Konfrans iştirakçılarının qeydiyyatını necə izləmək olar

Konfransda iştirakçı sayını bilmək yerləşdirmə, qəbul masası və materiallar üçün ilk şərtdir. Lakin qeydiyyat cavabları e-poçt qutusunda, mesajlarda və kağız siyahılarda dağınıq qaldıqda, bu rəqəmi dəqiq görmək mümkün olmur. Bu yazıda qeydiyyatı tək yerdə toplamaq, cavabları təsdiqləmək və dəyişiklikləri izləmək üçün praktik yanaşmanı göstəririk.

• Tək qeydiyyat siyahısı təkrarları və itən cavabları əhəmiyyətli dərəcədə azaldır.
• Təsdiq mesajı qonağa cavabının qəbul olunduğunu bildirərək təkrar doldurmanın qarşısını alır.

Forma və dəvət səhifəsinin görünüşü üçün tema və şablon seçimləri eyni üslubda olmalıdır.

Qeydiyyat siyahısını tək yerdə tutun

Bütün qeydiyyat cavabları eyni siyahıda toplandıqda, say və məlumat həmişə eyni olur.

Dağınıq cavablar iki səhvə gətirib çıxarır: eyni iştirakçının iki dəfə yazılması və bəzi qonaqların heç siyahıya düşməməsi. Buna görə qeydiyyat üçün tək bir forma və tək bir cədvəl seçin.

• Ad və soyad
• Əlaqə e-poçtu və ya telefon
• Kateqoriya, məsələn dinləyici, spiker və ya media
• Qeydiyyat tarixi və vaxtı

Siyahıya düşən hər sətir bir nəfərə aid olmalıdır. Eyni adın iki fərqli e-poçtla gəlməsi halında, əlavə yoxlama aparmaq lazımdır. Bu addım rəqəmin şişirilməsinin qarşısını alır.

Siyahını təmiz saxlamaq üçün müntəzəm təmizləmə qaydası qoyun. Məsələn, hər gün sonunda boş və ya eyni görünən sətirləri yoxlayın və şübhəli yazıları ayrıca işarələyin. Bu iş bir neçə dəqiqə çəkir, lakin tədbirə yaxınlaşdıqca qarışıqlığın qarşısını daha asan alır.

Siyahıya girişi də məhdudlaşdırın. Yalnız təşkilat komandasının üzvləri dəyişiklik edə bilməlidir, digərləri isə yalnız oxuya bilsin. Bu, səhvən silinən və ya dəyişdirilən məlumatların qarşısını alır.

Qeydiyyat formasını sadə saxlayın

Yalnız tədbirin təşkilatı üçün zəruri olan sahələr formada qalmalıdır.

Hər əlavə sual cavab faizini aşağı salır. Qonaq formanı yarıda bağladıqda, onun qeydiyyatı da itir. Forma qısa olduqca, cavab sürəti artır və məlumat daha təmiz olur.

Hansı sahənin lazım olduğunu soruşmaq üçün sadə bir test aparın: bu məlumat olmadan qəbul, oturacaq və ya material planını qurmaq mümkündürmü? Cavab xeyirsə, sahə formadan çıxarılmalıdır. Dəvət səhifəsində seçdiyiniz tema və şablon formadakı sualların görünüşü ilə uyğun olsun ki, qonaq bir səhifədən digərinə keçəndə çaşmasın.

Təsdiq mesajı göndərin

Hər qeydiyyat qısa bir təsdiq mesajı ilə qarşılanmalıdır ki, qonaq cavabının qəbul olunduğunu bilsin.

Təsdiq mesajı qonağın ilk təəssüratını müəyyən edir. Mesajda tədbirin adı, tarixi, yeri və qeydiyyatı dəyişdirmək üçün link olmalıdır.

• Qeydiyyatın alındığı bildirişi
• Tədbir tarixi və saatı
• Yer üçün xəritə və ya ünvan
• Dəyişiklik və ləğv üçün əlaqə

Təsdiq mesajı olmayan qonaq bir neçə gün sonra eyni formanı yenidən doldurur. Bu isə həm siyahıda təkrar, həm də qonağın narahatlığı deməkdir. Kiçik bir mesaj bu problemin böyük hissəsini aradan qaldırır. Mesajın tonu rəsmi, lakin isti olmalıdır, məsələn «Qeydiyyatınız alındı, sizi tədbirdə gözləyirik» kimi sadə bir cümlə kifayətdir.

Gəliş sayını real vaxtda izləyin

Gəliş sayı tədbirdən əvvəl hər gün yenilənərsə, yerləşdirmə planı dəqiq qurulur.

İştirakçı sayı son həftədə adətən sürətlə dəyişir. Gündəlik nəzarət, bir gün əvvəl əlavə oturacaq və ya material çatışmazlığını görməyə imkan verir.

Animasyonlu dəvətnamə səhifəsindən gələn cavabları tək siyahıda görmək bu işi sadələşdirir. Hər gün eyni saatda siyahını yoxlayın və yeni cavabları sayın. Qeydiyyatın ilk həftəsində və son həftəsində günlük artımı ayrıca qeyd edin. Bu iki dövrü ayrıca izləmək, hansı vaxtda əlavə xatırlatma göndərmək lazım olduğunu göstərir. Yalnız cəmi rəqəm kifayət deyil, kateqoriyalara görə bölünmüş say daha faydalıdır.

Son dəqiqə dəyişikliklərini idarə edin

İmtina və yeni qonaqlar üçün siyahıda ayrıca status sütunu olmalıdır.

Qeydiyyatdan sonra bəzi qonaqlar gələ bilməyəcəyini bildirir, bəziləri isə başqasını göndərmək istəyir. Bu dəyişikliklər siyahıda dərhal görünməlidir.

• Gələcək
• Gəlməyəcək
• Gözləyir
• Əvəz edilib

Əvəz gələn şəxsin adı yeni sətir kimi yazılmalı, köhnə sətir isə silinmədən statusu dəyişdirilməlidir. Beləliklə, tarix üzrə nə baş verdiyi izlənilə bilər. Silinən sətir isə hesabatda izini itirir.

Hesabat və tədbir hazırlığı

Qeydiyyat rəqəmləri materialları, qəbul masasını və yerləşdirməni hazırlamaq üçün istifadə olunmalıdır.

Qeydiyyat siyahısı yalnız say deyil, tədbirin planlaşdırma aləti kimi işləməlidir. Qəbul masasında hansı qonağın gəldiyi, kim üçün ayrıca nişan lazım olduğu və hansı kateqoriyanın oturacağının çatışmadığı siyahıdan görünür.

• Qəbul masası üçün ad siyahısı
• Nişan və materiallar üçün say
• Yerləşdirmə planı üçün kateqoriya bölgüsü
• Tədbir günü üçün son yoxlama

Son hesabatı tədbirdən bir gün əvvəl çıxarın və komandaya yayın. Hamı eyni rəqəmlə işləyəndə, səhvlərin sayı azalır.

Hesabatın bir nüsxəsini tədbirdən sonra da saxlayın. Növbəti konfransda oxşar planlaşdırma aparanda, keçən tədbirin qeydiyyat tarixçəsi çox dəyərli olur. Hansı kateqoriyanın daha tez qeydiyyatdan keçdiyini, hansı gündə cavabların toplandığını görmək gələcək qərarları əsaslandırır.

Tədbirdən sonra iştirakçılara qısa təşəkkür mesajı göndərmək də qeydiyyat sisteminin bir hissəsidir. Mesajda tədbirin əsas məqamlarını və növbəti tədbir üçün qeydiyyat linkini qeyd etmək kifayətdir. Bu mesaj gələcək tədbirlərdə onların cavab vermə istəyini artırır və əlaqəni canlı saxlayır.

Animasyonlu dəvətnamə səhifəsindən gələn cavabları tək siyahıda görmək bu işi sadələşdirir.