Δημιουργία πρόσκλησης εταιρικής ή προσωπικής: πρακτικός οδηγός

Μια πρόσκληση είναι το πρώτο πράγμα που βλέπει ο καλεσμένος πριν από κάθε εκδήλωση. Μια καλή πρόσκληση έχει κείμενο, εικόνα, ημερομηνία, τοποθεσία και τρόπο απάντησης. Όταν τα έχετε όλα σε ένα μέρος, ο καλεσμένος καταλαβαίνει αμέσως τι του ζητάτε και δεν χρειάζεται να ρωτήσει.

• Μια σαφής ημερομηνία και ώρα μειώνει τις ερωτήσεις των καλεσμένων.
• Ένας μοναδικός σύνδεσμος διευκολύνει τη συλλογή απαντήσεων από όλη τη λίστα.
• Η ψηφιακή πρόσκληση ανοίγει από έναν σύνδεσμο που μπορείτε να στείλετε σε κινητό.

Στη σελίδα με τα έτοιμα θέματα και σχέδια βρίσκετε επιλογές για κάθε ύφος, από τα πιο επαγγελματικά έως τα πιο ζεστά.

Τι χρειάζεται να ξέρετε πριν ξεκινήσετε

Για να φτιάξετε πρόσκληση χρειάζεστε ημερομηνία, χώρο, λίστα καλεσμένων και ένα σαφές κείμενο.

Ξεκινήστε με τρία ερωτήματα: ποιος θα έρθει, τι είδους εκδήλωση είναι και πόσος χρόνος έχει μείνει μέχρι την ημέρα. Σε μια εταιρική εκδήλωση ο καλεσμένος θέλει να ξέρει αν θα υπάρχει ομιλία και τι ντύσιμο αναμένεται. Σε μια οικογενειακή γιορτή συχνά αρκούν η ώρα και ο χώρος, αλλά και εκεί η σαφήνεια βοηθά πολύ.

• Ημερομηνία, ώρα και ακριβής διεύθυνση
• Ονόματα ή ομάδες καλεσμένων
• Προθεσμία για την απάντηση

Όταν ορίσετε αυτά τα στοιχεία από την αρχή, δεν θα χρειαστεί να στέλνετε διορθώσεις την τελευταία στιγμή. Ο καλεσμένος που ξέρει τι περιμένετε από αυτόν είναι πιο πιθανό να απαντήσει νωρίς.

Το κείμενο: σύντομο, ζεστό και ακριβές

Το κείμενο της πρόσκλησης γράφεται σε λίγες γραμμές και λέει καθαρά τι, πότε και πού.

Γράψτε σαν να μιλάτε σε συνάδελφο ή σε φίλο. Μια φράση όπως «Σας περιμένουμε στην ετήσια συνάντηση της ομάδας μας» λειτουργεί καλά σε εταιρικό περιβάλλον. Στην προσωπική πρόσκληση μπορείτε να γράψετε «Θα χαρούμε να γιορτάσουμε μαζί σας», ώστε το μήνυμα να ακούγεται ζεστό και φιλικό.

Αποφύγετε μεγάλες παραγράφους, γιατί ο καλεσμένος διαβάζει τα περισσότερα μηνύματα στο κινητό. Βάλτε την ημερομηνία και την ώρα σε δική τους γραμμή, ώστε να φαίνονται με μία ματιά. Διαβάστε το κείμενο φωναχτά πριν το στείλετε. Αν σας φαίνεται τεχνητό ή μακρύ, το πιθανότερο είναι ότι ο καλεσμένος θα το σκεφτεί το ίδιο.

Σχέδιο, χρώματα και μουσική

Το σχέδιο πρέπει να ταιριάζει με το θέμα της εκδήλωσης και να διαβάζεται εύκολα σε μικρή οθόνη.

Η πρώτη εντύπωση γίνεται από τα χρώματα και τη γραμματοσειρά. Μια εταιρική πρόσκληση συχνά χρειάζεται ουδέτερα χρώματα και καθαρές γραμμές, ενώ μια προσωπική μπορεί να έχει πιο ζωηρή διάθεση. Όποιο ύφος κι αν διαλέξετε, κρατήστε το ίδιο σε όλη την πρόσκληση.

• Χρησιμοποιήστε λίγα χρώματα και μία καθαρή γραμματοσειρά
• Βάλτε μία φωτογραφία ή το λογότυπο της εταιρείας
• Επιλέξτε μουσική μόνο αν ταιριάζει με τον χαρακτήρα της εκδήλωσης

Η μουσική στην αρχή της πρόσκλησης μπορεί να δημιουργήσει ατμόσφαιρα, αλλά δεν πρέπει να καθυστερεί το περιεχόμενο. Ελέγξτε πάντα ότι η πρόσκληση φορτώνει γρήγορα και στο κινητό.

Λίστα καλεσμένων και ο μοναδικός σύνδεσμος

Ένας μοναδικός σύνδεσμος αρκεί για να φτάσει η ίδια πρόσκληση σε όλους τους καλεσμένους.

Στείλτε τον σύνδεσμο με email, μήνυμα ή σε κοινό εσωτερικό κανάλι της εταιρείας. Έτσι όλοι βλέπουν την ίδια έκδοση και δεν μπερδεύονται με διαφορετικά αρχεία. Αν αλλάξει η ώρα ή ο χώρος, στείλτε άμεσα ένα σύντομο μήνυμα σε όλη τη λίστα, ώστε να μην μείνει κανείς με το παλιό πρόγραμμα.

Χωρίστε τη λίστα σε ομάδες, όπως διοίκηση, τμήματα και εξωτερικοί συνεργάτες. Με αυτόν τον τρόπο ξέρετε ποιον έχετε ήδη προσεγγίσει και αποφεύγετε τα διπλά μηνύματα, που ενοχλούν περισσότερο από όσο νομίζουμε.

Απαντήσεις, υπενθυμίσεις και η ημέρα της εκδήλωσης

Η παρακολούθηση των απαντήσεων δείχνει ποιοι θα έρθουν και σας επιτρέπει να στείλετε έγκαιρη υπενθύμιση.

Ορίστε μια προθεσμία απάντησης λίγες ημέρες πριν την εκδήλωση, ώστε να έχετε χρόνο για τον χώρο, το φαγητό ή το πρόγραμμα. Οι απαντήσεις που έρχονται σε πραγματικό χρόνο σας δείχνουν ήδη την εικόνα της συμμετοχής.

• Στείλτε μία υπενθύμιση μόνο σε όσους δεν απάντησαν
• Κρατήστε μια σύντομη λίστα με τις ερωτήσεις που σας κάνουν συχνά
• Ετοιμάστε το πρόγραμμα της ημέρας πριν την εκδήλωση

Μια ευγενική υπενθύμιση την προηγούμενη μέρα βοηθά τους ανθρώπους που ξέχασαν, χωρίς να ακούγεται πιεστική. Θυμηθείτε ότι ο καλεσμένος θέλει επίσης να νιώθει ευπρόσδεκτος.

Πότε αξίζει η ψηφιακή πρόσκληση

Η ψηφιακή πρόσκληση αξίζει όταν θέλετε γρήγορη αποστολή, καθαρή παρακολούθηση και ένα μέρος για όλες τις πληροφορίες.

Σε μεγάλες λίστες η ψηφιακή πρόσκληση εξοικονομεί χρόνο, γιατί δεν χρειάζεται εκτύπωση, διανομή ή χειροκίνητη καταγραφή απαντήσεων. Μπορείτε να προσθέσετε χάρτη, πρόγραμμα και μουσική, ώστε ο καλεσμένος να βρει όλα όσα χρειάζεται σε ένα σημείο.

Η ψηφιακή μορφή έχει και ένα πλεονέκτημα για τη φιλοξενία: μπορείτε να δείτε τις απαντήσεις και να προσαρμόσετε την οργάνωση. Αν η εκδήλωση είναι μικρή και οικεία, μια απλή πρόσκληση με ένα μήνυμα μπορεί να είναι αρκετή.

Αν θέλετε να δοκιμάσετε μια έτοιμη ψηφιακή πρόσκληση για εταιρική εκδήλωση, μπορείτε να ξεκινήσετε από εκεί.