Πρόσκληση σε εκδήλωση πρότυπο για εταιρικές εκδηλώσεις: έτοιμο παράδειγμα κειμένου

Μια πρόσκληση σε εκδήλωση πρότυπο είναι το κείμενο που στέλνει μια εταιρεία όταν θέλει να καλέσει υπαλλήλους, συνεργάτες και πελάτες σε μια συγκέντρωση. Συνήθως περιέχει τον λόγο της εκδήλωσης, την ημερομηνία, τον χώρο και έναν τρόπο να απαντήσει ο καλεσμένος. Αν έχετε ήδη ένα καλό βασικό κείμενο, η δουλειά γίνεται γρήγορα. Αν όχι, ακολουθήστε τα βήματα παρακάτω.

• Η ημερομηνία, η ώρα και η διεύθυνση πρέπει να φαίνονται από την αρχή του κειμένου.
• Ένας σαφής σύνδεσμος επιβεβαίωσης δίνει στον καλεσμένο τη δυνατότητα να απαντήσει με ένα κλικ.

Στη σελίδα θέματα και πρότυπα βρείτε σχέδια για κάθε είδος εκδήλωσης.

Τα βασικά στοιχεία ενός καλού προτύπου

Ένα καλό πρότυπο έχει τίτλο, λόγο, στοιχεία διοργάνωσης και σαφή έκκληση για απάντηση.

Ο καλεσμένος πρέπει να καταλάβει από την πρώτη ματιά τι είναι η εκδήλωση. Γι' αυτό ο τίτλος και η πρώτη γραμμή μένουν σύντομα. Δεν χρειάζεται μεγάλη εισαγωγή.

• Όνομα εταιρείας ή ομάδας που διοργανώνει
• Τίτλος εκδήλωσης, για παράδειγμα ετήσια συνάντηση ή εορτασμός
• Ημερομηνία, ώρα και τοποθεσία
• Σύντομος λόγος για τον σκοπό της συνάντησης
• Τρόπος επιβεβαίωσης συμμετοχής

Η σειρά αυτή είναι απλή, αλλά δουλεύει. Ο αναγνώστης βλέπει πρώτα τι, μετά πότε και πού, και τέλος τι πρέπει να κάνει.

Πώς γράφετε τον κύριο λόγο της πρόσκλησης

Γράφετε σύντομες προτάσεις, με συγκεκριμένη γλώσσα και χωρίς περιττά επίθετα.

Ο επίσημος τόνος δεν σημαίνει βαρύ ύφος. Μια πρόταση όπως «σας προσκαλούμε να γιορτάσουμε μαζί την επιτυχία της χρονιάς» λειτουργεί καλύτερα από έναν γενικό χαιρετισμό. Εσείς ξέρετε την ομάδα σας, γι' αυτό γράψτε με τα δικά της λόγια.

Αποφύγετε τις μεγάλες παραγράφους. Δύο ή τρεις σύντομες προτάσεις αρκούν για να εξηγήσετε τον σκοπό. Αν η εκδήλωση έχει ειδικό θέμα, αναφέρετέ το με μία λέξη, όχι με μακρύ κείμενο.

Η ζεστασιά έχει θέση, αλλά ας μην είναι υπερβολική. Ένα «χαιρόμαστε που θα είστε μαζί μας» αρκεί για να ανοίξει το κείμενο.

Ημερομηνία, ώρα και χώρος χωρίς παρεξηγήσεις

Γράφετε τα πρακτικά στοιχεία σε ξεχωριστή ενότητα, ώστε να τα βρίσκει ο καλεσμένος εύκολα.

Τα πρακτικά στοιχεία είναι αυτά που ψάχνουν όλοι όταν ανοίγουν την πρόσκληση. Βάλτε τα σε καθαρή μορφή.

• Ημερομηνία με ημέρα της εβδομάδας
• Ώρα έναρξης και εκτιμώμενη διάρκεια
• Διεύθυνση και σημείο αναφοράς
• Κωδικός ή τρόπος πρόσβασης, αν υπάρχει
• Προθεσμία απάντησης

Αν ο χώρος βρίσκεται σε δύσκολη περιοχή, προσθέστε έναν σύνδεσμο με χάρτη. Ο καλεσμένος θα σας ευχαριστήσει που δεν χρειάστηκε να ψάξει.

Αν υπάρχει ειδικός κανονισμός κωδικού ντυσίματος, γράψτε τον σε μία πρόταση. Ο καλεσμένος θα ξέρει τι να φορέσει χωρίς να ρωτήσει.

Πώς ζητάτε επιβεβαίωση συμμετοχής

Ζητάτε απάντηση με έναν σύνδεσμο ή με ένα απλό κουμπί, και ορίζετε μία καθαρή προθεσμία.

Όταν ζητάτε επιβεβαίωση, ο καλεσμένος δεν χρειάζεται να γράψει μήνυμα. Αρκεί ένα κλικ. Έτσι αυξάνεται το ποσοστό απαντήσεων και ξέρετε πόσα άτομα θα έρθουν.

Στην πράξη, βάλτε την προθεσμία κοντά στην ημερομηνία της εκδήλωσης, αλλά όχι την τελευταία στιγμή. Μια εβδομάδα πριν είναι συχνά λογική επιλογή για εταιρικές εκδηλώσεις.

Μια μικρή υπενθύμιση μία ημέρα πριν βοηθά πολλούς καλεσμένους. Δεν χρειάζεται να είναι μακρύ μήνυμα. Μία πρόταση με την ώρα και τον χώρο αρκεί. Έτσι όσοι ξέχασαν θα έχουν την πληροφορία στο χέρι.

Αν ο καλεσμένος θέλει να αλλάξει την απάντησή του, αφήστε τον να το κάνει με τον ίδιο σύνδεσμο. Μικρά πράγματα όπως αυτό φαίνονται στον τρόπο που θα σας αντιμετωπίσει η ομάδα.

Ένα παράδειγμα κειμένου για συναδέλφους

Ένα σύντομο παράδειγμα δείχνει πώς μπαίνουν όλα τα στοιχεία σε ένα μήνυμα.

Αγαπητοί συνάδελφοι, σας προσκαλούμε στην ετήσια εκδήλωση της ομάδας μας. Θα είμαστε όλοι μαζί για ένα απόγευμα γνωριμίας και ευχαριστιών. Ημερομηνία: Παρασκευή, ώρα επτά το απόγευμα, στον χώρο του γραφείου, στον πρώτο όροφο. Παρακαλούμε επιβεβαιώστε τη συμμετοχή σας έως την Τετάρτη με τον σύνδεσμο που ακολουθεί.

Το κείμενο έχει τέσσερα στοιχεία: ομάδα, ημερομηνία, χώρο και προθεσμία. Αν λείπει κάποιο, ο συνάδελφος θα χρειαστεί να ρωτήσει.

Για ένα πιο τυπικό κείμενο, αλλάξτε την προσφώνηση σε «Κυρίες και κύριοι» και προσθέστε το όνομα του ομιλητή, αν υπάρχει. Ο σκοπός παραμένει ο ίδιος.

Αποστολή με ψηφιακό σύνδεσμο

Ένας σύνδεσμος στέλνει την πρόσκληση σε όλη την ομάδα και καταγράφει τις απαντήσεις σε ένα σημείο.

Αν στέλνετε το μήνυμα σε πολλούς παραλήπτες, ένα αρχείο PDF γίνεται δύσκολο στη διαχείριση. Ένα ψηφιακό πρότυπο με έναν μοναδικό σύνδεσμο είναι πιο πρακτικό. Ο καθένας ανοίγει το ίδιο κείμενο από το κινητό ή τον υπολογιστή του.

Αν θέλετε, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ψηφιακή πρόσκληση με δική σας διεύθυνση στο onlivita. Η πρόσκληση μπορεί να έχει κίνηση, χάρτη, μουσική και αντίστροφη μέτρηση μέχρι την εκδήλωση. Οι απαντήσεις καταγράφονται, οπότε δεν χρειάζεται να μετράτε χειροκίνητα.

Όλη η ομάδα ανοίγει τον ίδιο σύνδεσμο από το κινητό ή τον υπολογιστή της. Οι απαντήσεις καταγράφονται σε ένα σημείο, οπότε βλέπετε ποιος έχει ήδη απαντήσει. Το θέμα και το σχέδιο επιλέγονται από έτοιμες επιλογές.

Η δημιουργία μπορεί να γίνει χωρίς κόστος, και η πρώτη πρόσκληση είναι δωρεάν. Στη σελίδα θέματα και πρότυπα βρείτε σχέδια για κάθε είδος εκδήλωσης.

Αν θέλετε, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ψηφιακή πρόσκληση με δική σας διεύθυνση στο onlivita.