Congresuitnodigingen: van save-the-date tot laatste herinnering

Transcript van de video

Congresuitnodigingen brengen deelnemers, sprekers en relaties van een eerste save-the-date tot de laatste herinnering bijeen.

Een congresuitnodiging maakt in één oogopslag duidelijk wat het congres inhoudt, wanneer en waar het plaatsvindt en hoe iemand zich aanmeldt. Genodigden scannen eerst op datum en locatie en pas daarna op inhoud.

Voor een regulier congres verstuur je de officiële uitnodiging acht tot twaalf weken vooraf. Bij een groot of internationaal congres gaat drie tot zes maanden eerder een save-the-date de deur uit.

Een save-the-date reserveert alleen datum en locatie en vraagt mensen de datum vrij te houden. De officiële uitnodiging bevat het volledige programma, de inschrijving en alle praktische details.

Stuur twee weken voor de aanmelddeadline een eerste herinnering en enkele dagen later een tweede. Vlak voor het congres volgt een praktische mail met route en programma.

Een aanmeldlink die eerst naar een inlogscherm of bijlage leidt, kost aanmeldingen. Zet de aanmeldknop op twee plekken en laat beide naar hetzelfde formulier wijzen.

Meer details staan in de volledige tekst.