Digitale uitnodigingen voor uw bedrijfsfeest met RSVP-tracking

Een digitale uitnodiging voor uw bedrijfsfeest is in de kern één persoonlijke pagina met één link, die gasten op hun telefoon of computer openen. U deelt die via e-mail, WhatsApp of het intranet, en gasten reageren direct op de pagina. Met RSVP-tracking ziet u daarna in één overzicht wie komt, wie afzegt en wie nog niet heeft gereageerd.

• Met onlivita ontvangt u een animatieve digitale uitnodiging die u met één link kunt delen.
• RSVP-tracking laat zien welke gasten hebben gereageerd en welke nog niet.
• De eerste digitale uitnodiging is gratis en het gratis lidmaatschap is kosteloos.

Bekijk de beschikbare thema's om de sfeer van uw feest vast te leggen.

Waarom digitale uitnodigingen voor een bedrijfsfeest?

Digitale uitnodigingen zijn sneller te versturen, makkelijker te delen en geven gasten direct een antwoordmogelijkheid.

Een papieren kaart moet gedrukt, verzonden en later geteld worden. Een digitale uitnodiging bereikt uw collega's binnen enkele minuten, ook wie op een andere vestiging werkt of die week op reis is. Dat scheelt veel heen-en-weer met de postkamer.

U kunt de pagina bovendien aanpassen zonder opnieuw te drukken. Gaat de locatie veranderen of schuift het tijdstip een uur op? Dan past u de gegevens aan en blijft er geen stapel kaarten over die weggegooid moet worden.

Bekijk de beschikbare thema's om de sfeer van uw feest vast te leggen. Een strakke vormgeving past bij een zakelijke bijeenkomst, terwijl een speelse stijl beter past bij een teamfeest in de zomer.

Welke gegevens moeten op de uitnodiging staan?

Een complete uitnodiging bevat het doel van het feest, de praktische gegevens en een duidelijke vraag om te reageren.

Gasten lezen een uitnodiging snel. Zet de belangrijkste informatie bovenaan en laat geen vragen open die een collega anders aan u zou stellen.

• Naam van het feest en, indien van toepassing, het thema van het jaar
• Datum, starttijd en eindtijd
• Locatie met een kaartlink of een korte routebeschrijving
• Dresscode en of partners welkom zijn
• De uiterste datum waarop u een antwoord nodig heeft

Houd de tekst kort en concreet. Een zin over waarom het feest bestaat is genoeg. Een lang programma met elk onderdeel leest niemand. Schrijf liever: na de toespraak volgt een borrel en een hapje.

RSVP-tracking: wie komt er echt?

RSVP-tracking legt per gast vast of die komt, afziet of nog niet heeft gereageerd.

Met losse e-mails blijft een antwoord vaak in een inbox steken. Bij een uitnodiging met RSVP-tracking komt elk antwoord op één plek terecht, zodat u het overzicht niet zelf hoeft bij te houden.

Voor de catering, de garderobe en het vervoer telt het aantal definitieve aanmeldingen. Een gast die misschien zegt, telt daarom niet mee. Vraag om een ja of een nee, en laat twijfelaars kiezen zodra ze zeker zijn.

Met een helder overzicht ziet u welke afdeling nog ontbreekt. Dan kunt u de betreffende teamleider persoonlijk vragen om te reageren. Dat maakt de bezetting van de bar en de indeling van de zaal veel nauwkeuriger.

Herinneringen sturen zonder irritatie

Een korte herinnering naar gasten die nog niet hebben gereageerd werkt beter dan een lange mail naar iedereen.

Stuur de herinnering alleen naar wie nog niet heeft gereageerd. Wie al heeft geantwoord, hoeft die boodschap niet te ontvangen. Houd de tekst kort: één zin over het feest en één knop om te reageren.

• Stuur de eerste herinnering ongeveer een week voor de uiterste reactiedatum
• Gebruik een persoonlijke aanhef wanneer dat past bij de cultuur van uw bedrijf
• Noem de uiterste datum opnieuw, duidelijk en zonder druk

Een tweede herinnering is genoeg. Daarna is het beter om persoonlijk contact op te nemen, bijvoorbeeld bij de koffiemachine.

Afmeldingen en wijzigingen netjes verwerken

Een afmelding is ook informatie, en wie die snel verwerkt houdt de planning op orde.

Niet iedereen kan komen, en dat hoort erbij. Bedank collega's die afzeggen en vraag hen niet om uitleg. Een korte reactie is voldoende.

Wijzigt iemand van ja naar nee, dan past u de lijst direct aan. Zo blijven het aantal maaltijden en het aantal stoelen kloppen, en voorkomt u tekorten op de avond zelf.

Gebruik de planner om de gegevens van gasten bij elkaar te houden. Contactgegevens, het antwoord en eventuele opmerkingen over dieetwensen staan dan op één plek.

Praktische tips voor het versturen

Test de pagina eerst zelf op telefoon en computer voordat u de link naar het hele team stuurt.

Open de link op een telefoon, op een laptop en in een privévenster. Controleer of de tijden kloppen, of het adres juist is en of de knop om te reageren werkt. Pas daarna verstuurt u de link.

Met onlivita maakt u uw eigen digitale uitnodiging voor het bedrijfsfeest in enkele stappen. Gebruik daarna het interne kanaal voor de eerste aankondiging en stuur een korte e-mail als aanvulling. Zo bereikt u ook collega's die hun berichten zelden lezen.

Met onlivita maakt u uw eigen digitale uitnodiging voor het bedrijfsfeest in enkele stappen.