RSVP πλατφόρμα διαχείρισης εκδηλώσεων για το προσκλητήριό σας

Μια RSVP πλατφόρμα για εκδηλώσεις είναι ένα εργαλείο που μαζεύει τις απαντήσεις των καλεσμένων σε ένα μέρος. Αντί να μετράτε τηλεφωνήματα και μηνύματα, βλέπετε μια λίστα που ενημερώνεται μόνη της. Παρακάτω θα δείτε τι κάνει, πώς βοηθά στο προσκλητήριο και πώς ξεκινάτε χωρίς κόστος.

• Η RSVP πλατφόρμα συγκεντρώνει τις απαντήσεις συμμετοχής σε έναν πίνακα που ενημερώνεται αμέσως.
• Ο καλεσμένος απαντά από τον ίδιο σύνδεσμο που λαμβάνει για το προσκλητήριο.
• Η πρώτη ψηφιακή πρόσκληση παραμένει χωρίς χρέωση για τον χρήστη.

Αν θέλετε να δείτε έτοιμα σχέδια, ρίξτε μια ματιά στα θέματα που έχουμε ετοιμάσει.

Τι κάνει μια RSVP πλατφόρμα

Μια RSVP πλατφόρμα συλλέγει τις απαντήσεις συμμετοχής σε ένα μέρος, ώστε να ξέρετε ανά πάσα στιγμή ποιος έρχεται.

Το RSVP προέρχεται από τη γαλλική φράση που σημαίνει απαντήστε, παρακαλώ. Στην πράξη, κάθε καλεσμένος λαμβάνει τον σύνδεσμο, επιλέγει αν έρχεται και ενδεχομένως δηλώνει πόσα άτομα τον συνοδεύουν. Εσείς βλέπετε τα αποτελέσματα χωρίς να κυνηγάτε μηνύματα στο τηλέφωνο.

Αυτό ακούγεται απλό, αλλά όταν οι απαντήσεις έρχονται από πολλά κανάλια, μπορούν εύκολα να χαθούν σε συνομιλίες, σε κλήσεις και σε σημειώσεις στο χαρτί. Μια πλατφόρμα κρατά τα πάντα μαζί, και εσείς μπορείτε να αφιερώσετε τον χρόνο σας σε άλλα πράγματα.

Τι αλλάζει με ένα προσαρμοσμένο προσκλητήριο

Ένα προσαρμοσμένο προσκλητήριο δείχνει το ύφος της εκδήλωσης και ταυτόχρονα μαζεύει τις απαντήσεις.

Το προσκλητήριο δεν είναι μόνο διακόσμηση. Όταν ο καλεσμένος ανοίγει τον σύνδεσμο και βλέπει τα στοιχεία της εκδήλωσης, καταλαβαίνει αμέσως τι του ζητάτε. Εσείς επιλέγετε χρώματα, γραμματοσειρές και ύφος, και το αποτέλεσμα μοιάζει με εσάς. Μπορείτε να ξεκινήσετε από ένα έτοιμο θέμα και να το προσαρμόσετε στα δικά σας χρώματα και κείμενα.

• Τα χρώματα και οι φωτογραφίες ταιριάζουν με τον γάμο, τη βάπτιση ή το γενέθλιο.
• Η ημερομηνία, η ώρα και η διεύθυνση φαίνονται καθαρά στην πρώτη οθόνη.
• Ο καλεσμένος απαντά από τον σύνδεσμο που του στέλνετε, και η απάντησή του μπαίνει αυτόματα στη λίστα σας.

Πώς παρακολουθείτε τις συμμετοχές

Οι απαντήσεις εμφανίζονται σε πίνακα που ενημερώνεται αμέσως, οπότε βλέπετε ποιοι έχουν απαντήσει και ποιοι λείπουν.

Ανοίξτε τον πίνακα συμμετοχών και δείτε ποιος θα έρθει, ποιος δεν θα έρθει και ποιος δεν έχει γράψει ακόμη. Αν μια ολόκληρη οικογένεια σιωπά, ξέρετε ποιον να πάρετε τηλέφωνο. Με αυτόν τον τρόπο ξέρετε πού χρειάζεται ένα ευγενικό τηλεφώνημα, και δεν χάνετε χρόνο με όσους έχουν ήδη απαντήσει.

• Σημειώστε στο μήνυμά σας αν κάποιος καλεσμένος έρχεται με κάποιον άλλον.
• Σημειώστε τυχόν αιτήματα, όπως μια θέση κοντά στην οικογένεια ή στο τραπέζι των παιδιών.
• Κάθε νέα απάντηση εμφανίζεται στον πίνακα χωρίς να ανανεώσετε τη σελίδα.

Όταν η λίστα είναι πλήρης, ο προγραμματισμός γίνεται πολύ πιο ήρεμος. Όταν ξέρετε ότι η λίστα είναι σωστή, δεν χρειάζεται να ξαναμετράτε τους καλεσμένους την τελευταία εβδομάδα.

Ζητήστε από τους καλεσμένους να γράψουν στο μήνυμά τους αν έρχονται με κάποιον, ώστε ο χώρος και τα τραπέζια να βασίζονται σε πραγματικούς αριθμούς.

Υπενθυμίσεις και αντίστροφη μέτρηση

Μια ήπια υπενθύμιση πριν από την προθεσμία βοηθά τους αργοπορημένους να απαντήσουν χωρίς να τους πιέσετε εσείς.

Ένας καλεσμένος μπορεί απλώς να ξεχάσει να απαντήσει, ειδικά όταν έχει πολλά στο πρόγραμμά του. Ένα φιλικό μήνυμα μία εβδομάδα πριν από την προθεσμία κάνει τη διαφορά. Η αντίστροφη μέτρηση στο προσκλητήριο δείχνει πόσο λείπει, και αυτό λειτουργεί σαν φυσική υπενθύμιση χωρίς να ακούγεται σαν πίεση.

Ελέγχετε στον πίνακα ποιοι δεν έχουν απαντήσει ακόμη, και στέλνετε σε αυτούς ένα φιλικό μήνυμα. Έτσι κανείς δεν λαμβάνει το ίδιο μήνυμα δύο φορές.

Χάρτης, μουσική και θέμα

Ο χάρτης, η μουσική και το θέμα μπαίνουν στο ίδιο προσκλητήριο, οπότε ο καλεσμένος έχει όλες τις πληροφορίες σε ένα σημείο.

Αφού ο καλεσμένος αποφασίσει, θέλει να ξέρει πώς θα φτάσει. Βάλτε έναν χάρτη με τη διεύθυνση και μια μουσική που ταιριάζει με το κλίμα της βραδιάς. Η μουσική δίνει τον τόνο από την πρώτη στιγμή, ενώ ο χάρτης αποφεύγει τα τηλέφωνα την ώρα της εκδήλωσης.

Τα θέματα του onlivita έχουν έτοιμη διάταξη, και εσείς αλλάζετε χρώματα και κείμενα ώστε να ταιριάζουν στην εκδήλωσή σας. Η μουσική και ο χάρτης μπαίνουν στην ίδια σελίδα, οπότε ο καλεσμένος δεν χρειάζεται δεύτερο σύνδεσμο. Αν η εκδήλωση είναι γάμος ή βάπτιση, μπορείτε να προσθέσετε και μια σύντομη φράση από την οικογένεια, ώστε το προσκλητήριο να μοιάζει με γράμμα και όχι με έντυπο.

Πώς ξεκινάτε χωρίς κόστος

Η εγγραφή είναι δωρεάν και η πρώτη σας πρόσκληση δεν χρεώνεται, οπότε μπορείτε να δοκιμάσετε πριν αποφασίσετε.

Ξεκινήστε με μια μικρή εκδήλωση για να δείτε πώς λειτουργεί η ροή. Γράψτε τα βασικά στοιχεία, επιλέξτε ένα θέμα και στείλτε τον σύνδεσμο σε λίγους δοκιμαστικούς καλεσμένους. Η διεπαφή υπάρχει σε είκοσι γλώσσες, οπότε μπορεί να την χρησιμοποιήσει όποιος δεν διαβάζει αγγλικά.

Μπορείτε να ξεκινήσετε με τους πιο κοντινούς σας ανθρώπους, την οικογένεια και τους φίλους, και να προσθέσετε σιγά σιγά τους υπόλοιπους. Κάθε απάντηση που μπαίνει στη λίστα σας δίνει μια καθαρότερη εικόνα για την ημέρα.

Όταν τελειώσετε τη δοκιμαστική πρόσκληση, θα έχετε δει ολόκληρη τη ροή από την πλευρά του καλεσμένου. Και όταν έρθει η μεγάλη μέρα, θα ξέρετε ακριβώς ποιοι θα είναι στο τραπέζι.

Αν θέλετε να φτιάξετε το δικό σας προσαρμοσμένο προσκλητήριο, ξεκινήστε από εδώ.