After party iştirakçı siyahısını izləmək: RSVP rehberi

After party iştirakçı siyahısını izləmək, tədbirin sonunda neçə nəfərin gələcəyini bilmək üçün vacibdir. Yemək, içki və məkan hazırlığı bu sayıya görə planlanır. Cavabları dağınıq mesajlarda axtarmaq isə vaxt aparır. Aşağıda cavabları toplamaq, xatırlatma göndərmək və son sayı təsdiqləmək üçün addımları görürsünüz.

• Qonaqların iştirakı və imtinası bir siyahıda izlənildikdə son say daha dəqiq olur.
• Geri sayım tarixi hər gün göstərir, xatırlatma isə cavab verməyənləri xatırladır; ikisi birlikdə siyahını izləməyi asanlaşdırır.

Görünüşü seçmək istəsəniz, tema kitabxanası bu işi asanlaşdırır.

Cavab vaxtını əvvəldən təyin edin

Son cavab tarixi qonaqlara qərarlarını vermək üçün aydın bir son verir.

Cavab vaxtı yazılmayan dəvətdə qonaq cavabı nə vaxt verəcəyini bilmir. Son cavab tarixi dəvət mətnində açıq yazılsa, qonaqlar bu tarixi görüb cavab üçün aydın hədəf alır. Bu tarixi dəvət mətninin sonunda aydın yazın.

Son həftədə cavab verməyən qonaqlar siyahıda qalır, ona görə siyahını tez-tez yoxlamaq lazımdır. Ona görə ilk həftədə gələnləri bir dəfə, son günlərdə isə yenidən nəzərdən keçirin.

Cavabları bir yerdə toplayın

Bütün cavabların tək siyahıda olması səhvləri azaldır.

Qonaqların cavabını bir yerdə toplamaq üçün onlivita ilə hazırlanan after party dəvətnaməsi RSVP və iştirakın izlənməsi imkanı verir. Cavablar eyni yerdə qalır və sonradan axtarmaq lazım olmur.

• Hər qonağın adını ayrı sətirdə yazın.
• İştirak, imtina və cavab verməyənləri üç ayrı qrupda göstərin.
• Yeni cavabları gələn kimi əlavə edin.

Xatırlatma göndərmək

Cavab verməyənlərə qısa xatırlatma göndərmək siyahını tamamlamağa kömək edir.

1. Son cavab tarixindən üç gün əvvəl ilk xatırlatma.
2. Son cavab günündə ikinci və qısa mesaj.
3. Cavab vermədən gələnləri şəxsi mesajla soruşun.

Xatırlatma mesajı yalnız tarixi və cavab üçün çağırışı təkrarlamalıdır. Uzun izahat qonağı yorur və cavabı gecikdirir.

Geri sayım ilə tempi saxlayın

Geri sayım qonaqlara tədbirin yaxınlaşdığını hiss etdirir və cavab sürətini artırır.

Onlivita-nın geri sayım göstəricisi dəvətdə tədbirə qalan vaxtı görünən hala gətirir. Qonaq hər dəfə səhifəyə baxanda tədbirin yaxınlaşdığını görür. Geri sayım rəqəmləri hər gün dəyişdiyi üçün qonaq son günlərdə tarixi daha yaxından izləyir.

Dəvətin rəngini və şəklini tədbirin havasına uyğun tema və şablondan seçə bilərsiniz. Rəng və şəkli tədbirin mövzusuna uyğun seçin, qonaq dəvəti ilk baxışdan tanıyır.

Son sayı necə təsdiqləyin

Son say yemək və məkan planlaşdırmasından əvvəl yoxlanılmalıdır.

1. Son cavab tarixindən sonra siyahını bir dəfə oxuyun.
2. Cavab verib gəlməyəcəyini deyən qonaqları ayrıca qeyd edin.
3. Son sayı tədbir sahibinə və yemək təchizatçısına bildirin.

Son sayı yazılı saxlamaq, yemək təchizatçısına verilən rəqəmin sonradan dəyişmədiyini göstərir. Son sayı yemək sifarişi və yer planı üçün bir dəfə, ehtiyatla təsdiqləyin.

Siyahını hər gün eyni vaxtda yoxlamaq da faydalıdır. Bu, yeni cavabların itməsinin qarşısını alır və hansı qonağın hələ cavab vermədiyini aydın göstərir. Qeydləri bir yerdə saxlayın ki, hər yoxlama əvvəlkinin davamı olsun.

Əgər qonaq sayı çoxdursa, siyahını iki hissəyə bölmək işi asanlaşdırır. Birincisi yaxın dostlar və ailə, ikincisi isə iş yoldaşları və tanışlar üçün olsun. Hər hissə üçün ayrıca xatırlatma göndərmək daha şəxsi və səmərəli nəticə verir.

Siyahıdakı hər dəyişikliyi tarixi ilə yazın. Bu, son sayı təsdiq edərkən hansı qərarın nə vaxt verildiyini izləməyə imkan yaradır.

Qonaqların xüsusi ehtiyaclarını da bu siyahıya əlavə edə bilərsiniz. Məsələn, uşaqlı qonaqların olub-olmadığını və ya xüsusi qidaya ehtiyacı olanları qeyd etmək yeməyin planlaşdırılmasında çox kömək edir. Bu məlumatı yalnız tədbir üçün istifadə edin.

Hər cavabda gələn qonağın sayını ayrıca yazmaq da vacibdir. Bəzən bir cavab bir neçə nəfəri əhatə edir. Bu halda son say cavab verənlərin sayına deyil, gələcək insanların ümumi sayına görə müəyyən olunmalıdır.

Siyahını gizli saxlayın

Qonaq siyahısı yalnız təşkilatçıların görməli olduğu məlumatdır.

• Siyahını açıq paylaşımda göstərməyin.
• Qonaqların əlaqə məlumatlarını yalnız zəruri hallarda istifadə edin.
• Lazım olmayan məlumatı saxlamayın.

Qonaqların əlaqə məlumatlarının yalnız təşkilatçı tərəfindən istifadə olunacağını dəvət mətnində açıq yazmaq qonaqların narahatlığını azaldır.

Tədbirə bir neçə gün qalmış qonaqlara qısa bir təşəkkür mesajı göndərmək də yaxşı təəssürat yaradır. Mesaj cavab verənlərə minnətdarlıq bildirir və gələcək məkan ünvanını bir daha xatırladır. Bu, son gecə üçün qonaqları əvvəlcədən hazırlayır.

Mesajın ton və uzunluğu sadə olmalıdır. Məkanın adını, saatı və qısa bir istiqaməti yazmaq kifayətdir. Uzun mətn mesajın əsas məqsədini gizlədir, qonaq isə yalnız əsas məlumatı axtarır.

Tədbir günü gələn qonaqlar üçün qarşılama məntəqəsi də düşünün. Siyahını yoxlayan bir nəfər girişdə olsa, hər kəs adını rahat təsdiq edə bilər. Girişdə bir nəfər olsa, qonaqların adını siyahıdan tez tapmaq mümkündür.

Qarşılama zamanı siyahıda adı tapılmayan qonaqlar üçün də sakit bir yol hazırlayın. Məsələn, belə hallarda tədbir sahibinin telefon nömrəsini əlçatan saxlamaq qarışıqlığın qarşısını alır. Qonaq özünü unudulmuş hiss etmir və gecəyə rahat daxil olur.

Son olaraq siyahının arxivini tədbirdən sonra da saxlayın. Gələn il üçün başqa tədbir planlaşdırsanız, bu məlumat qonaqların əvvəlki davranışını görməyə və daha yaxşı qərar verməyə kömək edəcək. Siyahını təmiz və sistemli saxlamaq, hər növbəti tədbiri asanlaşdırır.

Tədbirdən sonra siyahıdakı qeydləri bağlayın: kimin gəldiyini, kimin gəlmədiyini və hansı qonağa ayrıca yazmaq lazım olduğunu bir yerdə qeyd edin. Mesajda gələnlərə minnətdarlıq bildirin, gəlməyənlərə isə gələcək tədbirdə görüşmək arzusunu yazın. Tədbirdən sonra gələnləri bir sətirdə, gəlməyənləri ayrıca sətirdə saxlayın ki, siyahı bağlananda hər qonağın son vəziyyəti görünsün. Mesajı qısa tutun, uzun təşəkkür siyahısı yazmayın, hər kəsə ayrıca bir cümlə kifayətdir. Mesajı göndərməzdən əvvəl siyahı ilə bir daha müqayisə edin, ad yazılışında səhv olmasın və heç kim unudulmasın. Bu yoxlama qısa çəkir, amma girişdə qonaqların sakit qarşılanmasına kömək edir.

Qonaqların cavabını bir yerdə toplamaq üçün onlivita ilə hazırlanan after party dəvətnaməsi RSVP və katılım takibi imkanı verir.