Konfrans dəvətini e-poçtla göndərmək: mövzu, mətn və izləmə

E-poçt hələ də konfrans dəvətlərinin ən geniş yayılmış kanalıdır. Amma eyni mesajı bütün qonaqlara eyni anda, eyni formada göndərdikdə, bir çoxu oxunmadan qalır. Bu yazıda mövzu sətrindən tutmuş göndərmə vaxtına və cavabların izlənməsinə qədər e-poçt dəvətinin hər hissəsini necə qurmağı göstəririk.

• Mövzu sətrində tədbirin adı və tarixi göründükdə, qonaq mesajın nə haqqında olduğunu ilk baxışda anlayır.
• Tək link ilə bütün məlumatı bir səhifədə toplamaq qonağın cavab vermə yolunu sadələşdirir.

Tədbirin üslubunu tamamlamaq üçün tema seçimləri mesajın vizual tərəfində rol oynayır.

Qonaq siyahısında nəyi yoxlamaq lazımdır

Göndərişdən əvvəl siyahıda hər qonağın adı, e-poçtu və tədbirdəki rolu aydın olmalıdır.

Yanlış və ya köhnə ünvanlar həm göndərişin effektivliyini azaldır, həm də tədbir üçün reputasiyanı zədələyə bilər. Siyahını göndərməzdən əvvəl bir daha yoxlayın.

• Ad və soyad düzgün yazılıb
• E-poçt ünvanının formatı yoxlanılıb
• Təkrarlanan ünvanlar silinib
• Qonağın rolu, məsələn dinləyici, spiker və ya qonaq, qeyd olunub

Rolu fərqli olan qonaqlara fərqli mətn göndərmək daha effektivdir. Spikerə proqram təfərrüatı, dinləyiciyə isə yer və qeydiyyat məlumatı lazımdır. Bu ayrılıq mesajın dəqiq hədəfə çatmasına kömək edir.

Mövzu sətrini yazın

Mövzu sətri tədbirin adını və tarixini bir baxışda çatdırmalıdır.

İnsanlar e-poçtu əvvəl mövzuya görə seçir. Mövzu sətrində «Dəvət» sözündən çox tədbirin adı və tarixi daha çox diqqət çəkir.

Qısa və konkret olun. Həddindən artıq böyük hərflər, çoxlu nida işarəsi və reklam tipli ifadələr spam filtrinə düşmə ehtimalını artırır. Mövzu sətrinin uzunluğunu telefon ekranında yoxlayın, çünki kəsilmiş cümlə mənasını itirir. Eyni mövzunu iki fərqli variant kimi sınamaq da mümkündür, lakin bunu kiçik bir qrupda edin və nəticəni dərhal bütün siyahıya tətbiq etməyin. Tədbirin üslubunu tamamlamaq üçün tema seçimləri də mesajın vizual tərəfində rol oynayır.

Giriş cümləsini sadə tutun

Mesajın birinci cümləsi dəvətin nə olduğunu və kimi əhatə etdiyini göstərməlidir.

Oxucu ilk iki cümləni oxuyub qərar verir. Buna görə giriş əvvəlcə tədbirin adını, sonra isə qonaqdan nə gözləndiyini qısa çatdırmalıdır.

• Tədbirin adı və növü
• Qonağın nə üçün dəvət olunduğu
• Növbəti addım: qeydiyyat və ya təsdiq
• Əlaqə üçün bir ünvan

Giriş cümləsinə təşəkkür və ya tərif əlavə etmək olar, lakin bu, əsas məlumatı geri plana atmamalıdır. Sadə və düz cümlə həmişə daha yaxşı oxunur. Qonağın adını mesajın əvvəlində yazmaq da faydalıdır, çünki adı görən oxucu mesajın kimin üçün olduğunu dərhal anlayır və daha diqqətlə oxuyur.

Dəvət linkini mətnə yerləşdirin

Tək bir link bütün məlumatı bir yerdə toplayan səhifəyə aparmalıdır.

E-poçtda çoxlu əlavə fayl əvəzinə tək link göndərmək qonağın işini asanlaşdırır. Fayl böyük olarsa, bəzi poçt qutuları onu bloklayır və ya gec açır.

Animasyonlu dəvətnamə linki e-poçtun mərkəzində göstərildikdə, qonaq dəvətə bir kliklə çatır. Bu quruluş həm mobil, həm də masaüstü cihazda eyni nəticəni verir.

• Link mətndə ən azı bir dəfə görünsün
• Link düymə kimi də təqdim olunsun
• Linkin açıldığını özünüz yoxlayın

Linki qısaltmaq və ya başa düşülməyən simvollardan təmizləmək tövsiyə olunur. Beləliklə qonaq onu əl ilə yazmağa məcbur qalmır və səhv ünvana düşmür.

Göndərmə vaxtını seçin

Göndərmə vaxtını qonağın iş saatına yaxın seçmək uyğun gəlir, amma ən yaxşı vaxtı öz qrupunuzun cavablarından görə bilərsiniz.

Hər qonaq üçün eyni vaxt uyğun olmaya bilər. Mümkünsə, qonağın iş saatlarına yaxın bir zaman seçin və həftə sonu göndərişlərindən qaçın.

Göndərişi bir partiyada yox, qruplarla edin. Bu, mail serverinin yükünü azaldır və hər qrupun cavabını ayrıca izləməyə imkan verir. Qruplar arasındakı fərqi də görmək mümkün olur, beləliklə sonrakı tədbirdə vaxt seçimini daha dəqiq edə bilərsiniz.

Göndərişdən dərhal sonra bir neçə test ünvanına mesajı göndərib, həm kompüterdə, həm də telefonda açılışı yoxlamaq ən sadə qoruma addımıdır. Başlıq, link və şəkil yerində olmalıdır. Hər hansı bir xəta tapılarsa, qalan qruplara göndərişi dayandırıb əvvəlcə düzəliş etmək daha az itki verir.

Xatırlatma və cavabların izlənməsi

Cavab verməyən qonaqlara bir dəfə qısa xatırlatma göndərmək adətən kifayət edir.

Xatırlatma yeni bir dəvət kimi yox, əvvəlki mesajın davamı kimi yazılmalıdır. Uzun mətn yenidən oxunmur, ona görə yalnız tarix, qeydiyyat linki və son gün qeyd olunur.

• Qısa mövzu sətri
• Tədbirin tarixi və yeri
• Qeydiyyat linki
• Son cavab tarixi

Xatırlatma mesajını göndərməzdən əvvəl cavab verənlərin siyahısını yeniləyin ki, artıq qeydiyyatdan keçmiş qonaqlara yenidən mesaj getməsin. Bu, qonağın hörmətini qorumaq və siyahını təmiz saxlamaq üçün vacibdir.

Cavabları izləmək üçün qeydiyyat siyahısını ayrıca saxlayın. Kim mesajı açdı, kim cavab verdi və kim hələ gözləyir, bunları bilmək növbəti addımı müəyyən edir. Cavab verməyənlər üçün ikinci xatırlatmanı bu məlumata əsasən planlaşdırın.

Animasyonlu dəvətnamə linki e-poçtun mərkəzində göstərildikdə, qonaq dəvətə bir kliklə çatır.