Event website maken gratis starten: wat je vooraf moet weten

Wie een event website maken gratis wil starten, begint vaak met de vraag welke pagina's echt nodig zijn. Een eventsite hoeft geen grote webshop te zijn. Hij moet vooral de datum, het programma en de manier van aanmelden helder maken, zodat bezoekers na één blik weten wat ze moeten doen.

• Met drie duidelijke pagina's vindt de bezoeker de datum, het programma en het aanmeldformulier sneller dan op één lange pagina.
• Een programma met tijdstippen vooraan wordt sneller gelezen dan een alinea met dezelfde informatie.

Kies de vormgeving van een thema, zodat de site en de uitnodiging dezelfde stijl delen.

Welke pagina's heeft een eventsite echt nodig

Een eventsite heeft meestal drie pagina's nodig: de hoofdpagina, het programma en de aanmeldpagina.

De hoofdpagina vertelt in één scherm wat het evenement is, wanneer het plaatsvindt en waar. Daar staat ook de hoofdknop die naar de aanmelding leidt. Een bezoeker die verder niets leest, moet hier al genoeg vinden.

• Hoofdpagina: naam, datum, locatie en één duidelijke actie
• Programma: tijden, onderdelen en sprekers
• Aanmelding: het formulier, de kosten en de deadline

Voeg extra pagina's pas toe als je ze echt nodig hebt, zoals een routebeschrijving of een pagina met veelgestelde vragen. Elke extra pagina is iets dat je later moet bijhouden.

Gratis beginnen: wat je wel en niet krijgt

Controleer vooraf welke functies het gratis plan bevat, zoals het aantal pagina's, een eigen domeinnaam en ruimte voor beeldmateriaal.

Een gratis plan is een goede manier om een eventsite te proberen, zeker voor één evenement met een beperkte groep gasten. Maar elk gratis pakket heeft grenzen, en die zie je pas als je ermee werkt.

Let op drie zaken voordat je begint:

1. Hoeveel pagina's en formulieren zijn inbegrepen?
2. Kun je een eigen domeinnaam koppelen, of blijft het adres een subdomein?
3. Wat gebeurt er met de site na de datum van het evenement?

Die laatste vraag wordt vaak vergeten. Bewaar je de gegevens van aanmeldingen en leg je vast hoelang de pagina online blijft, dan voorkom je verrassingen na afloop.

Het ordenen van de inhoud voordat je bouwt

Schrijf eerst alle teksten en gegevens op in een document, zodat je tijdens het bouwen niet hoeft te zoeken naar een juiste spelling of tijd.

Veel vertraging ontstaat doordat de inhoud pas tijdens het bouwen wordt aangeleverd. Maak daarom eerst een lijst met alle gegevens. Dat geeft rust en voorkomt fouten in de datum of het adres.

1. Noteer de naam van het evenement en de exacte datum en tijd.
2. Zet het adres en de routebeschrijving erbij.
3. Maak een lijst van de onderdelen met begin- en eindtijd.
4. Verzamel de namen, functies en korte beschrijvingen van sprekers.

Laat de teksten door een tweede persoon lezen. Een fout in een achternaam of een verkeerd uur is op een publieke pagina snel gezien en lastig te herstellen.

Het programma en de sprekers duidelijk presenteren

Zet het programma in een tijdlijn en koppel elke spreker aan een korte, eigen beschrijving in plaats van één lange alinea.

Een programma wordt makkelijk gelezen als het in volgorde staat en elk blok een duidelijke tijd heeft. Gebruik korte regels met het tijdstip vooraan, daarna de titel en daarna één zin toelichting.

Bij sprekers helpt een vaste opbouw: naam, functie, één zin over het onderwerp en eventueel een foto. Zo kan de bezoeker snel zien wie wat vertelt en of het hem interesseert.

Zet pauzes en de lunch ook in het programma. Gasten plannen hun dag op basis van die informatie, en het voorkomt vragen aan de ingang.

Aanmelden zonder drempel

Plaats de aanmeldknop direct na de datum en de locatie, en verberg haar nooit in een menu.

De aanmelding is het belangrijkste doel van de site. Maak het formulier kort, met alleen naam, e-mailadres en het aantal personen. Vraag gegevens die je later echt gebruikt.

Vermeld de deadline en de kosten in dezelfde zin als de knop. Zo hoeft de bezoeker niet te zoeken naar voorwaarden en stopt hij minder vaak halverwege.

Stuur na de aanmelding een bevestiging met de datum, het adres en een link naar het programma. Dat is ook het moment om de site nog eens onder de aandacht te brengen.

Controleren voordat de site live gaat

Test de site op een telefoon, controleer alle links en laat iemand die het evenement niet kent de pagina doorlopen.

Een site die op je laptop goed werkt, kan op een telefoon een lange scroll van tekst worden. Open daarom elke pagina op een mobiel toestel en kijk of de knoppen bereikbaar blijven.

• Alle links openen de juiste pagina
• De datum en tijd komen overeen met het programma
• Het formulier stuurt een bevestiging
• De contactgegevens werken

Een onbekende lezer ziet fouten die jij na weken niet meer opmerkt. Vraag die persoon hardop te zeggen wat hij denkt te moeten doen.

Een onlivita-uitnodiging met een link naar je eventinformatie kan een eerste stap zijn, voordat je een volledige site bouwt.