesi bir dəftərdə və ya planlayıcıda qeyd edin. Növbəti məclis üçün hansı addımların sürətli, hansının isə uzun çəkdiyini görmək faydalı olur. Tarix, saat və məkan bir dəfə də yoxlanıbsa, qalan detallar ikinci plana keçir. Hər məclisdən sonra hansı addımın çox vaxt apardığını yazın, növbəti dəfə işi tez görərsiniz. Sonrakı məclisdə bu qeydlərə baxmaq, vaxt itkisinin harada olduğunu göstərir.

Məclisdən bir həftə əvvəl hər qonağın cavabını yoxlayın və cavab verməyənlərə bir mesaj göndərin. Cavabları bu cədvələ görə toplasanız, yemək sifarişini və oturacaq planını son dəqiqəyə qədər dəyişmək məcburiyyətində qalmazsınız. Eyni zamanda, qonaq sayındakı dəyişikliyi vaxtında görmək mümkün olur.

Bu addımların hamısını animasyonlu dəvətnamə ilə bir yerdə tamamlaya bilərsiniz.