Δωρεάν ηλεκτρονικό προσκλητήριο γάμου: οδηγός για γραφεία εκδηλώσεων

Ένα δωρεάν ηλεκτρονικό προσκλητήριο γάμου είναι μια ψηφιακή πρόσκληση που το γραφείο στέλνει στους καλεσμένους με ένα μόνο link. Για γραφεία εκδηλώσεων σημαίνει λιγότερα τηλέφωνα, λιγότερη σύγχυση στις λίστες και καθαρότερη εικόνα για κάθε γάμο. Η πρώτη πρόσκληση στην Onlivita είναι δωρεάν, και οι αλλαγές φαίνονται αμέσως.

• Η πρώτη ψηφιακή πρόσκληση στην Onlivita είναι δωρεάν.
• Οι απαντήσεις RSVP καταγράφονται σε ένα κοινό σημείο για όλο το γραφείο.

Στη σελίδα των θεμάτων και σχεδίων βρείτε πολλές επιλογές για κάθε στυλ γάμου.

Τι περιλαμβάνει ένα ψηφιακό προσκλητήριο για γραφείο

Ένα καλό ψηφιακό προσκλητήριο συνδυάζει κινούμενο εξώφυλλο, κείμενο, χάρτη και φόρμα επιβεβαίωσης σε μία σελίδα.

Ένα γραφείο εκδηλώσεων χρειάζεται προσκλητήριο που φαίνεται επαγγελματικό και λειτουργεί γρήγορα. Το ψηφιακό προσκλητήριο δίνει και τα δύο, χωρίς εκτυπώσεις και ταχυδρομεία.

Συνήθως περιλαμβάνει:

• Κινούμενο εξώφυλλο με τα ονόματα του ζευγαριού
• Κείμενο πρόσκλησης, ώρα και τόπο τελετής
• Χάρτη με οδηγίες προς τον χώρο
• Φόρμα επιβεβαίωσης συμμετοχής

Όταν όλα βρίσκονται στην ίδια σελίδα, ο καλεσμένος δεν ψάχνει πληροφορίες σε τρία διαφορετικά μηνύματα. Εσείς έχετε μία σελίδα με όλα τα στοιχεία για κάθε γάμο.

Για ένα γραφείο, η εικόνα του προσκλητηρίου είναι και δήλωση ύφους. Ο ενδιαφερόμενος βλέπει ένα δείγμα της δουλειάς σας πριν συζητήσετε τη συνεργασία.

Πώς δουλεύει το ένα κοινό link

Κάθε ζευγάρι παίρνει ένα link, και το γραφείο το μοιράζεται με όλους τους καλεσμένους μέσω μηνύματος ή email.

Κάθε γάμος έχει το δικό του link. Εσείς το στέλνετε μέσω WhatsApp, email ή SMS, και όλοι ανοίγουν την ίδια σελίδα στο κινητό τους.

Ο λογαριασμός είναι δωρεάν και η πρώτη πρόσκληση δεν χρεώνεται, οπότε μπορείτε να τη φτιάξετε με έναν πραγματικό γάμο της λίστας σας. Η δημιουργία δεν απαιτεί τεχνικές γνώσεις, και οι αλλαγές φαίνονται αμέσως.

Αν αλλάξει η ώρα ή ο χώρος, αλλάζετε το κείμενο μία φορά. Το link παραμένει το ίδιο, οπότε δεν χρειάζεται νέα αποστολή σε όλους.

Το link μπορείτε να το βάλετε και στο site του γραφείου ή στο προφίλ σας στα social media. Έτσι οι ενδιαφερόμενοι βλέπουν ένα πραγματικό παράδειγμα της δουλειάς σας.

Παρακολούθηση RSVP χωρίς χαμένα μηνύματα

Οι απαντήσεις καταγράφονται σε ένα σημείο, οπότε το γραφείο βλέπει ποιος έρχεται και ποιος όχι.

Η φόρμα RSVP δείχνει ποιος απάντησε και ποιος δεν έχει απαντήσει ακόμη. Έτσι δεν χρειάζεται να κυνηγάτε καλεσμένους μία μία.

• Ονόματα που επιβεβαίωσαν συμμετοχή
• Ονόματα που δήλωσαν ότι δεν έρχονται
• Όσους δεν έχουν απαντήσει ακόμη

Η λίστα αυτή βοηθά στη διάταξη των τραπεζιών και στον αριθμό των μερίδων. Ο κατάλογος ενημερώνεται καθώς απαντούν οι καλεσμένοι.

Όταν ένας καλεσμένος αλλάξει γνώμη, η καταγραφή αλλάζει αμέσως. Έτσι το γραφείο δεν βασίζεται σε παλιά σημειώματα ή σε μηνύματα που χάθηκαν μέσα σε συνομιλίες.

Σχέδια και θέματα για διαφορετικούς πελάτες

Η ενότητα προτύπων της Onlivita έχει θέματα και σχέδια, ώστε κάθε προσκλητήριο να ταιριάζει στο ύφος του γάμου.

Κάθε ζευγάρι έχει δικό του ύφος. Άλλοι θέλουν λιτό λευκό, άλλοι έντονα χρώματα και βοτανικά μοτίβα.

Τα θέματα και τα σχέδια βρίσκονται στην ενότητα προτύπων της Onlivita, και μπορείτε να τα δείτε όλα πριν διαλέξετε. Μπορείτε να προτείνετε δύο ή τρία σχέδια και να αφήσετε το ζευγάρι να διαλέξει.

Η αλλαγή σχεδίου δεν αλλάζει τα στοιχεία. Τα ονόματα, η ώρα και ο χάρτης μένουν όπως τα βάλατε.

Αν το ζευγάρι θέλει κάτι πιο προσωπικό, προσθέστε μια σύντομη φράση στο κείμενο. Η ιδέα είναι το προσκλητήριο να μοιάζει με τον γάμο, όχι με πρότυπο.

Ροή εργασίας για το γραφείο σας

Η ροή έχει τέσσερα βήματα: επιλογή σχεδίου, συμπλήρωση στοιχείων, αποστολή του link και παρακολούθηση των απαντήσεων.

Τα βήματα είναι τέσσερα:

1. Επιλέγετε σχέδιο μαζί με το ζευγάρι.
2. Συμπληρώνετε ημερομηνία, χώρο και κείμενο.
3. Στέλνετε το link στη λίστα καλεσμένων.
4. Παρακολουθείτε τις απαντήσεις και ενημερώνετε τον χώρο.

Κρατήστε ένα ημερολόγιο με τις προθεσμίες RSVP. Έτσι κανείς δεν ξεχνά να απαντήσει πριν κλείσει ο κατάλογος.

Καλό είναι να συνδέσετε την αποστολή με την πρώτη επαφή. Όσο νωρίτερα μπαίνει το προσκλητήριο στη συζήτηση, τόσο λιγότερα ερωτήματα μένουν ανοιχτά.

Πότε αξίζει να ξεκινήσετε

Ξεκινήστε όταν έχετε την ημερομηνία, τον χώρο και μια πρώτη λίστα καλεσμένων, ώστε να μη χρειαστεί διπλή δουλειά.

Αν η λίστα καλεσμένων αλλάζει ακόμη, το προσκλητήριο θα χρειαστεί διορθώσεις. Γι' αυτό καλό είναι να κλειδώσετε πρώτα τους βασικούς καλεσμένους.

Για μικρότερους γάμους, ένα προσκλητήριο αρκεί. Για μεγαλύτερα γεγονότα, χωρίστε τη λίστα σε ομάδες και στείλτε ξεχωριστό link σε κάθε ομάδα.

Αν το γραφείο διαχειρίζεται πολλούς γάμους ταυτόχρονα, δώστε σε κάθε ζευγάρι δικό του link. Μια σύντομη εβδομαδιαία λίστα ελέγχου κρατά όλα τα προσκλητήρια στον ίδιο ρυθμό.

Για να δοκιμάσετε τη ροή, ξεκινήστε με το ψηφιακό προσκλητήριο για γραφεία στην Onlivita.