Ψηφιακή πρόσκληση αποφοίτησης: ιδέες, βήματα και λεπτομέρειες που μετράνε

Η ψηφιακή πρόσκληση αποφοίτησης είναι μια πρόσκληση που φτάνει στον καλεσμένο ως σύνδεσμος: ανοίγει στο κινητό, δείχνει ημερομηνία, ώρα και τοποθεσία, και του επιτρέπει να δηλώσει συμμετοχή με ένα πάτημα. Στην πράξη αντικαθιστά το χάρτινο καρτελάκι που χάνεται, χωρίς να χάνει την επίσημη αίσθηση της τελετής.

• Η ψηφιακή πρόσκληση αποφοίτησης ενώνει δήλωση συμμετοχής, αντίστροφη μέτρηση, χάρτη και μουσική σε έναν μόνο σύνδεσμο.
• Οι αλλαγές σε ώρα ή τοποθεσία εμφανίζονται αμέσως σε όλους τους καλεσμένους, χωρίς νέα αποστολή.
• Στο Onlivita η δημιουργία ψηφιακών προσκλήσεων είναι δωρεάν και απαιτεί μόνο δωρεάν εγγραφή.

Στα θέματα και σχέδια θα βρείτε παλέτες για επίσημη αίθουσα, εκκλησία ή καλοκαιρινή αυλή.

Τι ακριβώς είναι μια ψηφιακή πρόσκληση αποφοίτησης

Είναι ένας μοναδικός σύνδεσμος που περιέχει όλες τις πληροφορίες της γιορτής αποφοίτησης και μια φόρμα δήλωσης συμμετοχής, και ανοίγει σε κάθε συσκευή χωρίς εγκατάσταση εφαρμογής.

Σε μια τελετή αποφοίτησης οι καλεσμένοι είναι πολλοί και διασκορπισμένοι: συγγενείς, καθηγητές, συμμαθητές, φίλοι από άλλες πόλεις. Το χάρτινο προσκλητήριο δεν προλαβαίνει να φτάσει σε όλους και σπάνια επιστρέφει απάντηση. Η ψηφιακή εκδοχή λύνει και τα δύο με έναν σύνδεσμο.

Μέσα στη σελίδα ο καλεσμένος βλέπει το όνομα του αποφοίτου, το σχολείο ή το πανεπιστήμιο, την ημερομηνία και την ώρα. Πατάει «θα έρθω» ή «δεν μπορώ», σημειώνει πόσα άτομα θα έρθουν και, αν θέλει, αφήνει ένα σύντομο μήνυμα.

Για τον καλεσμένο δεν χρειάζεται λογαριασμός ούτε κατέβασμα εφαρμογής. Ανοίγει τον σύνδεσμο στο Viber, στο Messenger ή στο email και βλέπει την ίδια πρόσκληση σε κινητό, tablet και υπολογιστή.

Γιατί τη διαλέγουν οικογένειες και σχολεία

Γιατί κόβει το τηλεφωνικό κυνήγι απαντήσεων και δίνει σε όλους την ίδια, ενημερωμένη εικόνα της γιορτής.

Όσο πλησιάζει η μέρα, οι πληροφορίες αλλάζουν. Μια αίθουσα αλλάζει όροφο, η ώρα μετακινείται μισή ώρα, προστίθεται δεξίωση. Στο τυπωμένο προσκλητήριο το λάθος μένει για πάντα. Στον σύνδεσμο η διόρθωση γίνεται μία φορά και όλοι βλέπουν τη νέα έκδοση.

Το ίδιο ισχύει και για τη λίστα. Αντί για σημειώσεις σε τετράδιο ή απαντήσεις σκορπισμένες σε τρεις συνομιλίες, έχετε μαζεμένα ονόματα και αριθμό ατόμων, και ξέρετε πόσα τραπέζια ή καρέκλες να υπολογίσετε.

Στο Onlivita όλες οι λειτουργίες είναι δωρεάν και για να στήσετε την πρόσκληση χρειάζεστε απλώς δωρεάν εγγραφή. Δεν μετράτε καλεσμένους σε ταμεία και δεν πληρώνετε ξεχωριστά για κάθε αποστολή.

Τι περιλαμβάνει μια ολοκληρωμένη πρόσκληση

Περιλαμβάνει τα βασικά της τελετής, δήλωση συμμετοχής, αντίστροφη μέτρηση, χάρτη και προαιρετικά μουσική ή φωτογραφίες.

Όσα θα έγραφε ένα καλό χάρτινο προσκλητήριο χωρούν κι εδώ, με τη διαφορά ότι το κείμενο διορθώνεται μέχρι την τελευταία στιγμή.

• Όνομα αποφοίτου, τάξη ή τμήμα και σχολείο.
• Ημερομηνία, ώρα προσέλευσης και ώρα έναρξης.
• Διεύθυνση με ενεργό χάρτη για πλοήγηση.
• Δήλωση συμμετοχής με σαφή προθεσμία.
• Αντίστροφη μέτρηση, ώστε να μη χάνεται η ημερομηνία.

Η αντίστροφη μέτρηση δουλεύει καλύτερα απ' ό,τι περιμένετε: όταν ο καλεσμένος βλέπει πόσες ημέρες μένουν, απαντά εκείνη τη στιγμή αντί να το αναβάλει για αύριο.

Η μουσική είναι προαιρετική, αλλάζει όμως τη διάθεση. Κάτι ήρεμο ταιριάζει σε επίσημη τελετή, κάτι πιο ζωντανό σε γιορτή που συνεχίζεται με φαγητό και χορό.

Χάρτης, ώρα και προσβασιμότητα

Ο χάρτης και δύο καθαρές γραμμές για πρόσβαση γλιτώνουν στους καλεσμένους λάθος διαδρομές και περιττά τηλεφωνήματα.

Ο χάρτης μέσα στην πρόσκληση μετράει πολύ σε τελετές που γίνονται σε αμφιθέατρο, αίθουσα εκδηλώσεων ή προαύλιο. Ο καλεσμένος πατάει και ξεκινά πλοήγηση, χωρίς να αντιγράψει διεύθυνση σε άλλη εφαρμογή.

Σημειώστε πού βρίσκεται το πάρκινγκ, ποια είσοδος είναι ανοιχτή και αν υπάρχει πρόσβαση για αμαξίδιο ή καροτσάκι. Δύο γραμμές παραπάνω αρκούν για να φτάσει ο κόσμος ήρεμα και στην ώρα του.

Πώς φτιάχνετε την πρόσκληση βήμα προς βήμα

Διαλέγετε θέμα, συμπληρώνετε τα στοιχεία της τελετής, προσθέτετε χάρτη, ώρα και μουσική, και μοιράζεστε τον σύνδεσμο.

Η διαδικασία είναι πιο απλή από μια ανάρτηση σε μέσο κοινωνικής δικτύωσης, γιατί όλα τα πεδία είναι έτοιμα και σας καθοδηγούν.

1. Διαλέγετε θέμα και χρώματα που ταιριάζουν στην περίσταση.
2. Γράφετε ονόματα, σχολείο, ημερομηνία και ώρα.
3. Προσθέτετε διεύθυνση με χάρτη και σύντομες οδηγίες πρόσβασης.
4. Ορίζετε προθεσμία απάντησης και ενεργοποιείτε την αντίστροφη μέτρηση.
5. Ελέγχετε την πρόσκληση στο κινητό και τη στέλνετε.

Ξεκινήστε από τη σελίδα για την πρόσκληση αποφοίτησης και δείτε έτοιμα σχέδια πριν ανοίξετε τον επεξεργαστή. Στα θέματα και σχέδια θα βρείτε παλέτες για επίσημη αίθουσα, εκκλησία ή καλοκαιρινή αυλή.

Αν κολλήσετε κάπου, ο οδηγός χρήσης δείχνει βήμα προς βήμα πώς αλλάζετε κείμενο, φωτογραφία και ώρα, χωρίς να ξαναρχίσετε από την αρχή.

Αποστολή: πού και πώς θα τη στείλετε

Σε ομαδικές συνομιλίες, email και προσωπικά μηνύματα, με έναν σύνδεσμο που ανοίγει παντού το ίδιο σωστά.

Ο σύνδεσμος δουλεύει παντού: σε ομαδική συνομιλία στο Viber, σε ανάρτηση στο Messenger, σε email του σχολείου ή σε μήνυμα προς τους γονείς. Ένα μήνυμα που ξεκινά με το όνομά τους ανοίγεται πολύ πιο εύκολα από μια μαζική αποστολή χωρίς πρόσωπο.

Στείλτε πρώτα σε στενό κύκλο, δείτε αν όλα λειτουργούν, και μετά απλώστε το ευρύτερα. Έτσι προλαβαίνετε μια διόρθωση πριν το δουν πολλοί άνθρωποι μαζί.

Όσοι προτιμούν κάτι χειροπιαστό μπορούν να τυπώσουν μόνοι τους ένα μικρό καρτελάκι με τον σύνδεσμο και να το δώσουν σε παππούδες ή σε καλεσμένους που δεν χρησιμοποιούν συχνά μηνύματα.

Εθιμοτυπία και λεπτομέρειες που μετράνε

Η σαφήνεια στις πληροφορίες και ο σεβασμός στον χρόνο του καλεσμένου μετράνε περισσότερο από κάθε εφέ.

Η πρόσκληση αποφοίτησης είναι ταυτόχρονα τυπική και συναισθηματική. Κρατήστε τη γλώσσα ζεστή αλλά καθαρή: ποιος αποφοιτά, από πού, πότε και πού σας περιμένουν.

Γράψτε το dress code με μία φράση και ξεκαθαρίστε αν επιτρέπονται παιδιά ή αν ακολουθεί δεξίωση με φαγητό. Ό,τι δεν λέγεται, θα γίνει τηλεφωνική ερώτηση την παραμονή.

Δώστε προθεσμία απάντησης που σας αφήνει περιθώριο για αλλαγές, και στείλτε μια ευγενική υπενθύμιση στους αναποφάσιστους. Οι συχνές ερωτήσεις εξηγούν σύντομα τι βλέπει ο καλεσμένος και τι μπορείτε να αλλάξετε μετά την αποστολή.

Ξεκινήστε από τη σελίδα για την πρόσκληση αποφοίτησης και δείτε έτοιμα σχέδια πριν ανοίξετε τον επεξεργαστή.