Convite virtual com confirmação de presença: como saber quem vai ao evento

Convite com confirmação de presença é o convite digital em que cada convidado diz se vai ao evento. Com um convite de confirmação de presença, cada convidado responde pelo mesmo link e você vê todas as respostas num só lugar. Sem cruzar WhatsApp, ligações e listas de papel, você tem tudo num painel só. Neste texto explicamos o que esse recurso resolve, como montar o convite e como acompanhar as respostas sem perder nenhuma.

• Um só link serve para toda a lista, e as respostas de cada convidado caem no mesmo painel.
• O convite virtual pode ter contagem regressiva, mapa e música para o evento.
• O primeiro convite é gratuito para quem cria uma conta no onlivita.

Se quiser comparar opções visuais, veja os temas de convite disponíveis e escolha o que combina com a sua ocasião.

Quantas pessoas vão de fato ao evento

A confirmação de presença mostra, para cada convidado, se ele vai ou não ao evento.

Quando você envia um convite comum, não sabe quem leu, quem pretende ir e quem simplesmente ignorou. Com a confirmação de presença no próprio convite, cada pessoa escolhe uma resposta e você recebe a informação na hora. Na prática, o número de cadeiras, mesas e lembrancinhas deixa de ser chute, porque sai direto da lista de respostas.

• Você sabe quantas cadeiras e mesas providenciar sem precisar estimar.
• O painel mostra quem ainda não respondeu, para que você lembre essas pessoas por conta própria.
• Ninguém precisa ser perguntado de novo em cinco conversas diferentes.

Para quem recebe o convite, a resposta também fica mais simples. Basta tocar em uma opção e o assunto está resolvido.

Um link para toda a lista

Um único link de convite reúne o convite, os dados do evento e a resposta de cada pessoa.

O convite virtual da onlivita gera um link próprio. Você envia esse link pelo canal que preferir, e cada convidado abre a mesma página animada. Não é preciso criar um convite diferente para cada pessoa, nem montar arquivos separados para grupos de família, amigos e colegas de trabalho.

As respostas voltam para o seu painel, ligadas ao mesmo convite. Assim, a lista fica completa mesmo quando há dezenas de convidados e várias pessoas respondem ao mesmo tempo.

Do rascunho ao link publicado

Você cria o convite escolhendo um tema, preenchendo os dados do evento e publicando o link.

O processo é direto: você preenche os dados na tela, sem precisar de conhecimento de programação. A ordem abaixo pode ser repetida sempre que você organizar um novo evento, trocando apenas os dados e, se quiser, o tema. Assim cada convite segue o mesmo caminho, sem começar do zero.

• Escolha um tema ou modelo que combine com a ocasião.
• Preencha nomes, data, horário e endereço do evento.
• Ative a confirmação de presença para receber as respostas.
• Copie o link e envie para os convidados.

Antes de enviar, abra o link no celular e confira se os dados aparecem corretamente. Leia o texto em voz alta, verifique a data e o horário e só depois mande para a lista completa.

Contagem regressiva, mapa e música

Esses recursos entregam as informações do evento sem a necessidade de mensagens extras.

Um convite com contagem regressiva mostra quanto tempo falta para o evento, o que cria expectativa sem exigir nada do convidado. O mapa leva a pessoa até o local sem que ela precise pedir o endereço por mensagem. A música, quando escolhida com cuidado, ajuda a criar o clima da festa logo na abertura.

Use esses recursos com moderação. Quanto menos telas o convidado precisar passar, mais simples fica a resposta.

Como enviar o link e acompanhar as respostas

Envie o link pelo canal que seus convidados usam e confira o painel de respostas com frequência.

O convidado pode abrir o link no celular ou no computador, então vale testá-lo antes do envio geral. Uma mensagem curta, escrita por você, deixa claro do que se trata e de que forma a resposta deve ser dada.

Confira o painel de respostas uma vez por semana e lembre apenas quem ainda não respondeu. Assim você evita mensagens repetidas para quem já confirmou e mantém o relacionamento com os convidados em bom tom.

• Envie o link primeiro para duas ou três pessoas próximas e veja se abre bem.
• Veja no painel quais convidados já responderam e quais ainda faltam.
• Mande lembrete só para quem ainda está sem resposta.

Quando ajustar a lista de convidados

Você pode acompanhar mudanças de última hora e chamar quem ainda não confirmou antes da data.

Mudanças de última hora são comuns em qualquer evento. Se a situação de alguém mudar, acompanhe a nova informação no painel e ajuste a organização do local, da comida e das mesas. A lista continua organizada e serve de base para as decisões finais.

Vale definir uma data limite para as respostas e comunicá-la no próprio convite. Depois dessa data, você já sabe com quantas pessoas pode contar e pode fechar os preparativos com segurança.

• Revise as respostas algumas semanas antes do evento.
• Confirme com quem não respondeu até a data limite.

Para começar, crie um convite virtual com confirmação de presença e envie o link para os seus convidados.