Cyfrowe zaproszenie z kodem QR i RSVP dla organizatorów wydarzeń

E-zaproszenie to elektroniczna karta wydarzenia, którą gość otwiera na telefonie. Jeden link prowadzi go do strony z datą, miejscem i formularzem potwierdzenia. Dla organizatorów to prosty sposób, by wysłać jedno zaproszenie i od razu wiedzieć, kto przyjdzie.

• Jeden link może zastąpić wiele osobnych wiadomości z zaproszeniem.
• Zaproszenie zawiera datę, miejsce, mapę i formularz potwierdzenia obecności.
• Odpowiedzi RSVP zbierają się w jednym miejscu dla organizatora.

Gotowe szablony zaproszeń pomagają ustawić wygląd w kilka minut.

Czym jest cyfrowe zaproszenie z kodem QR i RSVP?

Jest to animowana wiadomość w sieci, która łączy informacje o wydarzeniu, kod QR i pole do potwierdzenia obecności.

Papierowa karta wymaga druku, kopert i czasu na rozesłanie. Cyfrowa wersja działa inaczej. Gość dostaje link albo kod, otwiera go w przeglądarce i widzi wszystko w jednym miejscu.

Kod QR warto umieścić na zaproszeniu drukowanym lub na ekranie przy wejściu. Skanowanie prowadzi wprost do strony wydarzenia. RSVP to skrót od francuskiego zwrotu oznaczającego prośbę o odpowiedź. Gość klika, czy przyjdzie, a Wy widzicie listę potwierdzeń.

Dla firm ważne jest też to, że zaproszenie może wyglądać spójnie z identyfikacją marki. Kolory, układ i muzykę dobieracie tak, by pasowały do charakteru spotkania.

Warto też pamiętać, że cyfrowe zaproszenie nie zastępuje rozmowy z bliskimi. Może jednak uprościć formalności, a Wy zyskujecie czas na przygotowanie samego wydarzenia, czyli menu, miejsc i programu.

Dlaczego organizatorzy wybierają e-zaproszenia?

Bo jeden link dociera do wielu osób szybko, a odpowiedzi zbierają się w jednym miejscu.

Organizator firmowej konferencji, wesela czy spotkania z klientami zwykle ma długą listę gości. Ręczne obdzwanianie zajmuje dni. Dlatego szukają rozwiązania, w którym większość spraw załatwia się online.

• Jeden link wysyłacie w wiadomości, komunikatorze lub mailu.
• Goście potwierdzają obecność w kilka kliknięć.
• Zmianę godziny albo adresu aktualizujecie w jednym miejscu.
• Zaproszenie może zawierać mapę, odliczanie i muzykę.

Taka forma oszczędza czas, a gość od razu widzi wszystkie informacje na telefonie.

Link zostaje w wiadomości, więc gość może wrócić do zaproszenia później, na przykład w dniu wydarzenia, i sprawdzić adres bez szukania starej wiadomości w skrzynce.

Jak kod QR pomaga przy wejściu na wydarzenie?

Kod QR pozwala gościowi przejść od razu do zaproszenia, bez wpisywania adresu.

Kod możecie dodać do zaproszenia na ekranie, na plakacie przy wejściu albo na wizytówce. Gość skanuje go telefonem i trafia na stronę z programem dnia.

Dobrze to działa, gdy na miejscu jest wiele osób, a część z nich nie pamięta linku. Kod pomaga w kilka sekund. Sprawdźcie też, czy ekran telefonu jest czytelny przy jasnym świetle.

• Umieśćcie kod tam, gdzie goście łatwo go zobaczą.
• Przetestujcie skanowanie na kilku różnych telefonach.

Kod można też wydrukować na niewielkiej karcie przy stoliku powitalnym. Goście, którzy przyszli bez telefonu z linkiem, dostaną ten sam program w kilka sekund, a obsługa nie będzie musiała tłumaczyć wszystkiego od nowa.

Jak działa RSVP w cyfrowym zaproszeniu?

RSVP zapisuje odpowiedzi gości, dzięki czemu wiecie, ile osób przyjdzie.

Każdy gość wybiera, czy przyjdzie, i może podać liczbę osób towarzyszących. Wy widzicie zestawienie w jednym miejscu, bez przeglądania skrzynki z wiadomościami.

• Ustalcie termin odpowiedzi z wyprzedzeniem.
• Przypominajcie tylko tym, którzy jeszcze nie odpowiedzieli.
• Na podstawie listy planujcie catering i miejsca siedzące.

Przy większej liczbie gości warto zapisywać też uwagi, na przykład dietę albo potrzeby dostępności.

Odpowiedzi warto sprawdzać regularnie, najlepiej co kilka dni. Dzięki temu widzicie tendencję i wiecie, czy trzeba przygotować większą salę albo dodatkowe miejsca przy stołach.

Jak rozesłać zaproszenie jednym linkiem?

Wystarczy skopiować jeden adres i wysłać go wszystkim odbiorcom, bez dzielenia na osobne wiadomości.

Najprostszy scenariusz wygląda tak: przygotowujecie zaproszenie, wybieracie szablon i muzykę, a następnie kopiujecie link. Ten sam adres możecie wkleić w mailu, w grupie i w SMS-ie.

1. Wybierzcie motyw z biblioteki szablonów.
2. Dodajcie datę, miejsce i mapę dojazdu.
3. Ustawcie odliczanie do wydarzenia.
4. Wyślijcie link i zbierajcie odpowiedzi.

Jeśli goście są z różnych krajów, wybierzcie odpowiedni język. Interfejs jest dostępny w wielu językach, więc każdy widzi zaproszenie czytelnie.

Przed wysyłką poproście kogoś z zespołu lub bliską osobę o sprawdzenie linku. Druga para oczu szybko wyłapie literówkę w godzinie albo martwy adres, a to zdarza się częściej, niż się wydaje.

Kiedy warto zacząć przygotowania?

Najlepiej zacząć wtedy, gdy znacie datę i wstępną listę gości, a termin potwierdzeń jest ustalony.

Zaproszenie możecie przygotować wcześniej i zaplanować wysyłkę na późniejszy dzień. Planer pomaga rozpisać zadania, żeby niczego nie pominąć.

Zostawcie czas na poprawki po pierwszej wersji. Podgląd na telefonie pokaże, jak zaproszenie wygląda dla gościa, zanim trafi do całej listy.

Dobrze jest też ustalić, kto odpowiada na pytania gości. Jedna osoba z danymi kontaktowymi w zaproszeniu oszczędza czas wszystkim, a goście wiedzą, do kogo napisać, gdy coś się zmieni.

Jeśli chcecie przygotować cyfrowe zaproszenie z kodem QR, zacznijcie od wyboru szablonu w Onlivita.