Επίσημη πρόσκληση σε δείπνο: τόνος, δομή και πρωτόκολλο

Η επίσημη πρόσκληση σε δείπνο είναι το πρώτο έγγραφο που διαβάζει ο καλεσμένος και από αυτό κρίνει τον τόνο της βραδιάς. Μια καλή πρόσκληση λέει καθαρά ποιος καλεί, ποιον, πότε, πού και μέχρι πότε πρέπει να απαντήσει. Στο κείμενο που ακολουθεί δείχνουμε τη σειρά, τη διατύπωση και τις μικρές λεπτομέρειες που κάνουν τη διαφορά, ώστε να γράψετε εσείς μια πρόσκληση άνετη και τυπική.

• Η πρόσκληση με πλήρη στοιχεία μειώνει τις ερωτήσεις των καλεσμένων.
• Ορισμένη προθεσμία απάντησης βοηθά στον σωστό αριθμό θέσεων στο τραπέζι.
• Η ψηφιακή πρόσκληση μπορεί να περιλαμβάνει χάρτη και αντίστροφη μέτρηση.

Για έτοιμη εμφάνιση, δείτε τα θέματα και πρότυπα του onlivita.

Ποιος στέλνει την πρόσκληση

Η πρόσκληση στέλνεται από τον οικοδεσπότη ή από το ζεύγος που φιλοξενεί, και γράφεται στο όνομά του.

Στην παραδοσιακή ελληνική τάξη, το όνομα που υπογράφει την πρόσκληση δείχνει ποιος φιλοξενεί. Αν το δείπνο γίνεται στο σπίτι σας, γράψτε τα ονόματά σας με την πλήρη μορφή τους. Αν πρόκειται για επαγγελματικό δείπνο, το όνομα της εταιρείας ή του οργανισμού μπαίνει πρώτο, ακολουθεί το όνομα του υπεύθυνου.

Ο καλεσμένος πρέπει να ξέρει με ποιον θα κάτσει στο τραπέζι και γιατί τον καλείτε. Γι' αυτό συνήθως γράφουμε δύο πράγματα: τον λόγο της συνάντησης και το όνομα του τιμώμενου, αν υπάρχει.

• Ονοματεπώνυμο οικοδεσπότη ή ζεύγους
• Λόγος του δείπνου, π.χ. γιορτή ή επετειακό τραπέζι
• Όνομα του τιμώμενου, αν υπάρχει

Αν το δείπνο γίνεται σε εστιατόριο ή σε ξενοδοχείο, αναφέρετε ποιος κρατά το τραπέζι, ώστε ο καλεσμένος να ξέρει σε ποιον να απευθυνθεί για ερωτήσεις.

Στοιχεία που δεν λείπουν ποτέ

Μια πρόσκληση είναι πλήρης όταν περιλαμβάνει ημερομηνία, ώρα, διεύθυνση και τρόπο απάντησης.

Ο καλεσμένος δεν πρέπει να ψάχνει πληροφορίες. Γράψτε την ημέρα με ολόκληρο το όνομα του μήνα, την ώρα έναρξης και τη διεύθυνση με όνομα οδού και περιοχή. Αν η είσοδος έχει ιδιαιτερότητα, όπως πάροδο ή όροφο, προσθέστε την σε ξεχωριστή γραμμή.

Ο τρόπος ενδυμασίας συχνά μένει εκτός και δημιουργεί αμηχανία. Αναφέρετε αν το δείπνο είναι άτυπο, με κοστούμι ή με εορταστικά ρούχα. Η λέξη «επίσημο» μόνη της δεν λέει αρκετά.

• Ημέρα και ώρα έναρξης
• Διεύθυνση με οδό και περιοχή
• Ενδυμασία, αν έχει σημασία
• Προθεσμία απάντησης

Μην ξεχάσετε και ένα τηλέφωνο επικοινωνίας. Ένας καλεσμένος που θέλει να αλλάξει κάτι προτιμά να μιλήσει απευθείας, παρά να περιμένει απάντηση.

Τόνος και διατύπωση

Ο τόνος είναι ευγενικός και σύντομος, χωρίς υπερβολικά επίθετα ή περιττές εξηγήσεις.

Η επίσημη γλώσσα δεν σημαίνει βαριά γλώσσα. Γράψτε φράσεις καθαρές, όπως «σας προσκαλούμε» ή «θα χαρούμε να σας έχουμε κοντά μας». Μια μακριά πρόταση μπορεί να χωριστεί σε δύο, ώστε να διαβάζεται χωρίς κόπο.

Αποφύγετε τις εκφράσεις που ακούγονται αντιγραμμένες από έντυπο. Η πρόσκληση είναι προσωπική, ακόμη κι όταν στέλνεται σε δεκάδες καλεσμένους. Μια σύντομη φράση στο τέλος, που αφορά τον καλεσμένο, κάνει μεγάλη διαφορά.

Η σειρά των προτάσεων έχει σημασία. Ξεκινήστε με την πρόσκληση, συνεχίστε με τα στοιχεία και κλείστε με το αίτημα απάντησης, ώστε το μάτι να ακολουθεί φυσικά το κείμενο.

Απάντηση και καταγραφή συμμετοχών

Ορίστε μια προθεσμία απάντησης και ζητήστε από τον καλεσμένο να επιβεβαιώσει με ένα μήνυμα ή κλικ.

Η προθεσμία απάντησης βοηθά να κλείσετε τον αριθμό των θέσεων στο τραπέζι. Ορίστε την τουλάχιστον μία εβδομάδα πριν, ώστε να προλάβετε την οργάνωση. Αν ο καλεσμένος δεν απαντήσει, μια ευγενική υπενθύμιση είναι απολύτως φυσική.

Αν στέλνετε την πρόσκληση ηλεκτρονικά, ένα μήνυμα με ενιαίο σύνδεσμο φτάνει σε όλους τους καλεσμένους μαζί. Με τη ψηφιακή πρόσκληση του onlivita, οι απαντήσεις (RSVP) καταγράφονται αυτόματα, χωρίς να κυνηγάτε μηνύματα ένα ένα.

Κρατήστε μια απλή λίστα με τις απαντήσεις, με όνομα, αριθμό ατόμων και σημείωση για διατροφικούς περιορισμούς. Έτσι η κουζίνα και ο σερβιτόρος θα έχουν σωστά στοιχεία.

Έντυπη ή ψηφιακή πρόσκληση;

Και οι δύο μορφές είναι αποδεκτές, αρκεί το περιεχόμενο να είναι πλήρες και ευανάγνωστο.

Η έντυπη πρόσκληση δίνει ζεστασιά και συχνά κρατιέται ως ανάμνηση. Η ψηφιακή είναι πιο γρήγορη και εύκολη να διορθωθεί αν αλλάξει η ώρα ή ο χώρος. Επιλέξτε ανάλογα με το είδος της βραδιάς και με τους καλεσμένους σας.

Σε ψηφιακή πρόσκληση μπορείτε να προσθέσετε χάρτη, αντίστροφη μέτρηση μέχρι το δείπνο και μουσική. Τα θέματα και τα πρότυπα του onlivita διαφέρουν σε χρώμα και γραμματοσειρά, οπότε διαλέξτε αυτό που ταιριάζει στον τόνο της βραδιάς.

Η ψηφιακή πρόσκληση είναι ιδανική και όταν καλείτε ανθρώπους από άλλες χώρες. Μπορείτε να επιλέξετε γλώσσα διεπαφής, ώστε ο καλεσμένος να διαβάζει στη δική του γλώσσα.

Συχνά λάθη που αλλάζουν τον τόνο

Τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι οι ασαφείς ώρες, η έλλειψη προθεσμίας και ο υπερβολικός ενθουσιασμός.

Πολλές προσκλήσεις χάνουν την επισημότητά τους από μικρά πράγματα. Οι λέξεις μπορεί να είναι σωστές, αλλά η διάταξη είναι βιαστική.

• Ώρα γραμμένη χωρίς να φαίνεται αν είναι πρωί ή βράδυ
• Λείπει το όνομα του οικοδεσπότη
• Χρήση υπερβολικών επιθέτων στο κείμενο

Ένα ακόμα συνηθισμένο λάθος είναι η υπερβολική χρήση θαυμαστικών. Μία ή δύο φράσεις με θαυμαστικό αρκούν για να δείξουν χαρά.

Διαβάστε το κείμενο φωναχτά πριν το στείλετε. Αν ακούγεται φυσικό, και ο καλεσμένος θα το νιώσει έτσι.

Αν θέλετε να στείλετε την πρόσκληση ηλεκτρονικά, δοκιμάστε την ψηφιακή πρόσκληση δείπνου του onlivita.