Online uitnodigen voor uw bedrijfsevenement met RSVP-tracking

Een RSVP-uitnodiging is een digitale uitnodiging waarin de gast met één klik zijn komst bevestigt. U maakt de uitnodiging online, verstuurt hem in één keer en volgt de reacties van uw team op één plek. Zo weet u vooraf wie er komt en kunt u de organisatie daar op afstemmen.

• Onlivita maakt van uw bedrijfsevenement een digitale uitnodiging met animaties met één deelbare link.
• RSVP-tracking laat per gast zien of de komst is bevestigd.
• Een gratis account bevat de eerste digitale uitnodiging zonder kosten.

Bekijk de beschikbare themasjablonen voor uw evenement.

Waarom een digitale uitnodiging past bij een zakelijk evenement

Een digitale uitnodiging bereikt uw team sneller en is overzichtelijker dan tientallen losse e-mails.

Bij een personeelsfeest, klantdag of teamuitje moet u veel mensen tegelijk bereiken. Een papieren kaart kost tijd en geld, en een gewone e-mail verdwijnt snel tussen de rest van de inbox.

U maakt de uitnodiging in de editor van onze dienst, met een thema en uw eigen tekst. Het resultaat ziet er verzorgd uit en blijft makkelijk terug te vinden op telefoon en computer.

Ook klanten en leveranciers kunnen de link op hun eigen moment openen. Een klant of leverancier opent de link op zijn eigen moment, en u hoeft niet te wachten op een antwoord per post.

Wijzigt er iets, zoals een andere zaal of een later begintijdstip? Dan past u de tekst aan en deelt u de bijgewerkte versie. Uw gasten zien meteen de juiste informatie.

Stap 1: kies een thema en vul de details in

Kies een thema dat bij uw bedrijf past en vul daarna alle praktische gegevens in.

Bekijk de beschikbare themasjablonen voor uw evenement. Kies kleuren en stijl die aansluiten bij uw huisstijl, zodat de uitnodiging herkenbaar blijft voor uw relaties en collega's.

Vul daarna de belangrijkste gegevens in. Controleer of ze compleet zijn:

• de naam van het evenement en van de organisatie
• datum, begintijd en eindtijd
• het adres, met kaart zodat gasten de weg vinden
• een korte toelichting over de dresscode of het programma

Stap 2: verstuur één link naar het hele team

Eén deelbare link is genoeg om alle genodigden te bereiken, zonder voor elke collega een apart bestand te maken.

Na het opslaan krijgt u een persoonlijke link. Deel die via e-mail, het teamkanaal of het intranet. U hoeft dus niet voor elke collega een aparte uitnodiging te maken.

Voeg een korte begeleidende zin toe, zoals wij hopen u op het bedrijfsfeest te zien. Ontvangers weten dan direct waarom ze de link openen.

Controleer voor het versturen of de link werkt op telefoon en computer. Open hem zelf eerst, zodat u zeker weet dat de tekst en de afbeeldingen goed zichtbaar zijn.

Stap 3: volg de RSVP's en plan de bezetting

Met RSVP-tracking ziet u per gast of de komst is bevestigd, zodat u het aantal deelnemers goed kunt plannen.

Elke gast bevestigt de komst via de uitnodiging. U ziet daarna in één overzicht wie komt, wie niet kan en wie nog niet heeft gereageerd.

• Stem catering en zaalindeling af op de bevestigde aantallen
• stuur een herinnering naar wie nog niet heeft gereageerd
• bewaar een kleine marge voor last-minute afmeldingen

Bekijk het overzicht vlak voor de deadline opnieuw. Zo ziet u welke aantallen nog kunnen veranderen en kunt u de cateraar tijdig informeren.

Animatie, aftelling en routekaart in één uitnodiging

Animaties, een aftelklok en een kaart maken de uitnodiging levendig en praktisch in gebruik.

De animaties trekken de aandacht zodra de gast de uitnodiging opent. Een aftelklok laat zien hoeveel tijd er nog is tot het evenement, en de kaart wijst de route naar de locatie.

U kunt ook achtergrondmuziek toevoegen. Kies die bewust: een rustig nummer past bij een zakelijk diner, een vrolijker nummer bij een teamfeest.

Test de uitnodiging ook op een telefoon. Veel gasten openen hun e-mail onderweg, en de animatie moet ook daar prettig werken.

Plan de voorbereiding met de planner

De planner helpt u de voorbereiding in de juiste volgorde te houden, van versturen tot de dag zelf.

Zet de verzenddatum, de herinnering en de deadline voor RSVP's in de planner. Zo blijft de voorbereiding overzichtelijk, ook in een drukke werkweek.

1. verstuur de uitnodiging ruim op tijd
2. stuur één herinnering vlak voor de deadline
3. controleer de bevestigingen de dag ervoor

U maakt uw uitnodiging in onze digitale uitnodiging voor bedrijfsevenementen.