Inviti eventi aziendali digitali o cartacei: quanto costano davvero

Un invito per un evento aziendale è una spesa piccola, ma moltiplicata per decine di ospiti diventa una voce importante del budget. Quando confronti gli inviti digitali o cartacei, il prezzo della carta è solo una parte del conto. Contano anche il tempo, la spedizione, le modifiche dell'ultimo momento e la fatica di raccogliere le conferme.

• Il primo invito digitale su onlivita è gratuito, quindi puoi provarlo prima di decidere.
• Il sistema di conferme raccoglie le risposte e mostra chi ha già risposto in un unico elenco.
• Una modifica di data o luogo su un invito digitale si applica senza ristampare nulla.

Puoi scegliere tra diversi temi di invito prima di compilare i dettagli, così il risultato resta coerente con l'immagine dell'azienda.

Quanto costa un invito cartaceo

Un invito cartaceo costa in base a carta, stampa, busta e consegna, e il costo cresce con ogni ospite in più.

Nel cartaceo ogni invito è un oggetto fisico. Il costo non è solo il cartoncino: si sommano stampa, busta, eventuale nastro o sigillo, e poi la spedizione o la consegna a mano.

• carta e stampa, anche per una piccola tiratura
• buste, francobolli oppure il corriere per la consegna
• tempo per impaginare, correggere le bozze e stampare
• errori: un indirizzo sbagliato significa rifare la copia

Se devi cambiare data o luogo dopo la stampa, quasi tutto il lavoro va buttato.

Il cartaceo conviene soprattutto quando il numero di ospiti è basso e la forma formale conta davvero per chi riceve l'invito.

Quanto costa un invito digitale

Un invito digitale richiede tempo per l'impostazione iniziale, e ogni ospite in più non aggiunge carta né spedizione.

Con un invito digitale il tempo impiegato è soprattutto quello per scegliere il modello e compilare i dettagli. L'invio non richiede carta, buste o corrieri, e una modifica di orario si fa in pochi minuti senza dover riordinare nulla.

Puoi scegliere tra diversi temi di invito prima di compilare i dettagli, così il risultato resta coerente con l'immagine dell'azienda.

• scelta del tema e impostazione di data, luogo e programma
• invio con un unico link a tutti gli ospiti
• aggiornamenti successivi senza alcuna ristampa

Il primo invito digitale su onlivita è gratuito, quindi puoi provarlo prima di decidere.

Il punto di pareggio: quante persone inviti

Il digitale diventa più conveniente man mano che cresce il numero di ospiti, perché il costo cartaceo cresce con ciascuno.

Per capire dove si trova il pareggio, conta quanti inviti dovresti stampare, quante conferme ti aspetti e quante ore servono per la spedizione. Più la lista si allunga, più il cartaceo pesa sul budget.

• Con pochi ospiti selezionati, il costo del cartaceo di solito resta contenuto e il gesto fisico può contare più del prezzo.
• Se la lista mescola colleghi, clienti e partner, il digitale evita di pagare carta e spedizione per ogni nome in più.
• Con ospiti in più città o paesi, la spedizione fisica diventa lenta e costosa.

Non serve una formula complicata. Fai il conto con i tuoi prezzi: prendi quanto ti costa una copia tra carta, stampa e busta, moltiplicalo per il numero di ospiti e confrontalo con il costo iniziale del digitale.

Conferme e costi nascosti

La raccolta delle conferme spesso costa più dell'invito stesso, se la fai a mano.

Con il cartaceo devi chiedere a ciascuno di rispondere, registrare le risposte in un foglio e richiamare chi non ha ancora risposto. Ogni passaggio prende tempo, e gli errori di trascrizione sono frequenti quando le risposte arrivano per telefono, messaggio o email.

Con un invito digitale puoi raccogliere le risposte in un solo posto. Vedi subito chi viene e chi deve ancora rispondere, senza rincorrere ogni invitato uno per uno.

• elenco delle risposte, con chi viene e chi deve ancora rispondere
• conteggio che si aggiorna man mano che arrivano le conferme

Quando il cartaceo ha ancora senso

Il cartaceo resta utile per eventi molto formali o per pochi ospiti di riguardo.

Alcuni eventi richiedono un gesto fisico. Un invito in carta può essere un ricordo per un ospite importante, oppure una scelta coerente con un'azienda che lavora sul lusso e sulla cura dei dettagli.

• pochi ospiti di alto livello
• eventi con cerimoniale formale
• ospiti che non usano comodamente lo smartphone o la posta elettronica

In questi casi puoi anche combinare i due formati: un cartaceo per i pochi selezionati e un digitale per il resto della lista.

Come scegliere senza sbagliare

Scegli in base al numero di ospiti, ai tempi di conferma e al tipo di evento, non solo al prezzo unitario.

Prima di decidere, rispondi a tre domande semplici.

• quanti ospiti devi invitare davvero
• quanto tempo hai tra l'invio e la data dell'evento
• quanto è importante l'aspetto fisico dell'invito per chi lo riceve

Se la lista è lunga e le date possono cambiare, il digitale è la scelta più pratica. Se l'evento è ristretto e formale, il cartaceo può restare la prima scelta.

Per organizzare l'evento puoi usare un invito digitale per evento aziendale che raccoglie le risposte in un solo posto.