Ψηφιακές προσκλήσεις εγκαινίων με RSVP: πώς βλέπετε ποιος θα έρθει

Οι ψηφιακές προσκλήσεις εγκαινίων με RSVP είναι ηλεκτρονικές προσκλήσεις που σας δείχνουν ποιοι θα έρθουν και ποιοι όχι, χωρίς να κυνηγάτε μηνύματα. Αν ανοίγετε ένα κατάστημα, ένα γραφείο ή ένα εργαστήριο, θέλετε να ξέρετε νωρίς πόσοι θα βρεθούν στην πόρτα σας. Εδώ θα δείτε πώς στήνετε μια τέτοια πρόσκληση από την αρχή ως το τέλος.

• Το RSVP δίνει στον διοργανωτή λίστα απαντήσεων σε ένα σημείο.
• Η ψηφιακή πρόσκληση με ένα σύνδεσμο φτάνει άμεσα σε κάθε καλεσμένο.
• Ο χάρτης και η αντίστροφη μέτρηση μειώνουν την αβεβαιότητα της άφιξης.

Στη σελίδα θέματα και πρότυπα βρίσκετε σχέδια για κάθε είδος εκδήλωσης.

Τι σημαίνει RSVP σε μια πρόσκληση εγκαινίων;

Το RSVP είναι αίτημα απάντησης, δηλαδή ο καλεσμένος δηλώνει αν θα έρθει.

Η λέξη προέρχεται από τη γαλλική φράση που σημαίνει «παρακαλώ απαντήστε». Στην πράξη, κάτω από την πρόσκληση υπάρχουν δύο επιλογές: θα έρθω ή δεν μπορώ. Εσείς βλέπετε τις απαντήσεις σε ένα σημείο και ξέρετε πόσοι θα είναι παρόντες.

Για ένα εγκαίνια αυτό έχει μεγάλη αξία. Ξέρετε αν χρειάζεστε περισσότερα ποτήρια, αν θα γεμίσει ο χώρος ή αν αρκούν λίγοι καλεσμένοι για την ξενάγηση. Χωρίς απαντήσεις, μαντεύετε πόσα πιάτα, καρέκλες και ποτήρια χρειάζονται.

Το RSVP συχνά θεωρείται τυπικότητα, όμως είναι το εργαλείο που σας επιτρέπει να σχεδιάσετε την ημέρα χωρίς να μαντεύετε. Τα εγκαίνια με σωστή λίστα απαντήσεων φαίνονται προσεγμένα και στους επισκέπτες.

Γιατί να επιλέξετε ψηφιακή πρόσκληση;

Η ψηφιακή πρόσκληση φτάνει άμεσα και ανοίγεται από το κινητό.

Μια χάρτινη πρόσκληση χρειάζεται εκτύπωση, διανομή και χρόνο. Η ψηφιακή πρόσκληση στέλνεται με ένα μήνυμα και ανοίγεται από όπου κι αν βρίσκεται ο καλεσμένος. Όλα τα στοιχεία της πρόσκλησης βρίσκονται σε ένα μέρος, οπότε ο καλεσμένος δεν ψάχνει μέσα σε πολλά μηνύματα.

• Ένας σύνδεσμος για όλη την πληροφορία της εκδήλωσης.
• Απάντηση RSVP με ένα πάτημα.
• Ενημέρωση για αλλαγές ώρας ή διεύθυνσης.
• Καμία ανάγκη για εκτύπωση και ταχυδρομείο.

Η αλλαγή στην ηλεκτρονική μορφή δεν σημαίνει λιγότερη φροντίδα. Η φροντίδα πηγαίνει στο περιεχόμενο: καθαρό κείμενο, σωστή ώρα και σωστή διεύθυνση.

Πώς στήνετε τη λίστα καλεσμένων;

Χωρίζετε τους καλεσμένους σε ομάδες και ορίζετε προθεσμία απάντησης.

Ξεκινήστε με μια απλή λίστα: συνεργάτες, πελάτες, φίλοι, προμηθευτές. Κάθε ομάδα έχει διαφορετικό ρυθμό. Οι συνεργάτες συνήθως απαντούν γρήγορα, ενώ οι πελάτες θέλουν λίγο περισσότερο χρόνο. Βάλτε μια ημερομηνία που να αφήνει περιθώριο για την οργάνωση.

1. Γράψτε όλα τα ονόματα σε ένα αρχείο.
2. Ορίστε ομάδες με κοινές ανάγκες.
3. Βάλτε προθεσμία RSVP δύο εβδομάδες πριν.

Όταν η λίστα είναι έτοιμη, κρατήστε την ενημερωμένη. Αν κάποιος ζητήσει να φέρει συνοδό, καταγράψτε το αμέσως. Έτσι δεν θα χρειαστεί να ψάχνετε στα μηνύματα την τελευταία στιγμή.

Χρήσιμο είναι και να ξεχωρίζετε τους καλεσμένους που έχουν ήδη επιβεβαιώσει από εκείνους που περιμένουν. Έτσι, όταν κάποιος ρωτήσει αν θα έρθετε στην ξενάγηση, απαντάτε αμέσως με τα σωστά δεδομένα.

Υπενθυμίσεις χωρίς να γίνετε ενοχλητικοί

Στέλνετε μία ευγενική υπενθύμιση σε όσους δεν έχουν απαντήσει ακόμη.

Μια υπενθύμιση είναι φυσιολογική, αρκεί να είναι σύντομη. Γράψτε ότι η πρόσκληση παραμένει ανοιχτή και ότι η απάντησή τους βοηθά στην οργάνωση. Μην επαναλαμβάνετε το μήνυμα κάθε μέρα. Ένα μήνυμα πριν από την προθεσμία είναι συχνά αρκετό.

Στο τέλος, κοιτάτε τη λίστα των απαντήσεων και ξέρετε ποιοι λείπουν. Έτσι προσαρμόζετε τον χώρο, τα καθίσματα και το κέρασμα χωρίς βιασύνη.

Χάρτης, μουσική και αντίστροφη μέτρηση

Ο χάρτης και η αντίστροφη μέτρηση βοηθούν τον καλεσμένο να φτάσει στην ώρα του.

Ένας καλεσμένος που δεν βρίσκει τη διεύθυνση συχνά δεν έρχεται. Γι' αυτό η πρόσκληση χρειάζεται χάρτη με τη διεύθυνση του χώρου, ώστε ο καλεσμένος να τη βρει χωρίς να ψάχνει. Η αντίστροφη μέτρηση δείχνει πόσο απομένει ως την έναρξη, και η μουσική δίνει τον τόνο της στιγμής.

Προσθέστε μόνο ό,τι χρειάζεται. Μια πρόσκληση με λίγα, καθαρά στοιχεία διαβάζεται πιο εύκολα από μια γεμάτη με λεπτομέρειες.

Σκεφτείτε και την πρόσβαση. Αν ο χώρος είναι στον δεύτερο όροφο ή έχει περιορισμένη στάθμευση, γράψτε το στην πρόσκληση. Ο καλεσμένος εκτιμά την ειλικρίνεια και ξέρει τι να περιμένει.

Αν η εκδήλωση έχει παρουσίαση ή ομιλία, γράψτε και την ακριβή ώρα έναρξης του προγράμματος. Ο καλεσμένος που φτάνει νωρίς βρίσκει χώρο να καθίσει, και εσείς έχετε χρόνο να τον υποδεχτείτε με χαμόγελο.

Πώς ξεκινάτε με την πρόσκληση στο onlivita;

Επιλέγετε θέμα, συμπληρώνετε τα στοιχεία και στέλνετε έναν μόνο σύνδεσμο.

Ξεκινήστε επιλέγοντας ένα θέμα που ταιριάζει στον χώρο σας. Συμπληρώνετε την ημερομηνία, τη διεύθυνση και το μήνυμά σας. Η εγγραφή είναι δωρεάν και η πρώτη πρόσκληση είναι επίσης δωρεάν.

Ανοίξτε την ψηφιακή πρόσκληση εγκαινίων του onlivita και δείτε πώς φαίνεται ο σύνδεσμος RSVP. Στη σελίδα θεμάτων βρίσκετε σχέδια και πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως αφετηρία.

Η διεπαφή υπάρχει σε 20 γλώσσες, οπότε μπορείτε να γράψετε στη γλώσσα των καλεσμένων σας. Αφού στείλετε τον σύνδεσμο, παρακολουθείτε τις απαντήσεις από ένα σημείο.

Ανοίξτε την ψηφιακή πρόσκληση εγκαινίων του onlivita και δείτε πώς φαίνεται ο σύνδεσμος RSVP.