Πώς στέλνω την πρόσκληση στους καλεσμένους της γιορτής σας

Η ψηφιακή πρόσκληση γιορτής είναι μια κάρτα με κίνηση που ανοίγει μέσα από έναν σύνδεσμο. Όταν αναρωτιέστε πώς στέλνω την πρόσκληση στους καλεσμένους, εννοείτε συνήθως δύο πράγματα: πώς φτάνει σωστά στον κάθε άνθρωπο και πώς μαθαίνετε ποιος θα έρθει. Και τα δύο γίνονται σε λίγα λεπτά, αρκεί να ξέρετε τη σειρά.

• Ένας σύνδεσμος αρκεί για όλους τους καλεσμένους της εκδήλωσης.
• Οι απαντήσεις RSVP καταγράφονται στη φόρμα και μπορείτε να τις δείτε όλες μαζί.
• Η πρώτη ψηφιακή πρόσκληση στο onlivita είναι δωρεάν.

Δείτε τα διαθέσιμα θέματα και σχέδια πριν επιλέξετε το δικό σας.

Τι χρειάζεστε πριν από την αποστολή

Χρειάζεστε ημερομηνία, ώρα, διεύθυνση και λίστα με τους καλεσμένους.

Πριν πατήσετε το κουμπί αποστολής, γράψτε τα βασικά στοιχεία της εκδήλωσης. Έτσι δεν θα χρειαστεί να τα ξαναγράφετε σε κάθε μήνυμα.

• Το όνομα του εορτάζοντα ή των εορταζόντων.
• Ημερομηνία, ώρα και ακριβή διεύθυνση του χώρου.
• Ένα σύντομο μήνυμα που εξηγεί τον λόγο της γιορτής.
• Τη λίστα με τα ονόματα και τα τηλέφωνα των καλεσμένων.

Αν η λίστα είναι μεγάλη, χωρίστε τη σε ομάδες, όπως οικογένεια, φίλοι και συνάδελφοι. Έτσι ξέρετε από πού αναμένετε περισσότερες απαντήσεις και μπορείτε να προσαρμόσετε το μήνυμα για κάθε ομάδα.

Φτιάξτε έναν σύνδεσμο για όλους

Φτιάξτε μία πρόσκληση και μοιραστείτε τον ίδιο σύνδεσμο με όλους.

Το πιο απλό είναι να φτιάξετε έναν μόνο σύνδεσμο για όλη την εκδήλωση. Επιλέγετε ένα θέμα, ανεβάζετε μια φωτογραφία και συμπληρώνετε τα στοιχεία που γράψατε προηγουμένως.

Μπορείτε να φτιάξετε την ψηφιακή σας πρόσκληση σε λίγα λεπτά, χωρίς κόστος για την πρώτη. Δείτε τα διαθέσιμα θέματα και σχέδια πριν επιλέξετε το δικό σας.

Η κάρτα ανοίγει στο κινητό και στον υπολογιστή, μέσα από τον σύνδεσμο που του στέλνετε. Αυτό είναι σημαντικό, γιατί ο καλεσμένος μπορεί να ανοίξει το μήνυμα από το κινητό του, ανάμεσα σε άλλες δουλειές.

Πώς μοιράζεστε τον σύνδεσμο

Στέλνετε τον σύνδεσμο με μήνυμα, email ή κοινωνικό δίκτυο, ανάλογα με τον καλεσμένο.

Κάθε άνθρωπος προτιμά διαφορετικό κανάλι. Γι' αυτό καλό είναι να συνδυάσετε δύο ή τρεις τρόπους αποστολής.

• Μήνυμα στο κινητό για φίλους και στενή οικογένεια.
• Email για συναδέλφους και για όσους θέλουν το μήνυμα γραμμένο.
• Ομάδα συνομιλίας για τους συγγενείς που μιλούν συχνά μεταξύ τους.
• Κοινωνικό δίκτυο, αν η γιορτή είναι ανοιχτή σε ευρύ κοινό.

Γράψτε πάντα ένα προσωπικό σημείωμα πάνω από τον σύνδεσμο. Μια φράση όπως Θα χαρούμε να είστε μαζί μας κάνει μεγάλη διαφορά.

Μην στέλνετε τον ίδιο μήνυμα σε όλους με τον ίδιο τρόπο. Ένας παππούς ή μια θεία μπορεί να προτιμά ένα απλό τηλεφώνημα με τον σύνδεσμο, ενώ ένας φίλος θα ανοίξει τη σελίδα αμέσως. Προσαρμόστε το τόνο, και θα δείτε περισσότερες απαντήσεις.

Παρακολούθηση των απαντήσεων RSVP

Η φόρμα RSVP δείχνει ποιος θα έρθει, ποιος δεν μπορεί και ποιος δεν έχει απαντήσει ακόμη.

Η παρακολούθηση είναι το πιο χρήσιμο μέρος της ψηφιακής πρόσκλησης. Κάθε απάντηση καταγράφεται στη φόρμα RSVP, χωρίς να ψάχνετε μέσα σε δεκάδες μηνύματα.

Κάθε απάντηση δείχνει αν έρχεται ο καλεσμένος, και έτσι βλέπετε κάθε μέρα πόσες θέσεις έχετε ήδη καλυμμένες και πόσες λείπουν ακόμη.

Όσοι δεν έχουν απαντήσει μετά από λίγες μέρες αξίζει να τους θυμίσετε προσωπικά. Ένα σύντομο μήνυμα συνήθως αρκεί για να πάρετε την απάντησή τους.

Αν χρησιμοποιείτε μια κοινή λίστα, ελέγχετε κάθε πρωί τις νέες απαντήσεις. Έτσι δεν θα ξεχάσετε κανέναν και θα ξέρετε πάντα τον τελικό αριθμό των καλεσμένων πριν από τη μέρα της γιορτής.

Υπενθύμιση, χάρτης και αντίστροφη μέτρηση

Μια σύντομη υπενθύμιση με χάρτη και μουσική κρατά όλους σε εγρήγορση.

Λίγες μέρες πριν, στείλτε ένα μήνυμα με τον σύνδεσμο και την ώρα. Η αντίστροφη μέτρηση στη σελίδα δείχνει πόσος χρόνος απομένει, και έτσι όποιος ανοίξει τη σελίδα ξέρει ακριβώς πότε ξεκινά η γιορτή.

Προσθέστε τον χάρτη της διεύθυνσης, ώστε να μην χρειάζεται να ψάξει κανείς στο διαδίκτυο την τοποθεσία. Αν θέλετε, βάλτε και μουσική που αγαπάτε, ώστε η πρόσκληση να ακούγεται σαν μέρος της γιορτής.

Τι κάνετε μετά την αποστολή

Ελέγχετε τις απαντήσεις, ενημερώνετε την οικογένεια και προετοιμάζετε τη γιορτή.

Όταν ολοκληρωθούν οι απαντήσεις, κάντε έναν τελικό έλεγχο με τον αριθμό των καλεσμένων. Αυτό σας βοηθά να κλείσετε χώρο, φαγητό και ό,τι άλλο χρειάζεται.

Κρατήστε ένα αρχείο με τις απαντήσεις και σημειώστε δίπλα κάθε όνομα αν έχει αλλεργίες ή ειδικές ανάγκες. Αυτό το μικρό βήμα βοηθά πολύ την ημέρα της γιορτής, γιατί δεν θα χρειαστεί να ρωτάτε ξανά.

Αν κάποιος αλλάξει γνώμη, ενημερώστε τον με ευγένεια. Η πρόσκληση παραμένει ανοιχτή και μπορείτε να την ενημερώσετε όποτε χρειαστεί.

Στο τέλος, ευχαριστήστε όσους απάντησαν. Ένα σύντομο ευχαριστώ μετά τη γιορτή κλείνει τον κύκλο με ζεστό τρόπο.

Μπορείτε να φτιάξετε την ψηφιακή σας πρόσκληση σε λίγα λεπτά, χωρίς κόστος για την πρώτη.