Uitnodiging bedrijfsfeest maken met een strakke lay-out

De uitnodiging is het eerste contact dat uw team met het bedrijfsfeest heeft: ze laat zien wanneer, waar en hoe het feest is, en of collega's zich aanmelden. Wie de uitnodiging voor het feest goed wil aanpakken, zet de belangrijkste informatie bovenaan, kiest een rustige lay-out en houdt de reactie simpel. Hieronder komen de tekst, de opmaak en de verzending aan bod, met de fouten die het vaakst opduiken.

• Een digitale uitnodiging met één link is makkelijk te delen via elk bericht.
• RSVP-tracking laat zien wie komt, zodat u catering en locatie beter plant.
• Het lidmaatschap is gratis en de eerste uitnodiging is ook gratis.

Bekijk de beschikbare thema's en sjablonen voor een lay-out die bij uw bedrijf past.

Wat een goede uitnodiging bedrijfsfeest bevat

Datum, begintijd, adres, dresscode en een reactietermijn horen er altijd in; ontbreekt één van die vijf, dan vragen collega's er later naar.

Voordat u over kleuren en lettertypen nadenkt, moet de tekst kloppen. Collega's willen in één blik zien wanneer het feest is, waar het plaatsvindt en wat ze moeten aantrekken. Schrijf de informatie in een logische volgorde, met het belangrijkste bovenaan. Gebruik korte zinnen en vermijd lange alinea's.

• Datum en begintijd, met de eindtijd als die bekend is
• Locatie met adres en een korte aanwijzing voor parkeren
• Dresscode, zodat niemand twijfelt over de kleding
• Uiterste datum voor reactie, zodat u het aantal gasten kent

Zet de reactietermijn niet onderaan in kleine letters. Een duidelijke deadline voorkomt dat u tot de laatste dag wacht op antwoorden die nooit komen.

Lay-out kiezen: rust, volgorde en leesbaarheid

Een rustige lay-out met één titel, weinig kleuren en grote letters werkt op een telefoon het best.

Als uw team onderweg werkt, wordt de uitnodiging vaak op de telefoon geopend. Daarom begint de lay-out bij het scherm van een telefoon, niet bij een breed bureaublad. Kies een duidelijke titel, een hoofdbeeld en daaronder de praktische gegevens in een vaste volgorde.

Gebruik maximaal twee of drie kleuren. Een donkere tekst op een lichte achtergrond is het makkelijkst te lezen.

• Eén hoofdtitel die direct zegt om welk feest het gaat
• Een logische volgorde: wanneer, waar, wat en hoe reageren
• Knoppen of links die groot genoeg zijn om met een duim te raken

Ideeën voor de sfeer van het feest

Een thema, een passende muziekkeuze en een kaart met de route maken de uitnodiging persoonlijker.

Een bedrijfsfeest heeft vaak een eigen karakter. Een borrel met collega's op vrijdagmiddag vraagt om iets anders dan een jaarfeest met het hele team. Laat de uitnodiging dat karakter al tonen, voordat gasten het adres hebben gelezen.

• Een thema dat past bij de cultuur van uw bedrijf
• Een korte zin van de directie die de toon zet
• Een kaart of routebeschrijving voor gasten die van buiten komen
• Een muziekfragment als het feest daar om vraagt

Digitaal of op papier versturen

Een digitale uitnodiging met één link is sneller te versturen en makkelijker bij te houden dan papier.

Papier heeft zijn plaats bij formele diners, maar voor de meeste bedrijfsfeesten is een digitale uitnodiging praktischer. U verstuurt één link via e-mail, WhatsApp of het intranet. Wie de link later opnieuw zoekt, vindt hem zonder door een mailbox te scrollen.

Een digitale uitnodiging kan ook meer bevatten dan papier. Denk aan een aftelklok tot het feest, een kaart en een korte muziekkeuze. Zo ziet de ontvanger in één scherm alles wat hij nodig heeft.

• Eén link voor alle kanalen
• Wijzigingen in tijd of locatie zijn direct zichtbaar
• Geen kosten voor drukwerk of postzegels

RSVP-tracking en het overzicht van aanmeldingen

Met RSVP-tracking ziet u per gast wie komt, zodat catering en locatie beter aansluiten.

Bij een feest met veel gasten is het aantal antwoorden vaak lastiger te volgen dan de uitnodiging zelf. Zonder overzicht belt u de week ervoor nog rond. Met RSVP-tracking staat elke reactie op één plek, en ziet u wie heeft bevestigd, wie heeft afgezegd en wie nog niet heeft gereageerd.

Met onlivita stelt u zelf een geanimeerde uitnodiging samen, met één link, RSVP-tracking, aftelklok, kaart en muziek. U kiest een thema of sjabloon en past de tekst aan uw bedrijf aan. De eerste uitnodiging is gratis, dus u kunt het eerst proberen zonder kosten.

• Bevestigingen per gast in één overzicht
• Zicht op wie nog niet heeft gereageerd
• Definitief aantal gasten voor de catering

Fouten die een uitnodiging voor het bedrijfsfeest onleesbaar maken

De grootste fouten zijn een te late verzending, te veel tekst en een ontbrekende reactietermijn.

Veel uitnodigingen mislukken om eenvoudige redenen. De tekst is te lang, de datum staat verstopt in een zin en gasten weten niet hoe ze moeten reageren. Lees de uitnodiging daarom één keer na zoals een collega die hem voor het eerst ziet. Vraag jezelf af of de belangrijkste vragen binnen tien seconden beantwoord zijn.

Controleer ook de links. Een link die naar een verkeerde pagina leidt, kost meer vertrouwen dan een spelfout.

• Te veel tekst zonder duidelijke volgorde
• Een ontbrekende locatie of onduidelijk adres
• Geen reactietermijn of te late verzending
• Niet getest op telefoon en laptop

Met onlivita maakt u een digitale uitnodiging voor uw bedrijfsfeest in een paar minuten.