Πώς γράφω μία πρόσκληση που διαβάζεται με προσοχή

Μια πρόσκληση είναι το σύντομο κείμενο που λέει στον καλεσμένο τι γίνεται, πότε και πού. Αν αναρωτιέστε πώς γράφω μία πρόσκληση, το πρώτο βήμα είναι να ξέρετε ποιες πληροφορίες δεν μπορούν να λείπουν.

• Η σαφής ημερομηνία και ώρα μειώνει τις ερωτήσεις των καλεσμένων πριν από το γεγονός.
• Ο τόνος του κειμένου πρέπει να ταιριάζει στο είδος του γεγονότος και στη σχέση με τον παραλήπτη.

Διαλέξτε ένα θέμα που ταιριάζει στο γεγονός σας από τα θέματα και πρότυπα.

Τι πρέπει να περιέχει μια καλή πρόσκληση

Μια καλή πρόσκληση περιέχει το γεγονός, την ημέρα, την ώρα, τον τόπο και τον λόγο της συγκέντρωσης.

Ξεκινήστε από το βασικό: τι γιορτάζετε και ποιος το γιορτάζει. Ο καλεσμένος θέλει να καταλάβει αμέσως αν το γεγονός τον αφορά.

• το όνομα του γεγονότος ή των προσώπων
• ημερομηνία και ώρα έναρξης
• διεύθυνση ή όνομα του χώρου
• μια σύντομη φράση για το γιατί το κάνετε

Μην γεμίζετε το κείμενο με περιττές λεπτομέρειες. Αν κάτι δεν χρειάζεται για να έρθει ο άνθρωπος, μπορείτε να το αφήσετε για άλλη ευκαιρία.

Όταν γράφετε για παιδιά, σκεφτείτε και τους γονείς. Αναφέρετε αν τα παιδιά είναι ευπρόσδεκτα και αν χρειάζεται κάτι ιδιαίτερο, όπως ζεστά ρούχα για υπαίθριο χώρο. Μια μικρή πληροφορία αποφεύγει πολλές ερωτήσεις πριν από το γεγονός.

Ο τόνος που ταιριάζει στο γεγονός

Ο τόνος πρέπει να ταιριάζει στη σχέση σας με τον καλεσμένο και στο είδος του γεγονότος.

Ένας γάμος και ένα παιδικό πάρτι δεν μιλούν με την ίδια φωνή. Στον γάμο η γλώσσα μπορεί να είναι επίσημη και ζεστή. Στα γενέθλια ενός παιδιού αρκεί η χαρά και μια φράση που θα διαβάσει το ίδιο το παιδί.

Γράψτε όπως μιλάτε. Αν ο φίλος σας λέει έλα να πιούμε κάτι, μην γράψετε σας τιμά η παρουσία σας. Ένα κείμενο τριών έως τεσσάρων γραμμών διαβάζεται σε λίγα δευτερόλεπτα στο κινητό, και ο παραλήπτης καταλαβαίνει αμέσως τι του ζητάτε.

Ένα μικρό χιούμορ μπορεί να δώσει ζεστασιά, αρκεί να μην κρύβει την ημερομηνία ή την ώρα. Η πληροφορία πρέπει να φαίνεται πρώτη, και η διάθεση να ακολουθεί.

Η σειρά που διαβάζεται εύκολα

Οι πληροφορίες γράφονται από το πιο σημαντικό προς το λιγότερο σημαντικό, με σαφείς γραμμές.

Οι καλεσμένοι συνήθως διαβάζουν την πρόσκληση γρήγορα. Γι' αυτό το πρώτο μέρος του κειμένου πρέπει να λέει όλα όσα χρειάζονται.

1. Ποιος προσκαλεί και σε τι
2. Πότε και πού
3. Τι ζητάτε από τον καλεσμένο, για παράδειγμα απάντηση ή ένδυση
4. Μια τελευταία ζεστή φράση

Χωρίστε το κείμενο σε σύντομες γραμμές. Μια μεγάλη παράγραφος με όλα μαζί κουράζει τον αναγνώστη και του δίνει την εντύπωση ότι το μήνυμα είναι βαρετό.

Ένα παράδειγμα κειμένου

Ένα σύντομο παράδειγμα δείχνει πώς συνδυάζονται το περιεχόμενο και ο τόνος.

Ακολουθεί ένα απλό παράδειγμα για ένα οικογενειακό τραπέζι. Μπορείτε να το αλλάξετε ανάλογα με το δικό σας γεγονός.

Αγαπητοί φίλοι, το Σάββατο κάνουμε τραπέζι στο σπίτι μας. Ελάτε στις οκτώ το βράδυ στο σπίτι μας, στη [οδός και αριθμός], θα είμαστε όλοι εδώ. Θα μας κάνει μεγάλη χαρά να είστε μαζί μας. Πείτε μας αν έρχεστε, για να ξέρουμε πόσα πιάτα να ετοιμάσουμε.

Το κείμενο είναι σύντομο, έχει ημέρα, ώρα και αίτημα για απάντηση. Για ένα τέτοιο γεγονός δεν χρειάζεται τίποτα άλλο, και ο καλεσμένος ξέρει ακριβώς τι να κάνει.

Πώς ζητάτε απάντηση χωρίς πίεση

Ζητήστε απάντηση με μία συγκεκριμένη ημερομηνία και έναν απλό τρόπο να απαντήσουν.

Πολλοί καλεσμένοι αναβάλλουν την απάντηση, και στο τέλος δεν ξέρετε πόσοι θα έρθουν. Μια σαφής προθεσμία λύνει αυτό το πρόβλημα χωρίς να φαίνεται αυστηρή.

• Γράψτε μία ημερομηνία για την απάντηση
• Δώστε έναν εύκολο τρόπο, όπως ένα μήνυμα ή ένα κουμπί
• Μην ζητάτε λεπτομέρειες που δεν θα χρησιμοποιήσετε

Αν έχετε καλεσμένους που ζουν σε άλλη πόλη, βάλτε και μια δεύτερη ημερομηνία, για να προγραμματίσουν ταξίδι ή διαμονή. Μια γραμμή όπως «Όσοι έρχονται από μακριά, ενημερώστε μας έως την Πέμπτη» αρκεί. Έτσι δεν χρειάζεται να τηλεφωνείτε σε όλους την τελευταία στιγμή.

Στη σελίδα της πρόσκλησης βλέπετε ποιοι έχουν απαντήσει και ποιοι δεν έχουν απαντήσει ακόμη. Έτσι δεν χρειάζεται να μετράτε τις απαντήσεις από πολλά μηνύματα.

Τι αλλάζει στην ψηφιακή πρόσκληση

Μια ψηφιακή πρόσκληση προσθέτει κίνηση, χάρτη και εύκολη απάντηση σε ένα μόνο σημείο.

Μια ψηφιακή πρόσκληση μπορεί να περιέχει ολόκληρο το κείμενο, μια σύντομη μουσική και τον χάρτη του χώρου. Ο καλεσμένος δεν ψάχνει πληροφορίες σε πολλά μηνύματα.

Με ένα κοινό σύνδεσμο στέλνετε την ίδια πρόσκληση σε όλους, και μπορείτε να αλλάξετε τα στοιχεία όποτε χρειαστεί. Αν έχετε ήδη ένα κείμενο που σας αρέσει, αρκεί να αλλάξετε την ημερομηνία, την ώρα και τον χώρο.

Διαλέξτε ένα θέμα που ταιριάζει στο γεγονός σας από τα θέματα και τα πρότυπα του onlivita. Ένα καλό χρώμα και μια απλή γραμματοσειρά κάνουν το κείμενο πιο ευανάγνωστο.

Αν θέλετε να ξεκινήσετε από κάτι έτοιμο, δοκιμάστε την Προσαρμοσμένη ψηφιακή πρόσκληση του onlivita και αλλάξτε τα στοιχεία σας.