Δωρεάν ηλεκτρονικό προσκλητήριο εταιρικής εκδήλωσης: βήμα βήμα

Ένα δωρεάν ηλεκτρονικό προσκλητήριο εταιρικής εκδήλωσης είναι μια ψηφιακή πρόσκληση που στέλνετε σε συνάδελφους, πελάτες και συνεργάτες με έναν μόνο σύνδεσμο. Ο παραλήπτης την ανοίγει στο κινητό ή στον υπολογιστή του, βλέπει την ημερομηνία, τον χώρο και το πρόγραμμα, και απαντά στο ίδιο σημείο. Δεν χρειάζεται εκτύπωση, ταχυδρόμηση ή επιπλέον κόστος. Παρακάτω θα δείτε βήμα βήμα πώς να φτιάξετε μια πρόσκληση που ταιριάζει στον επαγγελματικό χαρακτήρα της εταιρείας σας.

• Ένας σύνδεσμος RSVP είναι συνήθως πιο εύκολος για τον καλεσμένο από ένα ξεχωριστό email.
• Η πρώτη πρόσκληση είναι δωρεάν, οπότε μπορείτε να δοκιμάσετε πριν αποφασίσετε.

Στο onlivita θα βρείτε θέματα και πρότυπα για διαφορετικές εκδηλώσεις, από λανσάρισμα προϊόντος μέχρι ετήσιο γεύμα συνεργατών.

Βήμα 1: Τι πρέπει να έχει μια εταιρική πρόσκληση

Μια καλή εταιρική πρόσκληση δείχνει καθαρά τον σκοπό, την ώρα, τον χώρο και τον τρόπο απάντησης.

Όταν στέλνετε πρόσκληση σε συναδέλφους, συχνά κρίνουν από την πρώτη ματιά αν θα έρθουν. Ο παραλήπτης συνήθως ρίχνει μια γρήγορη ματιά στη σελίδα, οπότε τα βασικά στοιχεία πρέπει να φαίνονται από την πρώτη ματιά. Ένα προσκλητήριο γεμάτο διακόσμηση αλλά χωρίς ώρα θα μείνει ανοιχτό και θα κλείσει χωρίς απάντηση.

• Τίτλος εκδήλωσης και όνομα εταιρείας
• Ημερομηνία, ώρα και διεύθυνση με χάρτη
• Σύντομο πρόγραμμα ή ονόματα ομιλητών
• Κουμπί απάντησης για συμμετοχή

Βήμα 2: Επιλογή προτύπου με επαγγελματικό ύφος

Ένα πρότυπο με ουδέτερα χρώματα και καθαρές γραμμές ταιριάζει σχεδόν σε κάθε εταιρεία.

Στο onlivita θα βρείτε θέματα και πρότυπα για διαφορετικές εκδηλώσεις, από λανσάρισμα προϊόντος μέχρι ετήσιο γεύμα συνεργατών. Για εταιρικό προσκλητήριο, διαλέξτε κάτι που δεν φωνάζει. Λευκό ή ανοιχτό φόντο, μία βασική απόχρωση από το χρώμα της εταιρείας και γραμματοσειρά που διαβάζεται εύκολα στο κινητό κάνουν τη δουλειά.

Αν έχετε λογότυπο, βάλτε το στο πάνω μέρος και αφήστε αρκετό κενό γύρω του. Μην ξεχνάτε ότι ένας συνάδελφος που ανοίγει την πρόσκληση στο τρένο δεν θα μεγεθύνει τη σελίδα για να διαβάσει τη διεύθυνση. Όταν είστε έτοιμοι, δημιουργήστε δωρεάν την πρόσκλησή σας και δοκιμάστε την πρώτη εμφάνιση.

Βήμα 3: Κείμενο που διαβάζεται γρήγορα

Γράψτε λίγες προτάσεις, με συγκεκριμένη ημερομηνία και ένα σαφές αίτημα προς τον παραλήπτη.

Το κείμενο της πρόσκλησης δεν χρειάζεται να είναι λογοτεχνία. Ο αναγνώστης θέλει να μάθει γρήγορα τι ζητάτε από αυτόν και πότε. Μια πρόταση για τον λόγο της εκδήλωσης αρκεί, και μετά περνάτε στα πρακτικά.

• Ξεκινήστε με τον λόγο της συνάντησης
• Γράψτε πλήρως την ημερομηνία, με ημέρα και μήνα
• Αναφέρετε αν χρειάζεται ενδυμασία ή προετοιμασία
• Κλείστε με ευγενικό αίτημα για απάντηση

Αποφύγετε τα εσωτερικά ονόματα έργων που μόνο η ομάδα σας καταλαβαίνει. Ένας πελάτης που λαμβάνει την πρόσκληση δεν γνωρίζει τον κωδικό του έργου σας, οπότε γράψτε τον τίτλο με λέξεις που καταλαβαίνει όλος ο κόσμος.

Βήμα 4: Σύνδεσμος, RSVP και παρακολούθηση συμμετοχών

Ένας μόνο σύνδεσμος αρκεί, και η απάντηση RSVP σας δείχνει ποιοι θα έρθουν και πόσοι.

Αντί να περιμένετε μηνύματα στο email και στα κινητά, στείλτε έναν σύνδεσμο που ανοίγει την πρόσκληση και ζητά απάντηση με ένα πάτημα. Έτσι έχετε ζωντανό κατάλογο συμμετοχών χωρίς να τον φτιάχνετε χειροκίνητα.

• Ένας σύνδεσμος για όλους τους καλεσμένους
• Απάντηση συμμετοχής ή απουσίας με ένα πάτημα
• Ενημέρωση λίστας καθώς έρχονται οι απαντήσεις
• Ερώτηση για διατροφή ή ειδικές ανάγκες πριν από το γεύμα

Όταν πλησιάζει η ημερομηνία, κοιτάξτε τη λίστα και στείλτε μια ευγενική υπενθύμιση μόνο σε όσους δεν έχουν απαντήσει ακόμα. Έτσι δεν κουράζετε όσους έχουν ήδη επιβεβαιώσει.

Χάρτης, μουσική και αντίστροφο μέτρημα

Ο χάρτης και το αντίστροφο μέτρημα βοηθούν τους καλεσμένους να φτάσουν στην ώρα τους.

Η διεύθυνση γραμμένη σε μία γραμμή δεν αρκεί για έναν χώρο που δεν έχουν επισκεφθεί ποτέ. Ένας ενσωματωμένος χάρτης δείχνει το σημείο και σας γλιτώνει από τα τηλεφωνήματα της τελευταίας στιγμής. Το αντίστροφο μέτρημα, πάλι, δίνει μια αίσθηση προσμονής που ταιριάζει σε λανσάρισμα ή εορταστικό γεύμα.

Η μουσική είναι προαιρετική. Σε επίσημη εκδήλωση, μια ήσυχη μελωδία στο φόντο αρκεί. Πριν την ενεργοποιήσετε, σκεφτείτε αν θα ακουστεί καλά σε όλες τις συσκευές και αν ταιριάζει στον τόνο της εταιρείας σας.

Πότε να στείλετε την πρόσκληση

Στείλτε την πρόσκληση αρκετές εβδομάδες νωρίτερα και μία υπενθύμιση λίγες μέρες πριν.

Οι επαγγελματίες έχουν γεμάτα ημερολόγια, οπότε ένα προσκλητήριο που φτάνει την τελευταία στιγμή χάνεται στα εισερχόμενα. Δώστε χρόνο για να κλείσουν τα πράγματα στη δουλειά τους. Η υπενθύμιση πρέπει να είναι σύντομη και να θυμίζει μόνο την ημερομηνία και τον σύνδεσμο.

Όταν είστε έτοιμοι, δημιουργήστε δωρεάν την πρόσκλησή σας και δοκιμάστε την πρώτη εμφάνιση.