Cum organizezi petrecerea de Crăciun a firmei, pas cu pas

Ce decizii trebuie luate primele, ca petrecerea de sfârșit de an să nu piardă săptămâni în discuții? Răspunsul începe cu o listă scurtă de decizii: buget, dată, loc, program și invitație. Odată ce acestea sunt luate în ordinea corectă, restul pregătirilor se leagă singur. Mai jos găsești etapele în ordinea în care se parcurg de obicei și greșelile care apar cel mai des la prima petrecere de firmă.

• Stabilirea bugetului și a numărului de participanți înainte de alegerea locului evită cele mai multe ajustări de ultim moment.
• Un responsabil principal pentru fiecare zonă de organizare reduce dublările și informațiile pierdute.
• Întrebările despre diete trimise din timp scad riscul de probleme la serviciul mesei.

Alege apoi una dintre teme de invitație care se potrivește stilului firmei și atmosferei serii.

Stabilește bugetul și numărul de participanți

Bugetul și numărul de participanți trebuie fixate înainte de orice altă decizie.

Fără un număr estimat de participanți, nu poți alege locul, meniul sau programul. Începe cu lista de angajați și cu cei care vin cu familia, apoi împarte bugetul pe categorii, nu pe impresii.

Împarte bugetul pe trei zone principale. Fiecare zonă are o pondere care trebuie stabilită de conducere înainte de a căuta oferte.

• Locația și sala, inclusiv decorurile de bază
• Mâncarea și băuturile, cu opțiuni vegetariene
• Activitățile, cadourile și transportul, dacă este necesar

Păstrează o rezervă mică pentru imprevizibil. Depășirile apar de obicei din detalii care nu au fost trecute pe listă, de exemplu transportul sau decorurile adăugate în ultimul moment.

Alege data și programul

Data trebuie aleasă cu grijă, ca cei mai mulți angajați să poată participa fără conflicte.

Petrecerea de sfârșit de an se suprapune adesea cu termene de predare, inventarii și concedii. Verifică agenda firmei și evită zilele cu cele mai multe deplasări. Dacă echipa este răspândită în mai multe orașe, o seară de joi sau de vineri se poate verifica rapid în calendarul fiecărui departament.

• Verifică sărbătorile și programul de lucru al fiecărui departament
• Stabilește ora de început și ora de final
• Prevezi un moment oficial, scurt, și apoi timp liber

Programul scris pe scurt ajută oamenii să își planifice seara. Un program clar scade întrebările care ajung la organizator.

Alege locul potrivit

Locul trebuie să încapă confortabil toți invitații și să aibă acces ușor cu transportul.

Un loc prea mic obligă oamenii să stea strâns, iar unul prea mare pare gol chiar și cu multă lume. Cere de la fiecare locație un plan cu numărul de mese, spațiul pentru dans sau pentru prezentări și locurile de parcare.

Verifică și accesul pentru persoanele cu mobilitate redusă, ieșirile de urgență și ce se întâmplă dacă vremea se schimbă. Un plan B pentru spațiul din interior este util chiar dacă petrecerea este gândită în aer liber.

• Capacitatea pentru numărul real de confirmări
• Transport sau parcare suficientă
• Acces facil și loc pentru bagaje sau haine

Organizează meniul și băuturile

Meniul trebuie să acopere diferitele cerințe alimentare fără să devină complicat de servit.

Înainte de a alege meniul, întreabă echipa dacă există persoane cu alergii sau diete speciale. Întreabă din timp despre alergii, regim vegetarian sau restricții religioase. Răspunsurile trebuie să ajungă la bucătărie cu câteva zile înainte, nu în seara evenimentului.

Un meniu simplu, cu două feluri principale și o opțiune vegetariană clar marcată, este ușor de servit și de explicat la masă. Băuturile fără alcool trebuie să fie la fel de ușor de găsit ca cele cu alcool.

• Lista de alergii și diete, confirmată cu fiecare angajat
• Băuturi fără alcool vizibile și accesibile
• Un responsabil care urmărește serviciul la masă

Trimite invitația și urmărește răspunsurile

Invitația trebuie să conțină toate detaliile și un termen clar de confirmare.

Invitația este momentul în care oamenii decid dacă vin. Scrie în ea numele firmei, data, ora, adresa, dress code-ul și până când trebuie să confirme. Două-trei paragrafe scurte sunt de obicei suficiente: ce se întâmplă, când, unde și până când trebuie confirmat.

Poți trimite invitația cu un singur link, astfel încât fiecare răspuns să ajungă într-o singură listă. Așa știi mereu câți confirmă și câți trebuie reamintiți.

• Termenul de confirmare trimis cu cel puțin două săptămâni înainte
• O singură reamintire pentru cei care nu au răspuns
• Lista finală trimisă locației cu o zi înainte

Greșelile care se repetă la prima petrecere

Cele mai multe probleme apar din lipsa unei persoane responsabile și din decizii luate prea târziu.

Prima greșeală este organizarea de către prea multe persoane deodată, fără un coordonator. Stabilește un responsabil principal și unul pentru fiecare zonă: mâncare, program, transport. Așa nu se dublează cheltuielile și nu se pierd informații.

A doua greșeală este amânarea deciziilor. Locul, meniul și programul trebuie fixate cu cel puțin câteva săptămâni înainte, altfel alegerile se fac sub presiune și cu oferte mai slabe.

Pentru partea de invitație, poți crea o invitație digitală cu toate detaliile și un singur link de confirmare.