Come organizzare un'inaugurazione attività: guida pratica per il giorno dell'apertura

Tra lavori, forniture e burocrazia, l'inaugurazione finisce spesso in fondo alla lista, ma le decisioni prese male si vedono subito il giorno stesso. La risposta sta in poche scelte fatte nell'ordine giusto: obiettivo, data, lista degli invitati, invito chiaro e conferme fino all'ultimo momento. Le sorprese più comuni nascono di solito da un fornitore non avvisato o da un orario mai scritto.

• L'invito digitale di onlivita include animazione, conferme di partecipazione, conto alla rovescia e mappa.
• Il primo invito digitale è gratuito e l'iscrizione al servizio è gratuita.
• L'interfaccia di onlivita è disponibile in venti lingue, utili anche per gli ospiti stranieri.

Potete sfogliare i temi disponibili su onlivita prima di decidere, così il risultato rispecchia davvero il carattere della vostra attività.

Fissate obiettivo, data e orario

Prima di inviare qualsiasi messaggio dovete sapere perché organizzate l'evento e quando si svolgerà.

L'obiettivo cambia tutto il resto. Se volete presentare il locale alla zona, servono un orario pomeridiano e un ambiente accogliente. Se invece puntate a far conoscere un servizio ai professionisti, può bastare una serata con un breve intervento e un momento di networking.

Scegliete la data evitando giorni di chiusura, festività importanti e serate in cui la zona è già piena di altri eventi. Controllate anche gli impegni dei fornitori e di chi terrà un discorso, perché un imprevisto dell'ultimo minuto può ridurre la partecipazione.

• Obiettivo principale scritto in una sola frase
• Data con almeno tre settimane di anticipo
• Orario di inizio e di fine definiti

Costruite una lista di invitati ordinata

Una lista divisa per gruppi rende l'invio più semplice e permette di personalizzare ogni messaggio.

Partite dai contatti che già avete. Clienti abituali, persone conosciute in zona, fornitori e partner sono quasi sempre i più disponibili a presentarsi. Un invito ricevuto da qualcuno che conosce il vostro lavoro pesa più di un messaggio generico inviato a una lista anonima.

• Clienti abituali e contatti degli ultimi mesi
• Fornitori e professionisti con cui lavorate
• Vicini di attività e amici del quartiere
• Giornalisti locali o blogger del settore, se avete il loro contatto

Dividete la lista in gruppi. Per i clienti basta un messaggio caldo e breve, mentre per i partner potete aggiungere una riga sul motivo della vostra presenza. Così ogni persona sente di ricevere un invito pensato per lei.

Scegliete un invito digitale chiaro

Un invito digitale con data, luogo e un solo link è più facile da ricevere, da leggere e da ricordare di un volantino.

Con onlivita potete creare un invito digitale animato. Inserite il nome dell'attività, la data, l'indirizzo e una breve frase di benvenuto. La mappa integrata aiuta gli ospiti a trovarvi senza cercare altrove, e questo riduce le domande di chi si perde.

Condividete un solo link tramite messaggio, email o social. Più tutte le informazioni sono concentrate in un punto, minore è il rischio che qualcuno perda l'appuntamento. Se volete dare atmosfera, aggiungete un brano musicale e scegliete un tema coerente con lo stile del locale.

Per le famiglie funzionano meglio colori caldi e un tema semplice, mentre per un pubblico di professionisti conviene uno stile più sobrio e ordinato.

Organizzate il programma della giornata

Un programma breve, con orari precisi, evita che gli ospiti restino in attesa senza sapere cosa succederà.

Scrivete il programma su un foglio e verificatelo con il personale. Ogni momento deve avere un responsabile, così durante l'evento nessuno resta senza risposta. Un programma breve è spesso sufficiente per un'inaugurazione di un'attività piccola o media.

• Arrivo e accoglienza dei primi ospiti
• Breve presentazione dell'attività e dei servizi
• Visita degli spazi con una persona dedicata
• Momento di convivialità con assaggi o bevande

Preparate anche un piano per il maltempo se parte dell'evento si svolge all'aperto. Una persona dedicata alla registrazione degli ospiti rende l'ingresso più ordinato e vi permette di raccogliere i contatti per i prossimi aggiornamenti.

Seguite le conferme fino all'ultimo giorno

Il monitoraggio delle risposte permette di sapere quanti ospiti attendere e di organizzare posti e porzioni.

Con la conferma di partecipazione, o RSVP, vedete chi ha risposto e chi no. Non dovete tenere traccia dei messaggi sparsi in più chat, perché tutte le risposte sono raccolte nello stesso posto. Questo aiuta a stimare la presenza con più precisione.

Il conto alla rovescia nell'invito ricorda agli ospiti quanto manca all'evento. Nelle ultime ore inviate un messaggio breve a chi non ha ancora risposto, senza insistere con altri solleciti. Un messaggio breve nelle ultime ore ricorda l'appuntamento a chi l'ha perso di vista.

Dopo l'inaugurazione

Un ringraziamento e un riepilogo dell'evento aiutano a trasformare i presenti in clienti abituali.

Il giorno dopo inviate un messaggio di ringraziamento a chi è venuto, con qualche foto o un link al programma. Chi non è potuto partecipare può ricevere la stessa comunicazione, così resta aggiornato sulle novità del locale.

• Messaggio di ringraziamento il giorno successivo
• Foto dell'evento condivise con gli ospiti
• Invito a tornare per il primo servizio o la prima visita guidata

Annotate anche cosa ha funzionato e cosa no. La prossima inaugurazione, o il prossimo evento, partirà da queste informazioni concrete.

Con onlivita potete creare un invito digitale animato.