Een diploma-uitreiking uitnodigen met een gratis digitale kaart, stap voor stap

Wie een diploma-uitreiking viert, wil dat familie en vrienden op tijd weten waar en wanneer het is. Gratis uitnodigingen voor diploma uitreiking maken gaat het makkelijkst met een digitale kaart die je via één link deelt. Hieronder lees je wat er in de uitnodiging moet staan, hoe je een thema kiest en hoe je de reacties bijhoudt.

• Een digitale uitnodiging met één link is makkelijk te delen via bijna elke app.
• Vermeld altijd datum, tijd en adres, zodat gasten niet hoeven te zoeken naar de details.
• Een korte reactietermijn helpt om het aantal gasten tijdig te bepalen voor de viering.

Bekijk de thema's op onlivita om de sfeer te kiezen die bij jouw viering past.

Wat moet er in de uitnodiging staan?

Een goede uitnodiging noemt de afgestudeerde, de opleiding, het moment en de locatie, zodat niemand hoeft te zoeken.

Begin met de naam van de afgestudeerde. Zet daarna de opleiding of het niveau erbij, bijvoorbeeld het mbo-diploma of de bachelor. Gasten herkennen dan meteen waarom ze uitgenodigd zijn.

Voeg daarna de praktische gegevens toe. Dit zijn de zaken waar mensen het vaakst naar zoeken:

• Datum en starttijd, met het moment waarop de officiële plechtigheid begint
• Naam van de school of de zaal en het volledige adres
• Een korte aanwijzing voor parkeren of het openbaar vervoer
• Een datum waarop je de reactie graag ontvangt

Schrijf de gegevens zo dat ze in één oogopslag te lezen zijn. Een gast die op een telefoon kijkt, scrolt niet graag om een adres te zoeken.

Een gratis ontwerp kiezen

Je kiest een thema, vult je tekst in en past de kleuren aan, zonder ontwerpprogramma of kosten.

Een thema bepaalt de sfeer van de kaart. Voor een feestelijke afsluiting van school kies je vaak heldere kleuren en een ruime indeling. Voor een besloten viering past een rustig thema met veel witruimte. Je hoeft geen grafisch ontwerper te zijn, want de indeling staat al klaar.

Wil je meteen beginnen, dan kun je op onlivita een gratis uitnodiging maken en de tekst zelf invullen. De eerste uitnodiging is gratis en je hoeft geen ontwerpkennis te hebben.

Controleer na het invullen drie dingen op het scherm: de naam, de datum en de locatie. Een verkeerde datum of een fout adres kan ervoor zorgen dat een gast niet komt.

Eén link delen en reacties volgen

Met één link bereik je alle gasten, en het overzicht laat zien wie er komt en wie nog moet antwoorden.

Een digitale uitnodiging heeft één link. Je plaatst die in een appgroep, in een e-mail of in een bericht. Gasten openen de kaart op hun telefoon en laten daar meteen hun antwoord achter. Je hoeft dus niet meer per persoon na te vragen wie er komt.

Bij het bijhouden van reacties helpt een korte lijst. Let op deze punten:

• Vraag om een antwoord vóór een vaste datum
• Noteer ook het aantal gasten per huishouden
• Stuur één vriendelijke herinnering naar wie nog niet heeft gereageerd

Met dat overzicht weet je tijdig hoeveel stoelen en hoeveel eten je nodig hebt.

Een tekst die natuurlijk klinkt

Schrijf kort en persoonlijk, met de naam van de afgestudeerde en het moment in één zin.

Een korte tekst leest het prettigst. Gebruik de je-vorm of de u-vorm, afhankelijk van wie je uitnodigt. Schrijf zoals je zou praten, bijvoorbeeld: we vieren het diploma van Sanne en we hopen dat jij erbij bent. Zo'n zin is warm en duidelijk.

Vermijd lange opsommingen van dankwoorden in de uitnodiging. Die horen op de dag zelf thuis. Eén zin met een persoonlijke wens is meestal genoeg, en de gast onthoudt die beter dan een hele alinea.

Countdown, muziek en een kaart toevoegen

Een aftelklok, een kaart en muziek maken de uitnodiging levendig zonder de tekst te verdringen.

Een aftelklok laat gasten zien hoeveel tijd er nog is. Een kaart met de locatie scheelt vragen, want wie op de kaart kan zien waar de school ligt, verdwaalt minder. Muziek kan de stemming zetten, maar houd het zacht en kort. Een geluid dat na enkele seconden stopt, blijft prettig.

Welke sfeer past bij jullie viering? Op onlivita staan meerdere thema's naast elkaar, dus vergelijk ze even. Kies er één en houd de rest van de pagina rustig.

Plaats de belangrijkste informatie bovenaan. Dan ziet de gast de datum ook op een klein scherm zonder te scrollen.

Veelgemaakte fouten

De meeste fouten zijn een late verzending, een ontbrekend adres en een reactietermijn die ontbreekt.

• Te laat versturen, waardoor gasten al andere afspraken hebben
• Het adres vergeten of alleen de schoolnaam noemen
• Geen reactietermijn, zodat je tot op de dag zelf moet wachten
• Te veel tekst, waardoor de belangrijkste zin verdwijnt

Met een korte controle vóór verzending voorkom je deze fouten meestal. Stuur de kaart eerst naar jezelf en bekijk hem op een telefoon, want daar leest de meeste gast hem.

Wil je meteen beginnen, dan kun je op onlivita een gratis uitnodiging maken in enkele minuten.