Πρόσκληση πάρτυ με επιβεβαίωση παρουσίας: πώς μαθαίνετε εγκαίρως ποιοι έρχονται

Η πρόσκληση πάρτυ με επιβεβαίωση παρουσίας είναι μια ψηφιακή κάρτα που ζητά από κάθε καλεσμένο να απαντήσει αν θα έρθει. Έτσι δεν μαντεύετε πόσα άτομα θα βρεθούν στο σπίτι ή στο μαγαζί την ημέρα του πάρτυ. Σε αυτό το κείμενο θα δείτε πώς στήνετε μια τέτοια πρόσκληση και πώς παρακολουθείτε τις απαντήσεις χωρίς χαρτάκια ή άπειρα μηνύματα.

• Η επιβεβαίωση παρουσίας γίνεται με έναν σύνδεσμο που στέλνετε σε όλους.
• Οι απαντήσεις φαίνονται σε ένα σημείο, με ξεχωριστές λίστες για κάθε κατηγορία.
• Η πρώτη ψηφιακή πρόσκληση είναι δωρεάν για τα νέα μέλη.

Αν θέλετε διαφορετικό στυλ, δείτε τα θέματα και πρότυπα που έχουμε ετοιμάσει.

Τι κάνει η επιβεβαίωση παρουσίας

Είναι η απάντηση του καλεσμένου με ναι, όχι ή ίσως, πριν από την ημέρα του πάρτυ.

Στην απλή μορφή, ο καλεσμένος πατά ένα κουμπί και δηλώνει αν έρχεται. Ο διοργανωτής βλέπει την απάντηση στη λίστα της πρόσκλησης, χωρίς να περιμένει τηλεφωνήματα. Κάθε καλεσμένος απαντά με το δικό του ρυθμό.

Η διαφορά με ένα απλό μήνυμα είναι ότι η απάντηση καταγράφεται σε ένα σημείο. Δεν χάνεται μέσα σε ομαδικές συζητήσεις και δεν χρειάζεται να ψάχνετε τα παλιά μηνύματα.

Το «ίσως» είναι εξίσου χρήσιμο. Ένας καλεσμένος που απαντά «ίσως» σας δείχνει ότι χρειάζεται ακόμη χρόνο. Μπορείτε να τον ξαναρωτήσετε πριν κλείσετε τη λίστα, χωρίς πίεση και χωρίς περίπλοκα μηνύματα.

Γιατί να ξέρετε τα άτομα εκ των προτέρων;

Επειδή το φαγητό, τα ποτά και ο χώρος εξαρτώνται από τον αριθμό των καλεσμένων.

Όταν γνωρίζετε τον αριθμό, αποφεύγετε τα περισσεύματα και τις ελλείψεις. Σκεφτείτε όσα χρειάζεστε για ένα βράδυ γεμάτο κόσμο, από τα τραπέζια μέχρι τον χώρο χορού.

• Μερίδες φαγητού και γλυκών
• Ποτά και ποτήρια για κάθε καλεσμένο
• Θέσεις, τραπέζια και χώρος για κίνηση

Αν ξέρετε ότι έρχονται δεκαοκτώ άτομα και όχι τριάντα, κάθε αγορά γίνεται πιο ήρεμη.

Στα παιδικά πάρτυ, για παράδειγμα, οι γονείς θέλουν να ξέρουν πόσα παιδιά θα έρθουν, ώστε να προγραμματίσουν τη μεταφορά και τη φύλαξη. Μια απάντηση δίνει αυτή την εικόνα χωρίς άλλες ερωτήσεις.

Πώς στέλνετε μία πρόσκληση σε όλους;

Με έναν μόνο σύνδεσμο που μπορείτε να μοιραστείτε σε κάθε κανάλι.

Φτιάχνετε την πρόσκληση μία φορά και στέλνετε τον ίδιο σύνδεσμο σε όλους. Μπορείτε να τον βάλετε σε μήνυμα, email ή ομαδική συνομιλία. Ξεκινήστε από μια ψηφιακή πρόσκληση για πάρτι και προσθέστε ημέρα, ώρα και διεύθυνση.

Γράψτε στο κείμενο καθαρά ποιος καλεί και για ποιον λόγο. Ένας καλεσμένος που δεν ξέρει αν το πάρτυ είναι για γενέθλια ή για αποχαιρετισμό θα ρωτήσει. Μια σύντομη φράση στην αρχή λύνει το θέμα.

Προσθέστε μουσική ή έναν χάρτη, ώστε ο καλεσμένος να βρει εύκολα το σημείο. Η σελίδα φαίνεται καλά και στο κινητό, που είναι συνήθως το πρώτο μέρος όπου ανοίγουν τα μηνύματα.

Βάλτε μέσα στην πρόσκληση και μια προθεσμία απάντησης, για παράδειγμα μέχρι την Παρασκευή. Η ημερομηνία στο κείμενο κάνει τον καλεσμένο να απαντήσει πιο γρήγορα.

Πώς παρακολουθείτε τις απαντήσεις;

Βλέπετε ποιος απάντησε, ποιος δεν απάντησε και πόσα άτομα έχετε μέχρι στιγμής.

Η παρακολούθηση της συμμετοχής γίνεται σε ένα σημείο. Δεν χρειάζεται να μετράτε με το χέρι ούτε να συγκρίνετε ονόματα από διαφορετικές συζητήσεις.

• Λίστα με όσους επιβεβαίωσαν
• Ξεχωριστή λίστα για όσους δεν έρχονται
• Όσοι δεν έχουν απαντήσει ακόμη

Όταν πλησιάζει η ημέρα, ένα σύντομο υπενθυμιστικό προς τους σιωπηλούς βοηθά πολύ. Συχνά ο σιωπηλός απλώς δεν βρήκε χρόνο να απαντήσει, γι' αυτό ένα δεύτερο μήνυμα με τον ίδιο σύνδεσμο αρκεί.

Κρατήστε μια σημείωση για όσους ζήτησαν να φέρουν συνοδό ή παιδί. Η λίστα σας θα είναι πιο ακριβής και δεν θα ξεχαστεί κανείς στο τέλος.

Τι κάνετε όταν κάποιος δεν απαντά;

Του στέλνετε ένα σύντομο μήνυμα με τον ίδιο σύνδεσμο και ζητάτε μόνο ναι ή όχι.

Μην το κάνετε παράπονο. Ένα ευγενικό μήνυμα λίγες μέρες πριν αρκεί συνήθως. Θυμηθείτε ότι κάποιοι δεν ανοίγουν τα μηνύματα συχνά, και αυτό δεν σημαίνει ότι δεν σας θέλουν εκεί.

Υπάρχουν έτοιμα θέματα και πρότυπα, και μπορείτε να διαλέξετε αυτό που ταιριάζει στο στυλ του πάρτυ σας. Ένα χρώμα και μια μουσική αλλάζουν ολόκληρη την αίσθηση.

Πότε να στείλετε την πρόσκληση;

Συνήθως δύο με τρεις εβδομάδες πριν, ώστε να υπάρχει χρόνος για απάντηση.

Αν στείλετε την πρόσκληση πολύ νωρίς, πολλοί θα την ξεχάσουν. Αν την στείλετε πολύ αργά, δεν θα προλάβουν να κανονίσουν τις μέρες τους.

• Πρώτη πρόσκληση δύο με τρεις εβδομάδες πριν
• Υπενθύμιση λίγες μέρες πριν
• Τελευταίο μήνυμα την προηγούμενη μέρα

Έτσι η επιβεβαίωση παρουσίας έχει χρόνο να ολοκληρωθεί και εσείς έχετε ακόμη περιθώριο να προσαρμόσετε το μενού.

Αν το πάρτυ γίνεται σε χώρο που χωράει συγκεκριμένο αριθμό ανθρώπων, η προθεσμία για απάντηση πρέπει να είναι νωρίτερη. Έτσι έχετε χρόνο να κλείσετε ή να προσθέσετε τραπέζι.

Μπορείτε να ξεκινήσετε από μια ψηφιακή πρόσκληση για πάρτι στο onlivita.