Uitnodiging feest hoe lang van tevoren versturen: zo plan je de termijn

Hoe lang van tevoren je een uitnodiging voor een feest verstuurt, bepaalt of gasten hun agenda op tijd vrijmaken. Te vroeg en de uitnodiging verdwijnt tussen de andere berichten. Te laat en mensen hebben al andere plannen. Hieronder vind je de termijnen per soort feest, de juiste RSVP-datum en een werkwijze die je rustig houdt.

• Een uitnodiging voor een verjaardag stuur je meestal twee tot drie weken vooraf.
• De RSVP-datum ligt doorgaans één tot twee weken voor het feest.
• Een digitale uitnodiging met RSVP-overzicht geeft je direct inzicht in de aanmeldingen.

Kies een thema dat bij de sfeer past in onze themaverzameling op onlivita.com.

Waarom de verzendtermijn zo belangrijk is

De verzendtermijn bepaalt of gasten de datum kunnen vrijhouden voordat ze andere afspraken maken.

Mensen plannen hun weekenden en avonden vaak ver vooruit. Een uitnodiging die laat binnenkomt, belandt bij veel gasten in de categorie misschien later. Dat geldt vooral voor vrienden die van buiten de stad komen en moeten reizen, boeken of een oppas regelen.

Ook het omgekeerde speelt. Een uitnodiging die al maanden vooraf komt, wordt snel vergeten. Mensen leggen hem weg en denken er pas aan als de datum dichterbij komt.

• Gasten met een lange reis hebben meer tijd nodig.
• Feesten op werkdagen vragen om een vroegere verzending.
• Vrienden met kinderen plannen vaak een oppas en hebben die tijd nodig.

Termijnen per soort feest

Een verjaardag, een housewarming en een etentje hebben elk een eigen termijn.

Een verjaardag met vrienden uit de buurt werkt goed met een uitnodiging van twee tot drie weken vooraf. Voor een housewarming volstaat vaak twee weken, omdat de gasten de locatie al kennen en de datum snel kunnen bevestigen. Een etentje in een restaurant vraagt om iets meer tijd, zodat de gasten hun avond kunnen vrijhouden en de tafel kan worden gereserveerd.

Grotere feesten hebben een langere voorbereiding nodig. Bij een bruiloft, een jubileum of een feest met overnachtingen verstuur je de eerste uitnodiging vaak meerdere maanden vooraf, en de definitieve uitnodiging daarna.

• Verjaardag met vrienden: twee tot drie weken.
• Housewarming: ongeveer twee weken.
• Etentje of diner: twee tot drie weken, met een reservering vooraf.
• Bruiloft of jubileum: meerdere maanden, met een save-the-date.

Zo kies je de RSVP-datum

Stel de RSVP-datum zo dat je nog één tot twee weken hebt om het aantal gasten door te geven.

De RSVP-datum is de laatste dag waarop gasten moeten antwoorden. Kies er een moment voor dat je nog voldoende tijd geeft om de catering, de drankjes en de zitplaatsen te regelen. Een datum vlak voor het feest is te krap, want dan kun je geen gasten meer bijplannen.

Schrijf de datum duidelijk in de tekst en laat gasten weten hoe ze kunnen antwoorden. Een RSVP-datum die alleen in een bijzin staat, wordt makkelijk gemist.

Digitaal of op papier versturen

Een digitale uitnodiging komt sneller aan en laat je de reacties direct zien.

Bij een papieren kaart tellen de posttijd, het schrijven en het adresseren mee. Een digitale uitnodiging gaat zonder porto naar iedereen, ook naar gasten in het buitenland.

Met een animatieve digitale uitnodiging op onlivita.com stuur je één link naar alle gasten. Je volgt de RSVP's in één overzicht en ziet meteen wie nog niet heeft geantwoord.

• Eén link voor alle gasten, zodat niemand iets hoeft te zoeken.
• Een overzicht van de aanmeldingen zonder losse berichten.
• Een kaart met de locatie, zodat gasten direct de route zien.

Een herinnering sturen zonder irritatie

Een korte herinnering een paar dagen voor de RSVP-datum werkt beter dan een lange tweede tekst.

Niet iedereen reageert op de eerste uitnodiging. Een herinnering helpt, maar alleen als die kort en vriendelijk blijft. Stuur hem enkele dagen voor de RSVP-datum, en alleen naar mensen die nog niet hebben gereageerd.

Schrijf in de herinnering de datum, de tijd en de link opnieuw. Gasten die haast hebben, kunnen zo direct antwoorden zonder de oorspronkelijke tekst terug te zoeken.

Thema en sfeer kiezen

Een thema dat bij de sfeer past, maakt de uitnodiging herkenbaar en zet de toon voor het feest.

De uitnodiging is de eerste indruk van je feest. Een verjaardag met kinderen vraagt om een speelse stijl, terwijl een etentje met collega's een rustiger ontwerp verdient. Kies daarom eerst de sfeer en pas daarna het ontwerp aan. Een te druk ontwerp leidt af van de belangrijkste informatie.

Kies een thema dat bij de sfeer past. Op onlivita.com vind je thema's en sjablonen voor verschillende soorten feesten, van kinderfeest tot etentje.

• Kies één sfeer, bijvoorbeeld speels voor een kinderfeest of rustig voor een etentje, en houd die aan in kleur en lettertype.
• Zet de datum, tijd en locatie bovenaan, niet onderaan.
• Voeg een korte zin toe over wat gasten kunnen verwachten.

Met een animatieve digitale uitnodiging op onlivita.com stuur je één link naar alle gasten.