Oficjalne zaproszenie na konferencję, galę i jubileusz: forma i protokół

Transkrypcja wideo

Oficjalne zaproszenie to pisemna prośba skierowana do konkretnej osoby lub instytucji, wysłana z wyprzedzeniem. Pokażemy, jak je przygotować, by goście wiedzieli, kto zaprasza.

Zwykła wiadomość mówi „przyjdźcie”. Oficjalne zaproszenie wskazuje nadawcę, adresata i charakter wydarzenia. Nadawcą bywa rektor, prezes albo rodzina jubilata. Podpis ma znaczenie, bo pokazuje odpowiedzialność organizatora.

Dobre zaproszenie zaczyna się od nadawcy, a potem podaje wydarzenie, termin i miejsce. Gość czyta je zwykle raz i szybko, więc każda linijka powinna być krótka. Zaproszenie do adresata z zagranicy powinno wyjść wcześniej. Krótka informacja o programie pomaga gościom ułożyć dzień.

Protokół określa, jak zwracać się do gości, a błędy w tytułach są zauważane najbardziej. Sprawdźcie pisownię imienia, nazwiska i tytułu naukowego, a w nagłówku użyjcie formy „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie”. Przy małżeństwach zapraszajcie oboje, z nazwiskami w jednym wierszu.

Druk zachowuje powagę uroczystości, a wersja cyfrowa jest łatwiejsza do rozesłania. Animowane zaproszenie na onlivita zawiera mapę, odliczanie i formularz potwierdzenia. Hybrydowa wersja łączy druk dla najważniejszych gości z linkiem dla reszty.

Jeśli chcecie, przygotujcie animowane zaproszenie na onlivita, z mapą, odliczaniem i potwierdzeniem obecności.