Digitale uitnodiging delen met familie via één link

Een digitale uitnodiging is een snelle manier om familie en vrienden te bereiken, zeker als u de link direct in een bericht stuurt. Wie een digitale uitnodiging wil delen, heeft één link nodig die u eenvoudig via WhatsApp, e-mail of sms kunt versturen. Hieronder leest u stap voor stap welk kanaal past, hoe het begeleidende bericht eruitziet en hoe u reacties bijhoudt, met een voorbeeld van een kort bericht.

• Een kort bericht met de datum en één link is makkelijker te overzien dan een lange brief.
• Een herinnering enkele dagen voor de reactiedatum helpt wie de uitnodiging nog niet heeft beantwoord.
• Deel de link alleen met mensen die u persoonlijk kent om privégegevens te beschermen.

Kies daarvoor een van de thema's die bij de sfeer van het feest passen, zodat de kaart meteen herkenbaar is.

Welk kanaal past bij uw familie

WhatsApp is voor veel families de handigste weg voor de eerste berichten, e-mail past beter bij zakelijke contacten.

De keuze van het kanaal bepaalt hoe snel de uitnodiging wordt gelezen. Voor veel families is WhatsApp het eerste kanaal. Berichten komen direct binnen en worden vaak meteen geopend.

• WhatsApp voor familie, buren en vrienden in de eigen kring
• E-mail voor collega's, kennissen en mensen die WhatsApp niet gebruiken
• Een sms als laatste redmiddel voor wie geen app heeft

Met Onlivita maakt u een animatieve digitale uitnodiging die u via één link deelt, en de reacties volgt u via de RSVP-functie. Plaats de link niet in een groep met honderden leden. Stuur liever meerdere kleine groepen, zodat elk bericht persoonlijk blijft en niemand de link tussen andere berichten kwijtraakt.

Het begeleidende bericht schrijven

Een kort bericht met de datum en de link is sneller te lezen en te beantwoorden dan een lange tekst.

De link is het belangrijkste onderdeel, maar het bericht eromheen bepaalt of iemand klikt. Begin met de naam van de jongen en de ouders, zodat de ontvanger direct weet wie uitnodigt.

Voeg daarna de datum, de plaats en de vraag om te reageren toe. Een zin als “Wilt u erbij zijn? Laat het ons weten via de link” is voldoende.

• Zet de naam van de jongen en de ouders in de eerste zin.
• Zet datum en plaats in één regel.
• Zet de link op een eigen regel.

Onlivita heeft thema's en sjablonen; kies er een die bij de sfeer van het feest past, zodat de kaart meteen herkenbaar is.

Wie de link ontvangt

Deel de link alleen met mensen die u persoonlijk kent, niet op openbare pagina's.

Een digitale uitnodiging bevat persoonlijke gegevens zoals adres en tijd. Daarom is het verstandig de link niet op openbare pagina's of in openbare groepen te zetten. Wie de link heeft, kan hem doorsturen, dus vraag gasten voorzichtig te zijn met het delen.

Houd een eigen lijst bij van wie de uitnodiging heeft gekregen. Zo ziet u later snel wie nog niet heeft gereageerd, en hoeft u geen dubbele berichten te sturen.

Het juiste moment om te versturen

Verstuur de link enkele weken voor het feest en stuur daarna één herinnering.

Te vroeg versturen zorgt ervoor dat de datum wegzakt, te laat versturen geeft gasten te weinig tijd om vrij te nemen. Een vast moment tussen drie en zes weken voor het feest werkt voor veel families goed.

Stuur daarna één herinnering naar wie nog niet heeft gereageerd, bij voorkeur een paar dagen voor de uiterste reactiedatum. Een herinnering met een korte zin en de link is genoeg.

Na het delen: bijhouden wie reageert

Controleer de reacties regelmatig, zodat u het aantal gasten tijdig doorgeeft.

Een gedeelde link is pas nuttig wanneer u weet wie komt. Kijk na elke paar dagen na wie heeft gereageerd en noteer de namen in uw eigen lijst.

Bedank gasten die reageren met een kort bericht. Dat geeft het gevoel dat de uitnodiging serieus is genomen en stimuleert anderen om ook te antwoorden.

Wanneer de eerste reacties binnen zijn, kunt u een korte samenvatting naar de familie sturen: hoeveel gasten er komen en welke onderdelen van het programma al vaststaan. Dan hoeven de vragen over tijd en locatie niet steeds opnieuw beantwoord te worden. Bewaar daarnaast de link zelf, zodat u hem later kunt terugvinden als iemand vraagt naar de datum of het adres.

Veelvoorkomende vergissingen bij het delen

Een verkeerde link of een vergeten ontvanger zorgt vaak voor de meeste vragen.

Controleer de link voordat u hem verstuurt. Open hem zelf op een telefoon en op een computer, zodat u zeker weet dat de datum, de tekst en de foto goed staan.

Vergeet ook de mensen niet die niet digitaal zijn. Wie geen telefoon of e-mail gebruikt, krijgt liever een bezoekje of een uitgeprinte kaart. Zo voorkomt u dat iemand de uitnodiging mist.

Met Onlivita deelt u een digitale uitnodiging via één link die op elk toestel goed werkt.