Tekst uitnodiging diploma-uitreiking: voorbeeld en tips

Wie een tekst voor de diploma-uitreiking zoekt, wil meestal drie dingen: duidelijke gegevens, een warme toon en een tekst die snel te lezen is. Een goede uitnodiging vertelt in een paar zinnen wie er wordt gevierd, wanneer en waar de viering plaatsvindt, en hoe gasten kunnen reageren.

• Een uitnodiging bevat minimaal de datum, de tijd, het adres en een reactiemogelijkheid voor de gasten.
• Een korte, persoonlijke openingszin maakt de uitnodiging warmer dan een lange opsomming van feiten.
• Een digitale uitnodiging met één link maakt het bijhouden van aanwezigheid aanzienlijk eenvoudiger.

Er zijn mooie thema's om uit te kiezen, zodat de uitnodiging past bij de sfeer van de viering.

Welke gegevens horen in de uitnodiging?

Een uitnodiging voor een diploma-uitreiking moet in één keer te lezen zijn, dus neem alleen de gegevens op die gasten echt nodig hebben.

Begin met de naam van de afgestudeerde, de opleiding en het niveau van het diploma. Gasten die u niet dagelijks spreekt, moeten direct herkennen om welke viering het gaat. Daarna volgen de praktische zaken die bepalen of zij kunnen komen.

• Datum en begintijd van de uitreiking
• Locatie met adres en eventueel de ingang
• Het moment waarop de receptie of het feest begint
• Een duidelijke reactietermijn

Schrijf de datum voluit, bijvoorbeeld zaterdagmiddag in juni. Een datum met cijfers is korter, maar voluit is duidelijker voor oudere gasten die snel naar de kern zoeken.

Een warme openingszin schrijven

De openingszin noemt de afgestudeerde bij naam en laat zien dat u trots bent op het bereikte resultaat.

Gasten lezen de eerste regel het zorgvuldigst. Een zin als 'Wij nodigen u uit voor de diploma-uitreiking van onze dochter' is correct, maar voelt afstandelijk. Een zin die de persoon zelf noemt, werkt vaak beter, zeker als het om een familielid of goede vriend gaat.

Kort en concreet is het sterkst. Houd de openingszin onder de twintig woorden, zodat de rest van de tekst ook gelezen wordt. Gebruik geen lange bijzinnen, want die verliezen de lezer halverwege de zin.

Voorbeeld van een tekst uitnodiging diploma-uitreiking

Onderstaande tekst is kort, persoonlijk en bevat de belangrijkste praktische gegevens, zodat u hem direct kunt aanpassen aan uw eigen situatie.

Lieve familie en vrienden, met trots nodigen wij u uit voor de diploma-uitreiking van Sanne. Zij heeft haar opleiding succesvol afgerond en dat vieren wij graag met u. Kom gerust langs op zaterdagmiddag om [begintijd].

Na de uitreiking is er een borrel in dezelfde zaal, met ruimte voor een hapje en een drankje. Wilt u weten waar het is? Het adres en de route staan op de kaart in deze uitnodiging. Laat ons weten of u komt, dan kunnen wij het eten en de drankjes goed afstemmen.

Met warme groet, Sanne en het gezin.

Formeel of persoonlijk: kies de toon

De toon hangt af van de relatie met de gasten, maar een warme toon werkt bij bijna elke viering.

Bij een school- of universiteitsviering met veel onbekende gasten past een zakelijke toon beter. Bij familie en vrienden voelt een persoonlijke toon natuurlijker aan. Beide kunnen goed zijn, zolang de toon past bij wie de uitnodiging leest.

• Formeel: gebruik u, volledige namen en een nette aanhef.
• Persoonlijk: gebruik je of jullie, een korte aanhef en een eigen woord.
• Gemengd: formeel in de kop, warm in de tekst eronder.

Lees de tekst hardop voor. Als een zin in uw mond onnatuurlijk klinkt, is hij te lang of te stijf geschreven. Schrap dan woorden die u zelf niet zou zeggen.

Een digitale uitnodiging versturen

Met een digitale uitnodiging stuurt u één link en ziet u direct wie aanwezig komt.

Een digitale uitnodiging is handig als de gastenlijst lang is of gasten verspreid wonen. U plaatst de tekst op een pagina, voegt de foto en het programma toe en deelt de link via een bericht of e-mail. Dat scheelt postzegels en het bijhouden van reacties in een spreadsheet.

Met onlivita maakt u een animatiepagina met tekst, foto en kaart. Er zijn mooie thema's om uit te kiezen, zodat de uitnodiging past bij de sfeer van de viering. Het maken van een account is gratis en de eerste uitnodiging is ook gratis.

• Een animatiepagina met de tekst en foto van de afgestudeerde
• Een kaart met het adres en een routelink
• Een RSVP-functie die de aanwezigheid bijhoudt
• Een aftelling tot het moment van de uitreiking

Fouten die u vóór het versturen kunt voorkomen

De meeste fouten in een uitnodiging zijn te voorkomen door de tekst na het schrijven nog eens na te lopen op volledigheid.

Een uitnodiging wordt vaak in haast geschreven. Controleer daarom de belangrijkste punten voordat u verstuurt.

• Een verkeerde spelling van de naam van de afgestudeerde.
• Een ontbrekende tijd of een onduidelijk adres.
• Een te lange tekst waar niemand tot het eind leest.
• Geen reactietermijn, waardoor u niet weet hoeveel gasten er komen.

Laat de tekst door iemand anders lezen. Een tweede lezer ziet fouten die u na lang schrijven niet meer ziet. Zet de datum ook in de agenda van de ontvangers, zodat zij er niet naast zitten.

Met onlivita maakt u de uitnodiging in een paar minuten.