Ηλεκτρονικές προσκλήσεις εταιρικής εκδήλωσης με RSVP: πώς παρακολουθείτε τις συμμετοχές

Μια ηλεκτρονική πρόσκληση είναι η ψηφιακή κάρτα που στέλνετε στους συνεργάτες, τους πελάτες και τους προμηθευτές σας για μια εταιρική εκδήλωση. Στις ηλεκτρονικές προσκλήσεις εταιρικής εκδήλωσης με RSVP βλέπετε σε πραγματικό χρόνο ποιος θα έρθει, ποιος δεν μπορεί και ποιος δεν έχει απαντήσει ακόμα. Σε αυτό το άρθρο δείτε πώς τις στήνετε χωρίς περιττή δουλειά.

• Ένας σύνδεσμος για όλους τους καλεσμένους σημαίνει ότι όλοι βλέπουν την ίδια εκδοχή, και αν αλλάξει η ώρα, την ενημερώνετε μία φορά.
• Το RSVP δείχνει σε πραγματικό χρόνο ποιος θα παρευρεθεί σε μια εκδήλωση.
• Η πρώτη ηλεκτρονική πρόσκληση στο onlivita είναι δωρεάν για όλους τους χρήστες.

Δείτε τα έτοιμα θέματα για να βρείτε το ύφος που σας ταιριάζει.

Τι είναι μια ηλεκτρονική πρόσκληση εταιρικής εκδήλωσης;

Είναι μια ψηφιακή πρόσκληση με ημερομηνία, ώρα, τοποθεσία και έναν σύνδεσμο που μοιράζεστε με όλους τους καλεσμένους.

Η ηλεκτρονική πρόσκληση δεν είναι απλώς ένα PDF στο email. Είναι μια σελίδα που ανοίγει με ένα κλικ στο κινητό ή στον υπολογιστή και δείχνει όλα όσα χρειάζεται να ξέρει ο καλεσμένος.

Συνήθως περιλαμβάνει τον τίτλο της εκδήλωσης, την ημερομηνία, τον χώρο και το πρόγραμμα. Αν θέλετε, βάζετε και χάρτη, ώστε κανείς να μην χάνεται στην είσοδο του κτιρίου.

• Έναν μόνο σύνδεσμο για όλους τους καλεσμένους
• Κινούμενα στοιχεία και μουσική, αν ταιριάζουν στον χαρακτήρα της εταιρείας
• Φόρμα απάντησης RSVP στο ίδιο σημείο

Η μορφή αυτή έχει και πρακτικό πλεονέκτημα: μπορείτε να την αλλάξετε μέσα σε λίγα λεπτά αν αλλάξει η ώρα ή ο χώρος. Δεν χρειάζεται να ξανατυπώσετε και να ξαναστείλετε αρχεία σε κάθε καλεσμένο.

Γιατί το RSVP κάνει τη διαφορά σε μια εταιρική εκδήλωση;

Το RSVP σας δείχνει άμεσα πόσοι θα έρθουν, ώστε να κλείσετε σωστά χώρο, φαγητό και μεταφορές.

Στις εταιρικές εκδηλώσεις η λίστα αλλάζει συνεχώς. Ένας συνάδελφος ακυρώνει, ένας πελάτης φέρνει συνοδό. Όταν κάθε απάντηση καταλήγει σε ένα σημείο, δεν χρειάζεται να ψάχνετε σε δεκάδες email.

• Βλέπετε ποιος αποδέχτηκε, ποιος αρνήθηκε και ποιος σιωπά.
• Ξέρετε τον ακριβή αριθμό για τον χώρο και το catering
• Στέλνετε υπενθύμιση μόνο σε όσους δεν έχουν απαντήσει

Η αναμονή για απάντηση είναι συνήθως το πιο κουραστικό κομμάτι της οργάνωσης. Με ένα σαφές RSVP το βάρος μοιράζεται σε όλη την ομάδα.

Υπάρχει και ένα θέμα προσωπικής φροντίδας. Όταν ένας συνεργάτης βλέπει ότι η εταιρεία ξέρει ακριβώς πόσοι θα είναι, αισθάνεται πιο σίγουρος ότι η εκδήλωση είναι οργανωμένη. Αυτό φαίνεται και στη διάθεση του κόσμου την ημέρα.

Πώς φτιάχνετε τη λίστα καλεσμένων πριν στείλετε τίποτα;

Ξεκινήστε από μια λίστα με ονόματα, email και ρόλο, και χωρίστε την σε ομάδες.

Μην στέλνετε την πρόσκληση πριν ξέρετε ποιος θα τη λάβει. Ανοίξτε ένα απλό αρχείο με στήλες για όνομα, email, τμήμα και σχόλιο. Όσο πιο καθαρή είναι η λίστα, τόσο λιγότερα λάθη θα κάνετε.

Χωρίστε τους καλεσμένους σε ομάδες, για παράδειγμα διοίκηση, πελάτες και προμηθευτές. Έτσι μπορείτε να προσαρμόσετε το μήνυμα για κάθε ομάδα και να ξέρετε ποιους πρέπει να καλέσετε προσωπικά.

Ελέγξτε και τις διπλές εγγραφές. Ένα όνομα που εμφανίζεται δύο φορές θα σας δώσει λάθος αριθμό στο τέλος.

Αν χρησιμοποιείτε στήλη για ρόλο ή τμήμα, θα σας βοηθήσει πολύ αργότερα στη διάταξη των τραπεζιών. Ένας καλεσμένος από το ίδιο τμήμα συχνά θέλει να κάθεται κοντά στους συναδέλφους του.

Πώς παρακολουθείτε τις απαντήσεις και τις υπενθυμίσεις;

Ελέγχετε τις απαντήσεις σε πραγματικό χρόνο και στέλνετε υπενθύμιση μία ή δύο φορές πριν την ημέρα.

Μόλις στείλετε την πρόσκληση, η δουλειά δεν τελειώνει. Χρειάζεται ένας ρυθμός ελέγχου που να ταιριάζει στον χρόνο που έχετε μέχρι την εκδήλωση.

1. Ελέγξτε τις απαντήσεις κάθε μέρα την πρώτη εβδομάδα
2. Στείλτε μια ευγενική υπενθύμιση μία εβδομάδα πριν
3. Επικοινωνήστε τηλεφωνικά με τους σημαντικούς καλεσμένους που σιωπούν

Η τελευταία υπενθύμιση πρέπει να είναι σύντομη και να έχει ξεκάθαρη προθεσμία. Εσείς αποφασίζετε πότε κλείνει η λίστα.

Μην ξεχάσετε να απαντήσετε και εσείς σε όσους ρωτούν. Μια γρήγορη απάντηση δείχνει ότι η πρόσκληση είναι σοβαρή και ότι η εταιρεία ενδιαφέρεται για την παρουσία τους.

Ποια στοιχεία πρέπει να έχει η πρόσκληση για να είναι χρήσιμη;

Ημερομηνία, ώρα, χώρος, πρόγραμμα και ένας σαφής τρόπος απάντησης είναι τα βασικά.

Ένας καλεσμένος που δεν ξέρει πού να πάει ή τι ώρα ξεκινά δεν θα έρθει. Γράψτε τα βασικά στην αρχή, πριν από κάθε διακοσμητικό στοιχείο.

• Ημερομηνία και ώρα με ζώνη, αν υπάρχουν καλεσμένοι από άλλη πόλη
• Χώρος με χάρτη και σημείο ελέγχου για τα αυτοκίνητα
• Κώδικας ένδυσης, αν η εκδήλωση είναι επίσημη ή άτυπη
• Προθεσμία RSVP, ώστε να ξέρετε πότε κλείνετε τους αριθμούς

Μια μικρή σημείωση για τις μεταφορές βοηθά πολύ, ειδικά σε εκδηλώσεις εκτός γραφείου.

Η γλώσσα έχει σημασία. Αν ο μισός κόσμος μιλά αγγλικά, γράψτε την πρόσκληση και στις δύο γλώσσες ή επιλέξτε ένα μήνυμα που όλοι καταλαβαίνουν εύκολα.

Πώς ξεκινάτε με το onlivita για την επόμενη εκδήλωσή σας;

Ανοίγετε ένα κενό θέμα, βάζετε τα στοιχεία και στέλνετε τον σύνδεσμο στη λίστα σας.

Στο onlivita μπορείτε να φτιάξετε μια ηλεκτρονική πρόσκληση για εταιρική εκδήλωση μέσα σε λίγα λεπτά. Επιλέγετε θέμα, γράφετε τα στοιχεία και προσθέτετε χάρτη και μουσική αν θέλετε. Ο καλεσμένος βλέπει την πρόσκληση σε μία σελίδα και απαντά από εκεί.

Η πρώτη πρόσκληση είναι δωρεάν και η εγγραφή είναι δωρεάν. Η διεπαφή υπάρχει σε 20 γλώσσες, οπότε μπορείτε να στείλετε πρόσκληση στα ελληνικά ή σε όποια γλώσσα μιλούν οι καλεσμένοι σας.

Δείτε τα έτοιμα θέματα για να βρείτε το ύφος που σας ταιριάζει. Κάθε θέμα ταιριάζει σε διαφορετικό τόνο, από το επίσημο γεύμα μέχρι το άτυπο δείπνο ομάδας.

Πριν στείλετε, διαβάστε την πρόσκληση σαν καλεσμένος: ημερομηνία, ώρα, διεύθυνση και προθεσμία RSVP πρέπει να είναι σωστά και στα ίδια σημεία. Αν κάτι αλλάξει, διορθώστε το στη σελίδα και ενημερώστε τη λίστα σας.

Στο onlivita μπορείτε να φτιάξετε μια ηλεκτρονική πρόσκληση για εταιρική εκδήλωση μέσα σε λίγα λεπτά.