Πώς να στείλεις ηλεκτρονική πρόσκληση ταξιδιού

Μια ηλεκτρονική πρόσκληση ταξιδιού είναι ένα ψηφιακό μήνυμα που ενημερώνει φίλους και συγγενείς για το ταξίδι σας, με ημερομηνία, τόπο συνάντησης και τρόπο επικοινωνίας. Αντί για δεκάδες μηνύματα, στέλνετε έναν σύνδεσμο. Ο παραλήπτης βλέπει όλες τις πληροφορίες σε μία σελίδα και δηλώνει συμμετοχή μέσα από τον ίδιο σύνδεσμο.

• Η ηλεκτρονική πρόσκληση του onlivita ανοίγει σε κινητό και υπολογιστή.
• Η πρώτη πρόσκληση είναι δωρεάν και η εγγραφή στο onlivita είναι δωρεάν.
• Το RSVP δείχνει ποιος επιβεβαίωσε συμμετοχή και ποιος όχι, σε μία οθόνη.

Δείτε τα θέματα και πρότυπα που έχουμε ετοιμάσει και επιλέξτε αυτό που σας αντιπροσωπεύει.

Τι πρέπει να περιέχει μια καλή πρόσκληση

Μια καλή πρόσκληση περιέχει σαφή ημερομηνία, τόπο και λόγο του ταξιδιού, ώστε ο παραλήπτης να μην ρωτά τα βασικά.

Πριν γράψετε το πρώτο μήνυμα, σκεφτείτε τι θέλει να μάθει ο παραλήπτης. Ένας φίλος που λαμβάνει μια πρόσκληση θέλει να ξέρει πότε φεύγετε, πού συναντιέστε και αν χρειάζεται να κάνει κάτι. Όταν αυτά λείπουν, έρχονται οι ερωτήσεις, και συχνά σε πολλά μηνύματα μαζί.

Μια καλή πρόσκληση απαντά σε όλα από την αρχή. Κρατήστε το κείμενο σύντομο, αλλά μην ξεχάσετε τα πρακτικά στοιχεία.

• Ημερομηνία και ώρα αναχώρησης
• Σημείο συνάντησης ή διεύθυνση
• Προορισμός και διάρκεια ταξιδιού
• Τρόπος επικοινωνίας για απορίες

Δοκιμάστε κάτι απλό: φανταστείτε ότι δεν ξέρετε τίποτα για το ταξίδι. Τι θα ρωτούσατε εσείς; Αν η απάντηση βρίσκεται ήδη στο κείμενο, η πρόσκληση είναι πλήρης.

Μαζέψτε πρώτα όλα τα στοιχεία του ταξιδιού

Πρώτα γράφετε όλα τα στοιχεία του ταξιδιού σε μία λίστα, πριν ανοίξετε οποιοδήποτε εργαλείο.

Γράψτε όσα θα χρειαστούν οι συνταξιδιώτες σας, σε απλές προτάσεις. Αν ταξιδεύετε με οικογένεια ή παρέα, ελέγξτε τα ονόματα και τα τηλέφωνα. Ένα λάθος γράμμα σε ένα όνομα φαίνεται αμέσως στον παραλήπτη.

• Σύντομο κείμενο καλωσορίσματος
• Λίστα ατόμων που καλούνται
• Ώρα συνάντησης με τη σωστή ζώνη ώρας

Αν η παρέα περιλαμβάνει παιδιά ή ηλικιωμένους, σημειώστε και αυτό. Μια σύντομη γραμμή για τις ανάγκες τους βοηθά τους γονείς και τους συγγενείς να οργανωθούν νωρίτερα.

Όταν η λίστα είναι έτοιμη, διαβάστε την φωναχτά. Αν σας φαίνεται φυσική, θα φανεί φυσική και στον παραλήπτη.

Διαλέξτε σχέδιο και μουσική που ταιριάζουν στον προορισμό

Ένα σχέδιο που ταιριάζει στον προορισμό κάνει την πρόσκληση πιο ζωντανή και πιο εύκολη να θυμηθεί κανείς.

Διαλέγετε από έτοιμα θέματα και πρότυπα, ώστε να μην ξεκινάτε από το μηδέν. Ένα ταξίδι στη θάλασσα θέλει χρώματα που θυμίζουν κύματα, ενώ ένα βουνό ταιριάζει σε πιο ήρεμους τόνους. Το σχέδιο δεν χρειάζεται να είναι πολύπλοκο.

Δείτε τα θέματα και πρότυπα που έχουμε ετοιμάσει και επιλέξτε αυτό που σας αντιπροσωπεύει. Η μουσική μπορεί να προσθέσει ατμόσφαιρα, αλλά κρατήστε την σε χαμηλή ένταση, ώστε να μη σκεπάζει το κείμενο.

Μην ξεχνάτε ότι η εικόνα είναι μόνο ένα μέρος της πρόσκλησης. Το κείμενο παραμένει το κύριο μέρος, γι' αυτό διαλέξτε γραμματοσειρά που διαβάζεται εύκολα σε μικρή οθόνη.

Στείλτε τον σύνδεσμο σε κάθε ομάδα επαφών

Στέλνετε τον σύνδεσμο σε κάθε ομάδα επαφών μαζί με μία σύντομη φράση, όχι σε μια μεγάλη λίστα.

Με έναν μόνο σύνδεσμο, όλη η παρέα βλέπει την ίδια πρόσκληση χωρίς να λαμβάνει πολλά μηνύματα. Ο παραλήπτης τον ανοίγει σε κινητό ή υπολογιστή, από το πρόγραμμα περιήγησης που χρησιμοποιεί. Αυτό κάνει τη διαδικασία απλή και για όσους δεν είναι συνηθισμένοι στην τεχνολογία.

Στείλτε πρώτα σε όσους ταξιδεύουν μαζί σας και μετά στους υπόλοιπους. Έτσι ξέρετε ποιος έχει ήδη δει το μήνυμα και ποιος χρειάζεται μια υπενθύμιση.

Ένα ακόμη λάθος είναι να στέλνετε την πρόσκληση πολύ νωρίς ή πολύ αργά. Για ένα σύντομο ταξίδι, στείλτε την πρόσκληση όσο νωρίτερα μπορείτε, ώστε οι παραλήπτες να προγραμματίσουν τη μέρα τους.

Βήμα τέταρτο: παρακολουθήστε τις απαντήσεις

Με το RSVP βλέπετε ποιος έρχεται και ποιος όχι, χωρίς να μετράτε μηνύματα στο κινητό σας.

Η καταγραφή συμμετοχής δείχνει σε μία οθόνη τις απαντήσεις. Δεν χρειάζεται να ρωτάτε ένα-ένα. Αν κάποιος ζητήσει περισσότερες πληροφορίες, το βλέπετε αμέσως και του απαντάτε.

• Ποιος επιβεβαίωσε συμμετοχή
• Ποιος ζήτησε περισσότερες πληροφορίες
• Ποιος ακόμη δεν απάντησε

Αν χρειάζεστε κάτι από τους παραλήπτες, όπως ένα όνομα για κράτηση, γράψτε το σε ξεχωριστή γραμμή της πρόσκλησης. Έτσι δεν χάνεται μέσα στο κείμενο της πρόσκλησης.

Ο μετρητής αντίστροφης μέτρησης δείχνει πόσο απομένει ως την αναχώρηση, ώστε όλοι να ξέρουν πότε ακριβώς ξεκινάτε.

Λάθη που αξίζει να αποφύγετε

Τα περισσότερα προβλήματα προέρχονται από ασαφείς ώρες, λάθος στοιχεία επικοινωνίας ή υπερβολικά μεγάλα μηνύματα.

Οι περισσότεροι παραλήπτες διαβάζουν γρήγορα. Γι αυτό οι μικρές λεπτομέρειες έχουν μεγάλη σημασία. Ελέγξτε το μήνυμα πριν το στείλετε, και μετά ξανά μετά την αποστολή.

• Ασαφής ώρα ή λάθος ζώνη ώρας
• Παλιά στοιχεία επικοινωνίας
• Πολύ μεγάλο κείμενο χωρίς παραγράφους

Αν κάνετε αλλαγή στο πρόγραμμα, ενημερώστε όλους με ένα νέο σύνδεσμο ή με μία σύντομη φράση στην ίδια ομάδα. Η σύντομη επιβεβαίωση συχνά αρκεί για να μην μπερδευτεί κανείς.

Με μία ηλεκτρονική πρόσκληση ταξιδιού, ένας μόνο σύνδεσμος φτάνει σε όλη την παρέα.