28 May tədbirinə dəvət necə hazırlanır: hər mərhələnin qısa planı

28 May tədbirinə dəvət necə hazırlanır, sualına cavab vermək üçün işi mərhələlərə bölmək lazımdır. Dəvətin gecikməsi, qonaq siyahısının dağınıq olması və cavabların itməsi əsasən hazırlığın sırasız aparılmasından yaranır. Bu yazıda tədbirdən bir neçə həftə əvvəldən başlayaraq, son göndərməyə qədər olan işi addım-addım izah edirik.

• Dəvəti yazmazdan əvvəl tədbirin çərçivəsini və qonaq siyahısını aydınlaşdırmaq hazırlığı sadələşdirir.
• Dəvət üç mərhələyə bölündükdə cavablar tədbirdən əvvəl daha tez toplanır.
• Qonaq siyahısında əlaqə yolu və qrup qeyd olunduqda göndərmə səhvləri azalır.

Dəvət üslubunu tədbirə uyğun seçmək üçün hazır şablonlar da kömək edir.

Tədbirin çərçivəsini əvvəldən müəyyən edin

Dəvəti yazmazdan əvvəl tədbirin nə olduğunu, kimlərin gələcəyini və nə qədər vaxt çəkəcəyini bilmək lazımdır.

Hazırlığa başlamazdan əvvəl üç sual cavablandırılmalıdır: tədbir nə üçündür, kimlər dəvət olunur və hansı formatda keçiriləcək? Rəsmi konfrans ilə ailə axşamı eyni dəvət mətni ilə yazıla bilməz. Çərçivə aydın olduqda sonrakı qərarlar asanlaşır.

Məkan və tarix də bu mərhələdə seçilməlidir. Eyni gün başqa tədbirlərin olub-olmadığını yoxlayın və ünvanın əlçatan olduğuna əmin olun.

Məkanın tutumunu da bu mərhələdə müəyyən edin. Çox kiçik bir salona çox qonaq dəvət etmək həm qonaqları, həm də təşkilatçını çətinliyə salır. Tutum məlumatını dəvət mətninə yazmaq lazım deyil, amma daxili siyahıda qeyd etmək işi asanlaşdırır.

İkinci addım: qonaq siyahısını hazırlayın

Qonaq siyahısı qruplara bölünmüş və adları düzgün yazılmış olmalıdır ki, dəvət hər kəsə çatsın.

Siyahını bir cədvəldə saxlayın. Hər sətirdə ad, əlaqə yolu və dəvət qrupu yazılsın. Bu, göndərmə zamanı heç kimin unudulmamasını təmin edir.

• Ad və soyad, düzgün yazılış ilə
• Əlaqə yolu: telefon və ya elektron poçt
• Qrup: rəsmi, ailə, dost, iş yoldaşı
• Cavab statusu: gözlənilir, gələcək, gəlməyəcək

Siyahını göndərmədən əvvəl ən azı bir dəfə yoxlayın. Təkrar adlar və köhnə əlaqə məlumatları çox vaxt eyni sətirdə gizlənir.

Siyahını bir neçə dəfə yeniləmək də normaldır. Bəzi qonaqlar son anda əlavə olunur, bəziləri isə planı dəyişir. Hər dəyişikliyi dərhal sətirdə düzəldin ki, köhnə məlumat yeni göndərmə zamanı istifadə olunmasın.

Üçüncü addım: vaxt planını qurun

Dəvət göndərilməsi tədbirdən əvvəl üç mərhələyə bölünərsə, cavablar daha tez toplanır.

İlk dəvət tədbirdən təxminən bir neçə həftə əvvəl getməlidir ki, qonaq planını qura bilsin. İkinci mesaj cavab gəlməyənlərə yönəlir və qısa olmalıdır. Son xatırlatma isə tədbirdən bir-iki gün əvvəl göndərilir və yalnız vacib məlumatı təkrarlayır.

Bu planı bir təqvim üzərində işarələyin, mümkünsə telefonda bildiriş qurun ki, hər mərhələ vaxtında xatırladılsın. Hər mərhələnin tarixi təqvimdə yazılı olduqda, tədbirdən əvvəl hansı işin nə vaxt bitməli olduğu bir baxışda görünür.

Plan həm də təşkilatçılar arasında iş bölgüsünü aydınlaşdırır. Kiminin dəvəti göndərdiyi, kiminin cavabları izlədiyi və kiminin tədbir günü qəbulu idarə etdiyi əvvəlcədən yazılsa, son gün qarışıqlıq olmur.

Dördüncü addım: dəvət mətnini yazın

Dəvət mətni tədbirin adını, tarixini, saatını, ünvanını və cavab üçün son tarixi bir yerdə toplamalıdır.

Mətni qısa tutun. Oxucu bir neçə saniyə ərzində nə vaxt, harada və niyə gəlməli olduğunu anlamalıdır. Uzun girişlər yerinə tarix və ünvan birinci yerdə durmalıdır.

Mətnin tonunu qonaq qrupuna uyğunlaşdırın. Rəsmi qonaqlara hörmətli müraciət, yaxınlara isə daha isti dil daha uyğundur. Eyni dəvəti bütün qruplara eyni cür göndərmək səhvdir.

Mətni yazdıqdan sonra ilk cümləni ayrıca oxuyun. Əgər o cümlə tədbirin nə olduğunu və kimi dəvət etdiyinizi aydın deyirsə, qalan mətn də oxucu üçün rahat olacaq.

• Tədbirin adı və məqsədi
• Tarix, saat və təxmini müddət
• Ünvan və parkinq ya da giriş haqqında qısa qeyd
• Cavab üçün son tarix və əlaqə yolu

Beşinci addım: göndərmə və izləmə

Dəvəti seçilmiş kanal üzrə göndərib cavabları qeydiyyatda izləmək hazırlığın son hissəsidir.

Göndərmə zamanı hər qonağa şəxsi bir mesaj yazmaq ən təsirli yoldur. Toplu göndərmədə isə ad yerinin boş qalmadığına baxın. Cavabları gəldikcə siyahıda işarələyin, belə ki, sayı bilmək üçün yenidən hesablamaq lazım olmasın.

Gələn cavabları həftəlik bir baxışla toplayın. Hər baxışda kimin hələ cavab vermədiyini və kimin qrupunu dəyişdirdiyini görmək, tədbir yaxınlaşdıqca qərarları daha dəqiq verməyə imkan yaradır. Bu, yemək, yer və oturacaq kimi qərarların sayını da düzgün hesablamağa kömək edir.

Gözlənilən cavabı olmayanlara isə ikinci dəfə nəzakətlə yazın, amma eyni mətni kəlmə-kəlmə təkrarlamayın. Cavab verməyən qonaqla telefonda qısa danışmaq bəzən bir mesajdan daha effektiv olur. Israrlı, lakin hörmətli bir xatırlatma çox vaxt cavabı gətirir.

Cavab verənlərə də təşəkkür yazmağı unutmayın. Qısa bir mesaj kifayətdir və bu, qonağın gələcək dəvətlərə də müsbət yanaşmasını təmin edir.

Son yoxlama və ehtiyat plan

Tədbirdən bir gün əvvəl bütün məlumatlar yoxlanmalı və ehtiyat bir plan hazır olmalıdır.

Son gün tarixi, saatı və ünvanı yenidən oxuyun. Bu yoxlamanı tədbirin keçiriləcəyi saatdan bir neçə saat əvvəl də təkrarlamaq faydalıdır, çünki məkanın saat tənzimləmələri və ya giriş qaydaları dəyişə bilər. Hava, nəqliyyat və ya başqa gözlənilməz hallar üçün qısa bir ehtiyat planı yazın. Bu plan qonaqlara göndərilmək məcburiyyətində deyil, amma sizə özünüz üçün lazımdır.

• Tarix, saat və ünvanın son yoxlanışı
• Gələn qonaqların sayının təsdiqi
• Ehtiyat əlaqə nömrəsi

Siyahını hazır etdikdən sonra dəvəti animasyonlu dijital davetiye şəklində tək bir linklə paylaşa bilərsiniz.