Αποστολή ηλεκτρονικής πρόσκλησης στους καλεσμένους σας

Η αποστολή ηλεκτρονικής πρόσκλησης στους καλεσμένους είναι ο τρόπος να μοιραστείτε ένα ψηφιακό προσκλητήριο με έναν μόνο σύνδεσμο, χωρίς εκτύπωση και χωρίς ταχυδρομείο. Ο καλεσμένος το ανοίγει από το κινητό ή τον υπολογιστή του και βλέπει όλες τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης σε μία σελίδα. Εσείς, από την πλευρά σας, κρατάτε τα πάντα συγκεντρωμένα σε ένα μέρος.

• Ο ίδιος σύνδεσμος μπορεί να μοιραστεί σε όλους τους καλεσμένους της εκδήλωσης.
• Οι απαντήσεις φαίνονται στη σελίδα της πρόσκλησης, χωρίς χειρόγραφη λίστα.
• Η ηλεκτρονική πρόσκληση μπορεί να ενημερωθεί ακόμη και την τελευταία στιγμή.

Δείτε τα διαθέσιμα θέματα και σχέδια πριν επιλέξετε το δικό σας στυλ.

Τι είναι η ηλεκτρονική πρόσκληση και γιατί την προτιμάτε

Είναι ένα ψηφιακό προσκλητήριο με κίνηση, που ανοίγει με έναν σύνδεσμο και φτάνει στους καλεσμένους μέσω μηνύματος.

Ένα χάρτινο προσκλητήριο απαιτεί χρόνο, σχεδίαση και έξοδα για εκτύπωση και αποστολή. Η ηλεκτρονική εκδοχή σας δίνει την ίδια αίσθηση φροντίδας με πολύ λιγότερη δουλειά. Μπορείτε να προσθέσετε κίνηση, μουσική και φωτογραφίες που ταιριάζουν στο γεγονός σας.

Μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας ηλεκτρονικό προσκλητήριο και να το στείλετε με έναν σύνδεσμο. Το βασικό πλεονέκτημα είναι η ταχύτητα. Όταν η λίστα σας αλλάζει την τελευταία στιγμή, δεν χρειάζεται να ξαναστείλετε κάτι από την αρχή. Απλώς ενημερώνετε το περιεχόμενο και ο σύνδεσμος παραμένει ο ίδιος.

Η ηλεκτρονική πρόσκληση έχει και ένα ακόμη πλεονέκτημα: ο καλεσμένος μπορεί να την ανοίξει όποτε θέλει, ακόμη και αργά το βράδυ, χωρίς να περιμένει ταχυδρομείο. Έτσι η πρόσκληση δεν χάνεται ανάμεσα σε λογαριασμούς και διαφημιστικά, και φτάνει σε όλους με τον ίδιο τρόπο.

Πώς ετοιμάζετε το προσκλητήριο πριν το στείλετε

Πρώτα συμπληρώνετε τα στοιχεία της εκδήλωσης και επιλέγετε θέμα, και μετά ελέγχετε το αποτέλεσμα.

Ξεκινήστε από τα βασικά: ημερομηνία, ώρα και τόπος. Δείτε τα διαθέσιμα θέματα και σχέδια πριν επιλέξετε το δικό σας στυλ. Αυτά τα στοιχεία πρέπει να είναι σωστά πριν από οτιδήποτε άλλο, γιατί είναι αυτά που θα ψάξει κάθε καλεσμένος.

• Επιλέξτε ένα θέμα που ταιριάζει στο ύφος της εκδήλωσης.
• Γράψτε ένα σύντομο μήνυμα με δική σας φωνή.
• Ανεβάστε μία ή δύο φωτογραφίες, χωρίς να βαραίνει η σελίδα.
• Ενεργοποιήστε τη μουσική μόνο αν την θέλετε πραγματικά.

Στο τέλος ανοίξτε το προσκλητήριο στο κινητό σας. Αν φαίνεται καθαρό εκεί, είναι έτοιμο και για τους υπόλοιπους.

Πώς στέλνετε τον σύνδεσμο σε κάθε καλεσμένο

Αντιγράφετε τον σύνδεσμο και τον στέλνετε μέσω μηνύματος ή email, με ένα σύντομο προσωπικό κείμενο.

Ο σύνδεσμος είναι ένας και μοναδικός για όλη την εκδήλωση. Μπορείτε να τον στείλετε σε μια ομάδα μηνυμάτων ή να τον γράψετε σε κάθε καλεσμένο ξεχωριστά. Η δεύτερη επιλογή δείχνει περισσότερη προσοχή, και συνήθως αξίζει τον κόπο για τους πιο κοντινούς.

• Ξεκινήστε με τους στενούς φίλους και την οικογένεια.
• Προσθέστε το όνομα του καλεσμένου στην αρχή του μηνύματος.
• Αναφέρετε την προθεσμία απάντησης σε μία πρόταση.
• Στείλτε υπενθύμιση μία εβδομάδα πριν, σε όσους δεν έχουν απαντήσει.

Αν ο καλεσμένος δυσκολεύεται με τα ψηφιακά, ένα τηλεφώνημα ή ένα σύντομο μήνυμα μπορεί να αρκεί. Το σημαντικό είναι να φτάσει η πρόσκληση σε όλους.

Όταν στέλνετε πολλά μηνύματα, αξίζει να τα γράψετε με τη σειρά που θα τα διαβάσουν οι άνθρωποι. Πρώτα το όνομα, μετά η ημερομηνία και στο τέλος ο σύνδεσμος. Όσο πιο καθαρό είναι το μήνυμα, τόσο πιο πιθανό είναι να ανοιχτεί από την πρώτη φορά.

Πώς παρακολουθείτε τις απαντήσεις των καλεσμένων

Η σελίδα της πρόσκλησης καταγράφει τις απαντήσεις, οπότε βλέπετε ποιος έρχεται χωρίς να μετράτε μηνύματα.

Με την ηλεκτρονική πρόσκληση δεν χρειάζεται να κρατάτε λίστα σε χαρτί. Οι καλεσμένοι απαντούν απευθείας από τη σελίδα, και εσείς βλέπετε την εξέλιξη ανά πάσα στιγμή. Αυτό κάνει πολύ πιο εύκολο τον προγραμματισμό του φαγητού και των θέσεων.

• Ελέγχετε τις απαντήσεις κάθε δύο ή τρεις μέρες.
• Σημειώνετε ποιος έχει συνοδό, ώστε να μην χαθεί κανείς.
• Μετά την προθεσμία, καλέστε όσους έμειναν σιωπηλοί.

Καλό είναι να ορίσετε ένα μόνο άτομο για τις απαντήσεις, ώστε να μην μπερδεύονται τα μηνύματα. Αν η εκδήλωση έχει συνοδούς ή παιδιά, σημειώστε το από τώρα, γιατί οι αριθμοί αλλάζουν συχνά.

Τι κάνετε όταν αλλάζει κάτι την τελευταία στιγμή

Αλλάζετε τα στοιχεία στη σελίδα και ενημερώνετε τους καλεσμένους με ένα σύντομο μήνυμα.

Οι αλλαγές συμβαίνουν συχνά. Μια αίθουσα αλλάζει, ή η ώρα μετακινείται μισή ώρα. Επειδή ο σύνδεσμος παραμένει ίδιος, αρκεί να ενημερώσετε τα στοιχεία στη σελίδα και να στείλετε μια γραμμή στους καλεσμένους. Κανείς δεν χρειάζεται να ψάχνει παλιό προσκλητήριο στο email του.

Κρατήστε το ύφος ψύχραιμο και σαφές. Γράψτε ποιο στοιχείο άλλαξε και ποιο μένει ίδιο. Οι άνθρωποι εκτιμούν την ειλικρίνεια, ακόμη και όταν η είδηση δεν είναι ευχάριστη.

Μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας ηλεκτρονικό προσκλητήριο και να το στείλετε με έναν σύνδεσμο.