Einladungen mit QR-Code über eine Eventplattform teilen

Mit einem QR-Code öffnen Gäste die Einladung direkt per Handykamera, ohne einen Link abtippen zu müssen. Besonders bei Hochzeiten und Firmenfeiern, wo Karten auf den Tischen liegen oder Aufsteller am Eingang stehen, lohnt sich der Code. Gäste halten die Karte in der Hand, die Details kommen anschließend aufs Handy.

• Ein QR-Code verbindet gedruckte Einladungen direkt mit der digitalen Seite.
• Der Termin sollte sowohl auf der Karte als auch auf der Seite stehen.
• Vor dem Druck sollte jeder Code mit mehreren Geräten getestet werden.

Passende Designs für Karten und Seite finden Sie in der Auswahl der Plattform.

Wann ein QR-Code sinnvoll ist

Ein QR-Code lohnt sich, wenn Gäste die Einladung spontan oder vor Ort öffnen sollen.

Viele Einladungen werden gedruckt, auf Tischkarten gelegt oder auf Plakaten am Eingang gezeigt. In diesen Fällen ist ein Link wenig hilfreich, weil ihn niemand abtippt. Der Code macht das Abtippen überflüssig.

• Hochzeiten mit Hinweisen auf Papeterie und Tischkarten
• Firmenevents mit Aufstellern am Empfang
• Familienfeiern, bei denen Verwandte den Termin am Schwarzen Brett sehen

Wenn Ihre Gäste ohnehin nur den Link per Nachricht erhalten, brauchen Sie keinen Code. Er ist dann nur eine zusätzliche Hürde.

Den Code auf der richtigen Fläche platzieren

Der Code muss groß genug und ohne Verzerrung auf dem Druck erscheinen.

Ein zu kleiner Code lässt sich schlecht scannen, besonders bei schwachem Licht. Halten Sie den Abstand zum Rand ein und drucken Sie ihn nicht auf Flächen mit dunklem Hintergrund, auf dem er kaum Kontrast hat.

1. Setzen Sie den Code auf eine helle, ruhige Fläche.
2. Erklären Sie mit einem kurzen Satz, was der Code öffnet.
3. Testen Sie den Code vor dem Druck mit dem eigenen Handy.

Bei Tischkarten reicht oft eine kleine Fläche in einer Ecke. Am Eingang sollte der Code dagegen auf Augenhöhe hängen.

Die Einladung auf der Plattform vorbereiten

Die Einladung muss vor dem Druck vollständig fertig und online sichtbar sein.

Führt der Code auf eine unfertige Seite, verunsichert das Gäste mehr, als hätte die Karte keinen Code. Prüfen Sie daher Termin, Adresse und Text, bevor Sie die Karten bedrucken lassen.

Auf onlivita.com erstellen Sie eine animierte digitale Einladung, die Sie über einen einzigen Link teilen. Prüfen Sie den Termin kurz vor dem Druck noch einmal, damit die Seite genau das zeigt, was auf der Karte steht.

Testen Sie den Ablauf einmal vollständig: Code scannen, Seite öffnen, Termin lesen und Rückmeldung abgeben.

Den Code mit Papier und Bildschirm kombinieren

Gedruckte Hinweise und digitale Inhalte ergänzen sich, wenn beide denselben Termin nennen.

Die Karte bleibt ein Erinnerungsstück, die Seite liefert die Details. Daher sollte der Termin auf beiden stehen, damit niemand die Karte falsch deutet.

• Datum und Uhrzeit stehen auch auf der Karte.
• Beim Scan öffnet sich die vollständige Einladung.
• Die Frist für die Rückmeldung steht ebenfalls auf der Seite.

Wer ohne Smartphone kommt, findet die Angaben trotzdem auf der Karte. Sonst fragen Gäste nach, ob der Samstag um 14 oder 18 Uhr gilt.

Designs und Vorlagen auf onlivita.com helfen dabei, Karte und Seite optisch abzustimmen. Achten Sie darauf, dass Karte und Seite farblich zusammenpassen, denn ein einheitliches Erscheinungsbild wirkt auf Gäste sorgfältig vorbereitet.

Wenn Sie Karten für verschiedene Gästegruppen drucken, können Sie für jede Gruppe einen eigenen Hinweis formulieren. Den Code müssen Sie dafür nicht neu drucken, nur der Begleittext auf der Karte ändert sich.

Rückmeldungen nach dem Scan auswerten

Jeder Scan führt zur Seite, und Zusagen laufen über die Rückmeldefunktion ein.

Sobald Gäste die Seite öffnen und zusagen, sehen Sie die Antworten gesammelt. Vergleichen Sie danach die Zahl der Zusagen mit der Zahl der gedruckten Karten. So erkennen Sie, ob Sie Karten nachbestellen müssen.

Gäste, die noch nicht reagiert haben, bekommen den gleichen Link einfach noch einmal von Ihnen per Nachricht. Den gedruckten Code müssen Sie dafür nicht ersetzen, solange sich die Adresse nicht ändert. Bei größeren Veranstaltungen lohnt es sich, nach zwei oder drei Tagen einen Zwischenstand zu prüfen, um Nachzügler gezielt anzusprechen.

Notieren Sie sich außerdem, zu welchem Zeitpunkt die meisten Scans erfolgt sind. Daraus lässt sich beim nächsten Event ableiten, wann Karten und Hinweise am besten verteilt werden sollten.

Was bei Probeläufen oft schiefgeht

Die meisten Probleme entstehen durch Druckqualität, fehlende Erklärung oder eine unvollständige Seite.

• Der Code ist zu klein oder unscharf gedruckt.
• Es fehlt der Hinweis, was der Code bewirkt.
• Die Seite ist beim Scan noch nicht vollständig.

Verwenden Sie für Tests ein älteres Smartphone und ein neueres Modell. Unterschiedliche Kameras reagieren verschieden auf Kontrast und Abstand. Wenn der Code auf beiden funktioniert, ist er in der Regel bereit für den Druck. Prüfen Sie außerdem, ob die Seite auch bei schlechter Mobilverbindung schnell lädt, denn im Gebäude oder auf dem Parkplatz ist das Netz oft schwach.

Auf onlivita.com erstellen Sie die Einladung und erhalten den Link, aus dem sich der Code ableiten lässt.