Αποστολή πρόσκλησης σε σύσκεψη: τι να γράψετε και πώς να στείλετε

Η αποστολή πρόσκλησης σε σύσκεψη είναι η πράξη με την οποία ο οργανωτής ενημερώνει τους συμμετέχοντες για την ημερομηνία, την ώρα, το θέμα και τον τρόπο προσέλευσης. Μια σωστή πρόσκληση εξοικονομεί χρόνο και αποφεύγει τα μηνύματα του τύπου «πότε ακριβώς είναι;». Ακολουθούν βασικά βήματα για κάθε σύσκεψη ή συνέδριο, από το κείμενο μέχρι την τελική υπενθύμιση.

• Η ψηφιακή πρόσκληση με έναν μόνο σύνδεσμο μειώνει τον αριθμό των μηνυμάτων που χρειάζεται ο οργανωτής.
• Η ξεκάθαρη προθεσμία RSVP βοηθά στον καλύτερο προγραμματισμό χώρου και υλικού.

Δείτε τα θέματα και πρότυπα που ταιριάζουν σε συσκέψεις και συνέδρια.

Τι πρέπει να περιέχει η πρόσκληση

Ο συμμετέχων θέλει πρώτα να μάθει πότε και πού γίνεται η σύσκεψη, και αμέσως μετά τι πρέπει να προετοιμάσει και ποιον θα συναντήσει.

Πριν γράψετε το μήνυμα, σκεφτείτε τι θα ψάξει πρώτα ο αποδέκτης. Συνήθως ψάχνει την ημερομηνία και την ώρα, και μετά το θέμα της συνάντησης.

• Τίτλος και σκοπός της σύσκεψης, σε μία γραμμή
• Ημερομηνία, ώρα έναρξης και εκτιμώμενη διάρκεια
• Τοποθεσία ή σύνδεσμος για online συμμετοχή
• Ονόματα εισηγητών ή ομιλητών
• Τι χρειάζεται να φέρει ή να διαβάσει ο συμμετέχων

Γράψτε το θέμα με λέξεις που καταλαβαίνει ο αποδέκτης χωρίς να ανοίξει το μήνυμα. Το «Συνάντηση 14/3» λέει λιγότερα από το «Προϋπολογισμός τριμήνου: σύσκεψη τμήματος». Αν η σύσκεψη έχει προετοιμασία, γράψτε ξεκάθαρα ποια αρχεία χρειάζεται να δει κανείς πριν έρθει.

Ποιον να καλέσετε και πότε

Καλέστε μόνο όσους έχουν ρόλο στη συζήτηση και στείλτε την πρόσκληση τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν, ή νωρίτερα για συνέδρια.

Μια λίστα με όλους τους υπαλλήλους του τμήματος συχνά σημαίνει ότι αρκετοί δεν θα έχουν λόγο να είναι εκεί. Ζητήστε από κάθε υποψήφιο συμμετέχοντα να επιβεβαιώσει αν έχει λόγο να είναι παρών.

• Αποφασίστε το κοινό πριν γράψετε το κείμενο
• Στείλτε πρώτα στους εισηγητές, μετά στους υπόλοιπους
• Για συνέδρια, δώστε χρόνο για τον προγραμματισμό του ταξιδιού
• Σημειώστε ποιοι έχουν ήδη απαντήσει

Όταν η λίστα είναι μεγάλη, χωρίστε τη σε ομάδες. Οι αρχηγοί τμημάτων μπορεί να στείλουν την πρόσκληση στο δικό τους προσωπικό, ώστε ο οργανωτής να μην χάνει χρόνο με κάθε όνομα ξεχωριστά.

Email με PDF ή ένας σύνδεσμος;

Η ψηφιακή πρόσκληση είναι ταχύτερη και επιτρέπει να μοιραστείτε ένα μόνο σύνδεσμο με όλους τους αποδέκτες.

Ένα email με συνημμένο PDF απαιτεί να κατεβάσει ο αποδέκτης το αρχείο πριν δει την ημερομηνία, ενώ ένας σύνδεσμος ανοίγει απευθείας. Μια ψηφιακή πρόσκληση με κινούμενο σχέδιο, ημερομηνία, τοποθεσία και χάρτη ανοίγει με ένα κλικ, στο κινητό ή στον υπολογιστή.

Αν η σύσκεψη έχει επίσημο χαρακτήρα, προσθέστε και σύντομο κείμενο με το πρόγραμμα της ημέρας. Έτσι ο συμμετέχων ξέρει από την αρχή τι θα συζητηθεί.

Πώς να συγκεντρώσετε τις απαντήσεις

Ζητήστε απάντηση με συγκεκριμένη προθεσμία, ώστε να ξέρετε πόσοι θα έρθουν πριν κλείσετε την αίθουσα ή τον κατάλογο.

Ζητήστε μία απάντηση σε ένα σημείο, όχι σε τέσσερα διαφορετικά μηνύματα. Έτσι η καταγραφή είναι καθαρή και ο συντονισμός απλός.

• Ορίστε προθεσμία RSVP μερικές μέρες πριν
• Ζητήστε ονόματα συνοδών, αν χρειάζεται
• Παρακολουθείτε ποιος απάντησε στην ερώτηση συμμετοχής (RSVP)

Μην ξεχνάτε ότι ο καθένας έχει διαφορετικό πρόγραμμα. Αν κάποιος δεν μπορεί να έρθει, ζητήστε από αυτόν μια σύντομη γραπτή θέση ή όνομα αντικαταστάτη. Έτσι η σύσκεψη δεν χάνει την πληροφορία που χρειάζεται.

Παράδειγμα σύντομου κειμένου

Ένα σύντομο κείμενο με ημέρα, ώρα, χώρο, θέμα και προθεσμία απάντησης αρκεί για τις περισσότερες συσκέψεις.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα που μπορείτε να προσαρμόσετε. Κρατήστε τις προτάσεις μικρές και αφήστε τις λεπτομέρειες του προγράμματος για επόμενο μήνυμα.

«Αγαπητοί συνάδελφοι, σας προσκαλούμε στη σύσκεψη του τμήματος την Πέμπτη στις 10:00 στην αίθουσα 2. Θα συζητήσουμε τον προϋπολογισμό του επόμενου τριμήνου. Παρακαλούμε επιβεβαιώστε τη συμμετοχή σας έως την Τρίτη.»

• Σαφές θέμα στην αρχή
• Ημέρα, ώρα και χώρος
• Ξεκάθαρη προθεσμία απάντησης

Υπενθυμίσεις και τελικές ρυθμίσεις

Μια σύντομη υπενθύμιση δύο ή τρεις μέρες πριν θυμίζει την ημερομηνία σε όσους έχουν ξεχάσει, χωρίς να γίνεται ενοχλητική.

Η υπενθύμιση δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνει όλο το κείμενο. Αρκεί ένα μήνυμα με τον σύνδεσμο, την ώρα και μία φράση για το θέμα. Μια αντίστροφη μέτρηση στη σελίδα της πρόσκλησης βοηθά τον αποδέκτη να καταλάβει πόσο κοντά είναι η ημέρα.

Αν αλλάξει ο χώρος, ενημερώστε όλους με τον ίδιο σύνδεσμο, ώστε να μην κυκλοφορούν δύο εκδοχές της πρόσκλησης.

Αν η σύσκεψη γίνεται με συναδέλφους σε άλλη πόλη ή χώρα, προσέξτε και τη διαφορά ώρας. Γράψτε την ώρα και στις δύο ζώνες, π.χ. 10:00 ώρα Αθηνών (09:00 για Βερολίνο). Έτσι κανείς δεν θα φτάσει ή θα συνδεθεί μία ώρα νωρίτερα ή αργότερα. Ζητήστε επίσης από όσους έρχονται από μακριά να επιβεβαιώσουν νωρίτερα, ώστε να κανονίσετε τη σύνδεση ή το μεταφορικό τους.

Πριν στείλετε την τελική εκδοχή, δοκιμάστε τον σύνδεσμο στο κινητό σας και σε έναν υπολογιστή. Ελέγξτε ότι η ώρα εμφανίζεται σωστά για τη ζώνη των συμμετεχόντων. Ένα μικρό τεστ σας γλιτώνει από ερωτήσεις την τελευταία στιγμή.

Αν θέλετε να στείλετε μια animated ψηφιακή πρόσκληση για σύσκεψη, μπορείτε να τη δημιουργήσετε με έναν μόνο σύνδεσμο.