Δωρεάν ηλεκτρονικό προσκλητήριο συνεδρίου: πώς σχεδιάζετε το δικό σας

Ένα ηλεκτρονικό προσκλητήριο για συνέδριο είναι μια ψηφιακή πρόσκληση με κινούμενο σχέδιο, την οποία στέλνετε με έναν μόνο σύνδεσμο σε συμμετέχοντες, ομιλητές και χορηγούς. Εδώ βλέπετε πώς σχεδιάζετε ένα πρότυπο που διαβάζεται εύκολα και δίνει σωστές πληροφορίες από το πρώτο δευτερόλεπτο.

• Η πρώτη ηλεκτρονική πρόσκληση στο onlivita είναι δωρεάν.
• Όλη η πρόσκληση στέλνεται με έναν μόνο σύνδεσμο.
• Το RSVP καταγράφει τις απαντήσεις των συμμετεχόντων σε πραγματικό χρόνο.

Αν θέλετε ιδέες για σχέδια, δείτε τα διαθέσιμα θέματα και πρότυπα στο onlivita, με χρώματα και ύφος για κάθε είδος εκδήλωσης.

Τι πρέπει να έχει ένα προσκλητήριο συνεδρίου;

Ένα καλό προσκλητήριο περιλαμβάνει τίτλο, ημερομηνία, τόπο, πρόγραμμα και τρόπο επιβεβαίωσης συμμετοχής.

Ο επισκέπτης πρέπει να βρει τις βασικές πληροφορίες μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Γι' αυτό ξεκινάτε πάντα από τα στοιχεία που χρειάζεται κάθε συμμετέχων, πριν σκεφτείτε διακόσμηση ή κίνηση.

• Τίτλος συνεδρίου και θεματική ενότητα
• Ημερομηνία, ώρα και τόπος διεξαγωγής
• Σύντομο πρόγραμμα ομιλιών και συνεδριών
• Τρόπος επιβεβαίωσης συμμετοχής

Ένα καλό προσκλητήριο απαντά στις ερωτήσεις πριν τις κάνει κανείς. Πού είναι; Τι να φέρω; Υπάρχει χώρος στάθμευσης; Αν βάλετε αυτές τις απαντήσεις στο κείμενο, ο συμμετέχων δεν χρειάζεται να ρωτήσει.

Αν θέλετε, προσθέστε και τα ονόματα των ομιλητών. Κρατήστε όμως το κείμενο σύντομο, γιατί η πρόσκληση συχνά ανοίγεται στο κινητό, ανάμεσα σε δύο συναντήσεις.

Πώς επιλέγετε το σωστό πρότυπο;

Επιλέγετε πρότυπο ανάλογα με τον χαρακτήρα της εκδήλωσης, από επίσημο έως άτυπο.

Ένα ακαδημαϊκό συνέδριο θέλει καθαρές γραμμές, ήρεμα χρώματα και επίσημο ύφος. Μια εταιρική εκδήλωση μπορεί να έχει πιο τολμηρό σχέδιο, με τα χρώματα της επωνυμίας σας. Αν οι συμμετέχοντες είναι κυρίως καθηγητές, ένα καθαρό και επίσημο σχέδιο κάνει τη δουλειά.

Σκεφτείτε επίσης πόσοι θα λάβουν την πρόσκληση. Ένα συνέδριο με διεθνείς συμμετέχοντες χρειάζεται απλή διάταξη, που διαβάζεται χωρίς εξηγήσεις. Ένα τοπικό σεμινάριο μπορεί να είναι πιο προσωπικό.

Στις πλατφόρμες όπως η onlivita βρίσκετε πρότυπα για συνέδρια, ημερίδες και συναντήσεις. Δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από το μηδέν.

Όταν διαλέγετε πρότυπο, δείτε το σε κινητό και υπολογιστή. Ένα σχέδιο που φαίνεται καλό στην οθόνη του γραφείου μπορεί να γίνει ασαφές στο μικρό κινητό. Ζητήστε και από έναν συνάδελφο να το ανοίξει και να πει τι βλέπει πρώτο. Αν η απάντηση δεν είναι ο τίτλος, αλλάξτε τη διάταξη πριν στείλετε οτιδήποτε.

Ποια στοιχεία σχεδίασης διαβάζονται εύκολα;

Καθαρή γραμματοσειρά, λίγα χρώματα και σαφής ιεραρχία κάνουν το προσκλητήριο ευανάγνωστο.

Το μάτι πάει πρώτα στον τίτλο και μετά στην ημερομηνία. Οι λεπτομέρειες ακολουθούν με τη σειρά τους. Αυτή η ιεραρχία πρέπει να φαίνεται και στην οθόνη ενός κινητού τηλεφώνου.

• Μία ή δύο γραμματοσειρές, όχι περισσότερες
• Τρία βασικά χρώματα, με καλή αντίθεση για το κείμενο
• Μεγάλο μέγεθος για ημερομηνία και τόπο
• Αρκετός λευκός χώρος γύρω από τα στοιχεία

Το κινούμενο σχέδιο να είναι διακριτικό. Αν η κίνηση αποσπά την προσοχή, το μήνυμα χάνεται πριν διαβαστεί.

Πώς προσθέτετε χάρτη, μουσική και RSVP;

Ο χάρτης, η μουσική και το RSVP προστίθενται στην ίδια πρόσκληση.

Βάζετε τη διεύθυνση και ο χάρτης εμφανίζεται αυτόματα, ώστε κανείς να μη χρειάζεται να ψάχνει. Ο χάρτης βοηθά ιδιαίτερα σε εκδηλώσεις με συμμετέχοντες που έρχονται από άλλη πόλη ή χώρα.

Επιλέγετε ένα μουσικό κομμάτι για το άνοιγμα, αν ταιριάζει στο ύφος της εκδήλωσης. Η μουσική δεν πρέπει να είναι δυνατή· λίγα δευτερόλεπτα αρκούν για να δώσει τον τόνο. Η φόρμα RSVP συλλέγει την απάντηση του συμμετέχοντα, ώστε να ξέρετε εγκαίρως ποιος έρχεται.

Στο onlivita μπορείτε να ξεκινήσετε από έτοιμο πρότυπο και να βάλετε τα δικά σας στοιχεία, χωρίς να σχεδιάζετε από το μηδέν.

Πώς παρακολουθείτε τις απαντήσεις;

Οι απαντήσεις εμφανίζονται σε έναν πίνακα, όπου βλέπετε ποιος έρχεται και ποιος όχι.

Ο πίνακας RSVP σας δείχνει σε πραγματικό χρόνο πόσοι θα έρθουν. Έτσι ξέρετε πόσες θέσεις, καρέκλες ή γεύματα χρειάζεστε, χωρίς να μαντεύετε την τελευταία στιγμή.

Για συνέδρια και ημερίδες, διαλέξτε ένα από τα θέματα του onlivita και δείτε πρώτα πώς φαίνεται στο κινητό.

Ποια λάθη να αποφύγετε;

Τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι το μεγάλο κείμενο, η ελλιπής ημερομηνία και η μη δοκιμή στο κινητό.

Το υπερβολικό κείμενο, τα μικρά γράμματα και η ημερομηνία που δεν φαίνεται από την αρχή είναι τα πράγματα που δυσκολεύουν περισσότερο τον αναγνώστη.

• Χρησιμοποιείτε πολλές γραμματοσειρές, που κουράζουν τον αναγνώστη
• Σύνδεσμος χωρίς τίτλο, που μοιάζει με ανεπιθύμητο μήνυμα
• Δοκιμή μόνο στον υπολογιστή, χωρίς έλεγχο στο κινητό

Πριν στείλετε την πρόσκληση, ανοίξτε την μόνοι σας σε δύο συσκευές. Ο έλεγχος παίρνει λίγα λεπτά και γλιτώνει πολλές ερωτήσεις αργότερα.

Ένα ακόμη λάθος είναι να ξεχνάτε την προθεσμία επιβεβαίωσης. Γράψτε καθαρά την ημερομηνία έως την οποία χρειάζεστε απάντηση, για παράδειγμα ένα τελευταίο Σάββατο του μήνα. Έτσι ο συμμετέχων δεν αναβάλλει και εσείς έχετε χρόνο για την οργάνωση.

Θέλετε να ξεκινήσετε γρήγορα; Δημιουργήστε το δικό σας δωρεάν προσκλητήριο συνεδρίου στο onlivita, με τη χρήση ενός έτοιμου προτύπου που προσαρμόζετε στα στοιχεία σας.