Cum organizați inaugurarea unui magazin: plan pas cu pas

Inaugurarea unui magazin reunește mai multe lucruri în același timp: invitații, produse, personal, muzică, deplasarea oaspeților și o zi în care totul trebuie să funcționeze fără greș. Dacă împărțiți pregătirile pe etape, evitați agitația de ultimul moment. Mai jos aveți un plan care poate fi adaptat la orice tip de magazin, de la o boutique mică până la un spațiu cu mai multe rafturi și o zonă de servire.

• Stabilirea datei, bugetului și responsabilului cu o lună sau mai multe înainte evită majoritatea grabei de ultimul moment.
• Invitațiile digitale cu confirmare ajută la estimarea numărului de oaspeți fără liste pe hârtie.
• Un mesaj de mulțumire după eveniment păstrează legătura cu oaspeții și pregătește următoarea ocazie.

Dacă organizați mai multe etape deodată, un planificator vă ajută să nu pierdeți niciun termen.

Cu trei luni înainte: stabilirea evenimentului

Stabiliți data, bugetul și persoana care răspunde de inaugurare înainte de orice altă decizie.

Prima etapă este cea mai importantă, pentru că toate celelalte decizii depind de ea. Alegeți o zi în care publicul țintă poate veni, evitând sărbătorile sau evenimentele mari din oraș. Stabiliți bugetul pentru invitații, decor, mâncare sau băuturi și pentru un eventual cadou de bun venit.

• Data și intervalul orar de deschidere.
• Bugetul total și împărțirea lui pe categorii.
• Un responsabil care coordonează tot programul.

Începeți și lista de furnizori. Cereți oferte din timp, pentru că termenele de livrare se întind mai ales în perioadele aglomerate.

Cu o lună înainte: invitațiile și comunicarea

Invitațiile se trimit cu cel puțin patru săptămâni înainte, iar textul trebuie să conțină data, adresa și motivul vizitei.

În această perioadă, pregătiți lista de oaspeți și textele pentru fiecare grup. Din invitația digitală cu hartă și buton de confirmare aflați din timp câți oaspeți vin. Puteți urmări confirmările direct în onlivita, fără să țineți evidența pe hârtie.

• Clienții fideli, partenerii și vecinii, cu un telefon sau e-mail pentru fiecare.
• Textele pregătite pentru fiecare grup.
• O postare pe rețelele sociale cu o fotografie a locului.

Verificați și autorizațiile, dacă afișați ceva în exteriorul magazinului sau dacă folosiți spațiul public pentru o mică degustare.

Cu o săptămână înainte: spațiul și echipa

Ultima săptămână se folosește pentru pregătirea spațiului, instruirea echipei și testarea tuturor echipamentelor.

Verificați iluminatul, curățenia, aranjarea produselor și traseul pe care îl urmează oaspeții. Un spațiu curat și bine aranjat se vede de pe stradă, iar un traseu clar până la casă evită ca oaspeții să stea nesiguri la intrare. Stabiliți cine întâmpină oaspeții, cine răspunde la întrebări și cine se ocupă de casă.

Testați muzica, sistemul de plată și internetul. Este mai bine să descoperiți o problemă cu o săptămână înainte decât în mijlocul evenimentului. Pregătiți și o listă de rezerve, cu becuri, prize prelungitoare, pahare, cartelele de preț și un set de rezervă pentru casă. Când o asemenea listă este verificată din timp, nicio mică lipsă nu mai devine o problemă mare în ziua deschiderii.

În ziua deschiderii: primele ore

În primele ore, atenția trebuie să fie pe oameni, nu pe detalii tehnice, iar personalul trebuie să știe ce are de făcut.

Sosiți cu cel puțin o oră înainte, ca să verificați totul o ultimă dată. Un mesaj scurt către echipă, cu rolurile și ora de start, evită confuziile. În momentul în care se deschid ușile, un membru al echipei trebuie să stea la intrare și să salute fiecare oaspete.

• Un reper clar pentru intrare, vizibil de pe stradă.
• Un mic cadou sau o degustare pentru primii sosiți.
• Un loc în care oaspeții pot lăsa datele de contact, dacă doresc.

După eveniment: ce urmărești și ce faci mai departe

După inaugurare, trimiteți un mesaj scurt de mulțumire și notați ce a funcționat, pentru următoarea ocazie.

A doua zi, trimiteți un mesaj de mulțumire celor care au venit și celor care au confirmat, dar nu au putut ajunge. Acest gest construiește relația și vă aduce încă o șansă de a vorbi cu ei.

Notați ce oaspeți au întrebat cel mai des, ce produse au atras atenția și ce a durat mai mult decât ați estimat. Aceste notițe vă vor ajuta să planificați următorul eveniment cu mai puțin efort. Comparați numărul de confirmări cu numărul de persoane care au venit efectiv și reținați diferența. Dacă ea este mare, schimbați în data viitoare ora sau canalul de comunicare, nu doar textul. Notați și câte persoane au plecat devreme, pentru că ora de final afectează direct programul următoarei întâlniri.

O invitație digitală cu harta și butonul de confirmare vă ajută să știți din timp câte persoane vin.