Πώς να κάνετε πρόσκληση αποφοίτησης: απλός οδηγός βήμα βήμα

Η πρόσκληση αποφοίτησης είναι το ηλεκτρονικό κάλεσμα που στέλνετε στους φίλους και στην οικογένειά σας για να γιορτάσουν μαζί σας την αποφοίτησή σας. Πολλοί την αναβάλλουν επειδή δεν ξέρουν από πού να ξεκινήσουν. Εδώ θα δείτε πώς να κάνετε πρόσκληση αποφοίτησης χωρίς περιττό άγχος, από το κείμενο μέχρι την τελευταία υπενθύμιση.

• Η ψηφιακή πρόσκληση με ένα σύνδεσμο φτάνει σε όλους εύκολα.
• Το RSVP δείχνει σε πραγματικό χρόνο ποιοι έρχονται στη γιορτή.
• Η πρώτη ψηφιακή πρόσκληση στο onlivita είναι δωρεάν.

Αν θέλετε να διαλέξετε ύφος, δείτε τα θέματα που έχουμε ετοιμάσει για τις γιορτές αποφοίτησης.

Τα στοιχεία που χρειάζεστε πρώτα

Χρειάζεστε ημερομηνία, ώρα, χώρο και μια λίστα ονομάτων.

Πριν γράψετε οτιδήποτε, μαζέψτε τα βασικά στοιχεία της γιορτής. Θα σας χρειαστούν σε κάθε επόμενο βήμα, γι' αυτό καλό είναι να τα έχετε γραμμένα μπροστά σας.

• Ημερομηνία και ώρα της τελετής ή του γλεντιού
• Όνομα και διεύθυνση του χώρου
• Ονόματα όλων των καλεσμένων με email ή τηλέφωνο
• Μία φωτογραφία από τη στολή ή την τελετή

Γράψτε το κείμενο με δικά σας λόγια

Ένα σύντομο κείμενο δύο ή τριών προτάσεων αρκεί για να καλέσετε τους ανθρώπους σας.

Το κείμενο της πρόσκλησης δεν χρειάζεται να είναι επίσημο. Γράψτε όπως θα μιλούσατε σε έναν φίλο που θέλετε να έρθει. Αναφέρετε το όνομά σας, το τμήμα σας και τον λόγο που θέλετε να είναι εκεί.

Μια καλή πρακτική είναι να βάλετε μία φράση που δείχνει τη χαρά σας. Για παράδειγμα, «Ολοκληρώνω τις σπουδές μου και θα ήθελα πολύ να το μοιραστώ μαζί σας». Αν σας βγαίνει δύσκολα, διαβάστε το φωναχτά και κρατήστε ό,τι ακούγεται φυσικό.

Αν η γιορτή έχει και δεύτερο μέρος, όπως τελετή και γλέντι, γράψτε και τις δύο ώρες χωριστά. Ο καλεσμένος θέλει να ξέρει ακριβώς τι πρέπει να κάνει, και αυτό το βλέπει από την πρώτη ματιά.

Διαλέξτε φωτογραφία και ύφος

Μια φωτογραφία της αποφοίτησης και ένα ύφος που ταιριάζει στη σχολή σας αρκούν.

Η εικόνα είναι το πρώτο πράγμα που θα δει ο καλεσμένος. Διαλέξτε κάτι καθαρό και φωτεινό, χωρίς πολλά στοιχεία στο φόντο.

• Χρησιμοποιήστε φωτογραφία με τη στολή ή το καπέλο αποφοίτησης
• Κρατήστε δύο ή τρία χρώματα, όχι περισσότερα
• Ελέγξτε ότι τα ονόματα και η ημερομηνία διαβάζονται καλά στο κινητό

Μην ξεχνάτε ότι τα περισσότερα άτομα θα ανοίξουν την πρόσκληση από το κινητό. Δοκιμάστε τη σελίδα σε δύο διαφορετικές συσκευές πριν τη στείλετε, ώστε να δείτε αν το κείμενο είναι εύκολα αναγνώσιμο.

Αν δεν έχετε καλή φωτογραφία αποφοίτησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια φωτογραφία από την τελετή ή μια στιγμή με τους φίλους σας. Το σημαντικό είναι να φαίνεται το πρόσωπό σας καθαρά. Κοιτάξτε την εικόνα σε μικρό μέγεθος, σαν να είναι στο κινητό, και δείτε αν ξεχωρίζει.

Στείλτε την με έναν μόνο σύνδεσμο

Η ψηφιακή πρόσκληση με έναν σύνδεσμο φτάνει εύκολα σε όλους.

Με μια ψηφιακή πρόσκληση δεν γράφετε το ίδιο μήνυμα δέκα φορές. Αρκεί ένας σύνδεσμος, και τον μοιράζεστε με μία μόνο αποστολή ανά ομάδα επαφών. Ο καλεσμένος ανοίγει τη σελίδα στο κινητό του και βλέπει όλα όσα χρειάζεται.

Στην πρόσκληση μπορείτε να βάλετε κινούμενα στοιχεία, μουσική, χάρτη του χώρου και αντίστροφη μέτρηση μέχρι τη γιορτή. Η πρώτη σας πρόσκληση είναι δωρεάν, οπότε μπορείτε να τη δοκιμάσετε χωρίς δέσμευση.

Όταν κάποιος στέλνει μήνυμα σε ομάδα, ο σύνδεσμος συχνά χάνεται ανάμεσα σε άλλα. Γι' αυτό βάλτε τον σε ξεχωριστή γραμμή στην αρχή του μηνύματος, ώστε να τον βρει κανείς με μία ματιά.

Παρακολουθήστε τις απαντήσεις RSVP

Το RSVP δείχνει ποιος έρχεται, ώστε να κανονίσετε τα πάντα εγκαίρως.

Μόλις στείλετε την πρόσκληση, θα θέλετε να ξέρετε ποιος θα έρθει. Με το RSVP βλέπετε σε πραγματικό χρόνο ποιοι απάντησαν και ποιοι όχι.

1. Ορίστε μια προθεσμία απάντησης, για παράδειγμα μία εβδομάδα πριν
2. Στείλτε μία φιλική υπενθύμιση σε όσους δεν απάντησαν
3. Ενημερώστε τον χώρο για τον τελικό αριθμό

Κρατήστε ένα απλό σημείωμα με τα ονόματα και τις απαντήσεις. Έτσι, όταν μιλήσετε με τον χώρο ή με το catering, θα έχετε έτοιμο τον ακριβή αριθμό.

Μερικοί θα απαντήσουν την τελευταία στιγμή, και αυτό είναι φυσικό. Μην πιέζετε όσους σιωπούν. Ένα ήρεμο μήνυμα μετά από λίγες μέρες συνήθως αρκεί.

Θυμίστε στους καλεσμένους λίγο πριν

Μία σύντομη υπενθύμιση μία ή δύο μέρες πριν βοηθά τους καλεσμένους να μην ξεχάσουν.

Οι περισσότεροι άνθρωποι θέλουν να έρθουν, αλλά ξεχνούν. Μια σύντομη υπενθύμιση με την ώρα και τον χώρο κάνει τη διαφορά. Κρατήστε το μήνυμα ζεστό και μικρό, για παράδειγμα «Σας περιμένω την Παρασκευή στις επτά, θα είναι υπέροχα!».

Την ημέρα της γιορτής, ανεβάστε μια τελευταία φωτογραφία ή μια φράση ευχαριστίας. Οι καλεσμένοι εκτιμούν όταν βλέπουν ότι η πρόσκληση έχει ζωή.

Αν κάποιος δεν μπορεί να έρθει, μην στεναχωριέστε. Στείλτε του μια φωτογραφία της γιορτής μετά, γιατί πολλοί το εκτιμούν περισσότερο απ' ό,τι φανταζόμαστε.

Με μια ψηφιακή πρόσκληση αποφοίτησης στέλνετε έναν μόνο σύνδεσμο σε όλους τους καλεσμένους σας.