Blog ✦
Ηλεκτρονικό προσκλητήριο με προσωπικό σύνδεσμο για κάθε καλεσμένο
Κάθε καλεσμένος παίρνει μια ψηφιακή πρόσκληση που ανοίγει μέσα από το δικό του link και δεν μοιράζεται με κανέναν άλλον. Κάθε άτομο βλέπει το όνομά του και τα στοιχεία της εκδήλωσης, χωρίς να ψάχνει πληροφορίες σε άλλα μηνύματα. Για γραφεία και wedding planners, αυτός ο τρόπος δίνει στον πελάτη μία μόνη σελίδα με όλα τα στοιχεία, άρα λιγότερες ερωτήσεις την ημέρα.
- Κάθε καλεσμένος λαμβάνει δικό του σύνδεσμο με το όνομά του στην πρόσκληση.
- Η παρακολούθηση RSVP δείχνει ποιος έχει απαντήσει, ποιος αρνήθηκε και ποιος δεν έχει απαντήσει ακόμη.
Βιντεοσκοπημένη περίληψη του άρθρου
Δείτε το βίντεο σε ξεχωριστή σελίδα
Κείμενο του βίντεο
Κάθε καλεσμένος παίρνει τη δική του ψηφιακή πρόσκληση, με προσωπικό σύνδεσμο που δεν μοιράζεται με κανέναν άλλον. Έτσι βλέπει το όνομά του και όλα τα στοιχεία της εκδήλωσης σε μία σελίδα.
Ο καλεσμένος ανοίγει τη δική του σελίδα και βλέπει το όνομά του στην κορυφή. Δεν χρειάζεται να ψάχνει πληροφορίες σε άλλα μηνύματα.
Η σελίδα παρακολούθησης δείχνει ποιος αποδέχθηκε, ποιος αρνήθηκε και ποιος δεν έχει απαντήσει ακόμη. Έτσι ξέρετε τον ακριβή αριθμό πριν από την ημέρα.
Ο χάρτης, το πρόγραμμα και η μουσική βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Αν αλλάξει η ώρα ή ο χώρος, όλοι βλέπουν την τελευταία εκδοχή μέσα από το ίδιο link. Έτσι η εικόνα παραμένει ίδια για όλους.
Τα έτοιμα θέματα και πρότυπα βοηθούν να αλλάζετε μόνο τα στοιχεία κάθε πελάτη. Ο πελάτης βλέπει την παρακολούθηση χωρίς να μοιράζεστε τη λίστα.
Αν θέλετε να δοκιμάσετε πρώτα, μπορείτε να φτιάξετε ένα ηλεκτρονικό προσκλητήριο στο Onlivita, η πρώτη πρόσκληση είναι δωρεάν.
Πίνακας περιεχομένων
Χρησιμοποιήστε έτοιμα θέματα και πρότυπα για διαφορετικούς πελάτες.
Γιατί ο κάθε καλεσμένος θέλει δικό του σύνδεσμο
Ένας κοινός σύνδεσμος για όλους δεν δείχνει ποιος έχει προσκληθεί πραγματικά, ενώ το προσωπικό link το κάνει ξεκάθαρο.
Όταν στέλνετε την ίδια διεύθυνση σε όλη τη λίστα, δεν ξέρετε ποιος άνοιξε την πρόσκληση και ποιος απάντησε. Με προσωπικό σύνδεσμο κάθε καλεσμένος παίρνει τη δική του σελίδα, με το όνομά του και τις λεπτομέρειες που τον αφορούν.
- Κάθε άτομο απαντά μόνο για τον εαυτό του ή για την οικογένειά του.
- Βλέπετε ποιος έχει απαντήσει και ποιος δεν έχει απαντήσει ακόμη.
- Δεν χρειάζεται να μαζεύετε απαντήσεις από μηνύματα και τηλέφωνα.
Η διαφορά φαίνεται περισσότερο όταν υπάρχουν παιδιά, συνοδοί ή καλεσμένοι από το εξωτερικό. Ο καθένας βλέπει ακριβώς ό,τι του αντιστοιχεί, και εσείς δεν χρειάζεται να εξηγείτε κάθε φορά τι ισχύει.
Πώς στήνετε τη λίστα καλεσμένων
Φτιάξτε μία λίστα με ονόματα, επαφές και ομάδες, και δημιουργήστε ένα σύνδεσμο για κάθε εγγραφή.
Η καλή λίστα είναι η βάση όλης της διαδικασίας. Χωρίστε τους καλεσμένους σε ομάδες, όπως οικογένεια της νύφης, φίλοι του γαμπρού ή συνάδελφοι, ώστε να στέλνετε σωστό μήνυμα σε κάθε ομάδα.
- Γράψτε το ονοματεπώνυμο όπως θέλει να εμφανίζεται ο καλεσμένος.
- Προσθέστε το τηλέφωνο ή το email του.
- Ορίστε αν συνοδεύεται από άλλο άτομο.
- Ελέγξτε τα ονόματα πριν στείλετε οτιδήποτε.
Μην βιαστείτε να κλείσετε τη λίστα. Αν προστεθεί άτομο τελευταία στιγμή, φτιάχνετε ένα ακόμη σύνδεσμο για αυτό το όνομα, και οι υπόλοιπες προσκλήσεις μένουν ως έχουν.
Τι βλέπει ο καλεσμένος όταν ανοίγει την πρόσκληση
Ο καλεσμένος βλέπει την πρόσκληση σε κινούμενη μορφή, με την ημερομηνία, τον τόπο και το πρόγραμμα της ημέρας.
Όταν πατήσει τον σύνδεσμο, η πρόσκληση ανοίγει με κινούμενα στοιχεία και το όνομά του στην κορυφή. Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσει εφαρμογή ούτε να δημιουργήσει λογαριασμό για να δει το μήνυμα.
Μέσα στη σελίδα υπάρχουν ο χάρτης, η μουσική της εκδήλωσης και το κουμπί για την απάντησή του. Αν θέλει να ξαναδεί τα στοιχεία, αρκεί να ανοίξει ξανά το ίδιο link.
Παρακολούθηση απαντήσεων και RSVP χωρίς χάος
Η παρακολούθηση δείχνει κάθε απάντηση μόλις έρθει, ώστε να ξέρετε τον ακριβή αριθμό πριν από την ημέρα.
Η συλλογή απαντήσεων είναι το σημείο όπου συνήθως χάνεται χρόνος. Με τη σελίδα παρακολούθησης βλέπετε ποιος αποδέχθηκε, ποιος αρνήθηκε και ποιος δεν έχει απαντήσει ακόμη, χωρίς να ανοίγετε δεκάδες μηνύματα.
- Στείλτε υπενθύμιση μόνο σε όσους δεν απάντησαν.
- Ενημερώνετε το catering με βάση τις πραγματικές απαντήσεις.
- Κρατάτε ιστορικό για κάθε ομάδα καλεσμένων.
Όταν έρθει μια απάντηση την τελευταία στιγμή, η αλλαγή φαίνεται αμέσως. Έτσι δεν χρειάζεται να ξαναμετράτε τις θέσεις με το χέρι.
Χάρτης, πρόγραμμα και μουσική στο ίδιο μέρος
Ο χάρτης, το πρόγραμμα και η μουσική μπαίνουν στην ίδια σελίδα, οπότε ο καλεσμένος δεν ψάχνει πληροφορίες σε άλλα μηνύματα.
Πολλά προβλήματα στις εκδηλώσεις προκύπτουν από λάθος πληροφορίες που ήρθαν σε διαφορετικά μηνύματα. Όταν όλα βρίσκονται στο ίδιο προσκλητήριο, η εικόνα παραμένει ίδια για όλους, ακόμη κι αν αλλάξει κάτι την τελευταία στιγμή.
Μπορείτε να ενημερώσετε την ώρα της τελετής ή την αλλαγή χώρου, και όλοι θα δουν την τελευταία εκδοχή. Έτσι μειώνονται οι ερωτήσεις την ημέρα της εκδήλωσης.
Τι ισχύει για wedding planners και γραφεία
Τα γραφεία χρειάζονται πρότυπα, ξεχωριστές ομάδες και καθαρή αναφορά, και αυτά τα προσφέρει το ίδιο σύστημα για πολλές εκδηλώσεις.
Ένα γραφείο διοργανώνει συχνά πολλές εκδηλώσεις μαζί. Θέλετε να αλλάζετε μόνο τα στοιχεία κάθε πελάτη, ενώ η δομή και η εμφάνιση μένουν σταθερές.
- Χρησιμοποιήστε έτοιμα θέματα και πρότυπα για διαφορετικούς πελάτες.
- Ξεχωρίστε τις λίστες ανά εκδήλωση.
- Δώστε στον πελάτη πρόσβαση στην παρακολούθηση χωρίς να μοιράζεστε τη λίστα.
Αν θέλετε να δοκιμάσετε πρώτα, μπορείτε να φτιάξετε ένα ηλεκτρονικό προσκλητήριο για μια μικρή εκδήλωση. Η πρώτη πρόσκληση είναι δωρεάν, οπότε βλέπετε το αποτέλεσμα πριν αποφασίσετε.
Αν θέλετε να δοκιμάσετε πρώτα, μπορείτε να φτιάξετε ένα ηλεκτρονικό προσκλητήριο για μια μικρή εκδήλωση.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζεται ο καλεσμένος να φτιάξει λογαριασμό για να δει την πρόσκληση;
Όχι, αρκεί να πατήσει το προσωπικό σύνδεσμο που του στείλατε. Η σελίδα ανοίγει στο κινητό ή στον υπολογιστή χωρίς εγγραφή.
Μπορώ να στείλω υπενθύμιση μόνο σε όσους δεν έχουν απαντήσει;
Ναι, η παρακολούθηση δείχνει ποιος δεν έχει απαντήσει ακόμη. Έτσι δεν ενοχλείτε όσους έχουν ήδη δηλώσει συμμετοχή.
Αν αλλάξει η ώρα ή ο χώρος, τι γίνεται με τα μηνύματα που έχουν ήδη σταλεί;
Οι πληροφορίες ενημερώνονται στην ίδια σελίδα, οπότε όποιος ξανανοίξει το link βλέπει τα νέα στοιχεία. Δεν χρειάζεται να στείλετε νέο μήνυμα σε όλους.
Είναι δύσκολο να το χρησιμοποιήσει ένας μεγαλύτερος καλεσμένος;
Συνήθως όχι, γιατί η σελίδα έχει μεγάλα κουμπιά και ξεκάθαρο κείμενο. Αν χρειαστεί βοήθεια, μπορείτε να του ανοίξετε εσείς το link στο τηλέφωνό σας.