Eventuitnodiging maken: tips om gasten aan te laten melden

Een eventuitnodiging is de digitale kaart waarmee je collega's, klanten of congresbezoekers uitnodigt voor je bijeenkomst. Zo kun je een eventuitnodiging maken die gasten echt aanzet tot aanmelden. Het begint bij de juiste opbouw: wat de gast moet weten, hoe hij kan reageren en waarom hij erbij wil zijn. Wie die drie punten goed regelt, hoeft vooraf minder vragen te beantwoorden.

• Een digitale uitnodiging komt direct binnen en is op elk apparaat te openen.
• Een aanmeldknop die snel werkt en weinig vragen stelt, maakt de drempel om te reageren lager.
• Een herinnering vlak voor de uiterste datum kan de laatste aanmeldingen opleveren.

Bekijk de thema's om een vormgeving te kiezen die bij je bijeenkomst past.

Waarom een digitale uitnodiging vaak beter werkt

Een digitale uitnodiging bereikt gasten sneller en laat hen in één klik reageren.

Papieren kaarten gaan vaak verloren tussen de post, en een e-mail met een grote bijlage wordt snel overgeslagen. Een digitale uitnodiging komt direct binnen en opent op telefoon, tablet of computer. Gasten kunnen de datum meteen in hun agenda zetten en zich aanmelden zonder iets te printen of te posten. Voor jou betekent dat ook dat je wijzigingen snel doorvoert, zonder nieuwe kaarten te laten drukken.

• Gasten openen de uitnodiging waar ze zijn, op elk apparaat.
• Details pas je aan zonder opnieuw te drukken of te verzenden.
• Reacties verschijnen meteen in een overzicht, zonder dat je ze zelf telt.

Welke gegevens een uitnodiging zeker moet bevatten

Een goede uitnodiging beantwoordt vooraf wat er gebeurt, waar en wanneer, en voor wie het bedoeld is.

Gasten besluiten in een paar seconden of ze komen. Ontbreekt een belangrijk detail, dan sturen ze een vraag terug of haken ze af. Zorg daarom dat de basis altijd compleet is, ook als de uitnodiging kort moet blijven. Een korte tekst met de juiste gegevens werkt beter dan een lange tekst waarin het wezenlijke verdwijnt.

• Het doel van de bijeenkomst en de naam van het evenement.
• Datum, starttijd en een inschatting van de duur.
• De locatie, met een adres of een link naar een kaart.
• De uiterste datum waarop gasten zich moeten aanmelden.

Schrijf een tekst die je in één blik begrijpt

Schrijf korte zinnen die het doel van de bijeenkomst meteen duidelijk maken.

Gebruik geen lange inleiding. Begin met waarom je uitnodigt en wat je van de gast vraagt. Schrijf zoals je tegen een collega praat: direct, helder en vriendelijk. Een zin die uitlegt wat de gast eraan heeft, werkt beter dan een opsomming van het programma. Lees de tekst hardop na. Hakt er iets, dan is de zin te lang en kun je die splitsen in twee korte zinnen.

Gebruik in de hele uitnodiging dezelfde vorm van aanspreken. Kies voor je of voor u, en houd dat vast. Een wisseling halverwege maakt de tekst onrustig, zeker als de bijeenkomst formeel is.

Houd het aanmelden zo eenvoudig mogelijk

Vraag alleen naar wat je nodig hebt, want elk extra veld is een reden om af te haken.

Hoe meer stappen een gast moet zetten, hoe groter de kans dat hij afhaakt. Vraag daarom alleen naar wat je echt nodig hebt, meestal naam, e-mailadres en het aantal personen.

Met de geanimeerde digitale uitnodiging van onlivita stuur je één link naar je gasten, en de aanmeldingen komen op één plek binnen. Zo staan de aanmelding en de details op één plek en hoef je geen losse formulieren te beheren.

• Vraag niet meer dan drie gegevens.
• Zet de aanmeldknop bovenaan én onderaan de uitnodiging.
• Kies een thema dat past bij de sfeer van je bijeenkomst, zodat gasten meteen zien wat ze kunnen verwachten.

Volg de aanmeldingen en stuur een herinnering

Een overzicht van reacties laat zien wie nog moet antwoorden en wanneer je moet herinneren.

Een uitnodiging werkt pas als je de reacties bijhoudt. Kijk na een week hoeveel gasten al hebben gereageerd en wie nog niet. Een korte herinnering een paar dagen voor de uiterste datum geeft gasten die het zijn vergeten een tweede kans om te reageren. Houd die herinnering vriendelijk: noem alleen de datum en de aanmeldlink, zonder verwijt.

Bewaar ook de vragen die gasten stellen. Zo zie je welke informatie ontbreekt en kun je de tekst bij de volgende bijeenkomst verbeteren. Vergelijk daarna het aantal aanmeldingen met het aantal mensen dat daadwerkelijk komt, zodat je voor de volgende keer beter kunt inschatten hoeveel gasten je nodig hebt.

Kies een vormgeving die bij het evenement past

Een zakelijk congres vraagt om een nuchtere vormgeving, een feestelijke bijeenkomst om meer kleur.

De vormgeving bepaalt de eerste indruk. Een strakke opmaak met veel witruimte past bij een vakcongres of een zakelijke vergadering. Voor een jubileum of familiebijeenkomst mag de uitnodiging speelser zijn, met kleur en beweging. Let er wel op dat de tekst leesbaar blijft op een klein telefoonscherm, want daar wordt de uitnodiging het vaakst geopend.

Gebruik maximaal twee kleuren naast de achtergrond en kies lettertypen die goed leesbaar zijn. Een uitnodiging die rustig oogt, zorgt ervoor dat de gast zich op de inhoud kan concentreren.

Met een digitale uitnodiging van onlivita maak je in enkele minuten een kaart voor je vergadering.