Στείλτε την κάρτα πρόσκλησης αποφοίτησης στους δικούς σας ανθρώπους

Η κάρτα πρόσκλησης αποφοίτησης ανακοινώνει την τελετή και καλεί τους δικούς σας ανθρώπους να έρθουν. Με έναν μόνο σύνδεσμο στέλνετε την ίδια πρόσκληση σε όλους, χωρίς να γράφετε το ίδιο μήνυμα δεκάδες φορές. Σε αυτό το κείμενο θα δείτε τι χρειάζεται μια καλή κάρτα, πώς τη μοιράζεστε και πώς παρακολουθείτε τις απαντήσεις.

• Ένας μοναδικός σύνδεσμος διευκολύνει την κοινοποίηση σε όλους τους καλεσμένους.
• Η καταγραφή συμμετοχής δείχνει ποιοι θα έρθουν πριν από την τελετή.

Αν θέλετε κάτι διαφορετικό, δείτε τα θέματα και πρότυπα που έχουμε ετοιμάσει για τις τελετές.

Τι πρέπει να έχει η κάρτα

Η κάρτα χρειάζεται το όνομα του αποφοίτου, την ημέρα, την ώρα και τον τόπο της τελετής.

Ο καλεσμένος θέλει να καταλάβει μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα ποιος αποφοιτά, πότε και πού. Γι' αυτό βάζετε τα βασικά στοιχεία στην πρώτη οθόνη, χωρίς να χρειάζεται κύλιση.

• Το ονοματεπώνυμο του αποφοίτου και το τμήμα ή η σχολή
• Η ημερομηνία, η ώρα και η διεύθυνση της τελετής
• Ένα σύντομο μήνυμα με τα συναισθήματά σας

Το ύφος μένει απλό. Μια φράση που λέει «θα χαρούμε να είστε μαζί μας» δουλεύει καλύτερα από μια μακριά παράγραφο γεμάτη γενικότητες. Ο καλεσμένος θέλει να ξέρει τι του ζητάτε και γιατί.

Αν θέλετε, προσθέστε και μια φωτογραφία. Μια φωτογραφία του αποφοίτου από τα φοιτητικά χρόνια δίνει στην κάρτα προσωπικό χαρακτήρα και ο παραλήπτης αναγνωρίζει αμέσως ποιον αφορά η πρόσκληση.

Πώς στέλνετε τον σύνδεσμο

Αντιγράφετε τον μοναδικό σύνδεσμο και τον στέλνετε μέσω μηνύματος ή email.

Όταν η κάρτα είναι έτοιμη, παίρνετε έναν μοναδικό σύνδεσμο. Τον στέλνετε όπου τον διαβάζουν οι άνθρωποι σας πιο γρήγορα, είτε σε ομαδική συνομιλία είτε σε προσωπικό μήνυμα.

1. Ανοίξτε την κάρτα και ελέγξτε τα στοιχεία της τελετής.
2. Αντιγράψτε τον σύνδεσμο από τη σελίδα κοινοποίησης.
3. Επικολλήστε τον σε μήνυμα με δύο ή τρεις γραμμές δικές σας.

Ένα δικό σας μήνυμα πριν από τον σύνδεσμο κάνει τη διαφορά. Ο παραλήπτης καταλαβαίνει ότι του γράφετε εσείς και όχι ένα αυτόματο μήνυμα.

Αν ο καλεσμένος μένει μακριά, βάλτε και μια γραμμή για τη μετακίνηση. Μερικοί θα ήθελαν να μάθουν αν υπάρχει χώρος στάθμευσης ή αν η τελετή είναι ανοιχτή για παιδιά. Η κάρτα απαντά σε αυτά χωρίς να χρειαστεί τηλέφωνο.

Πότε να στείλετε την πρόσκληση

Στείλτε την πρόσκληση αρκετές εβδομάδες πριν, ώστε οι καλεσμένοι να προγραμματίσουν το ταξίδι τους.

Οι περισσότεροι καλεσμένοι χρειάζονται χρόνο για να κλείσουν άδεια από τη δουλειά ή εισιτήρια. Γι' αυτό η πρόσκληση δεν πρέπει να φτάσει την τελευταία στιγμή.

Εσείς αποφασίζετε πόσο νωρίς. Αν η τελετή είναι μακριά από την πόλη σας, στείλτε την νωρίτερα. Αν είναι στην ίδια πόλη, αρκεί λίγος χρόνος για να ετοιμάσουν τους ανθρώπους σας.

Μια υπενθύμιση λίγες μέρες πριν βοηθά πολλούς. Ο σύνδεσμος της κάρτας είναι ο ίδιος, οπότε η υπενθύμιση δεν σημαίνει νέα αναζήτηση. Αρκεί ένα σύντομο μήνυμα με τον σύνδεσμο.

Πώς παρακολουθείτε τις απαντήσεις

Η καταγραφή συμμετοχής (RSVP) σας δείχνει ποιοι θα έρθουν και ποιοι όχι.

Η καταγραφή συμμετοχής σας επιτρέπει να βλέπετε ποιοι απάντησαν και ποιοι ακόμα σκέφτονται. Έτσι δεν χρειάζεται να μαζεύετε απαντήσεις από πολλές συνομιλίες.

• Ποιοι έχουν επιβεβαιώσει ότι θα έρθουν
• Όσοι ρώτησαν για το πρόγραμμα ή τον χώρο
• Ποιοι δεν μπορούν να παραστούν

Όταν ξέρετε πόσοι θα έρθουν, κλείνετε πιο εύκολα τον χώρο και το φαγητό. Η παρακολούθηση γίνεται από το κινητό, χωρίς να ανοίγετε υπολογιστή.

Μη φοβάστε να ξαναστείλετε το μήνυμα σε όσους δεν απάντησαν. Ένας φίλος που ξέχασε συχνά ξαναγράφει μόλις τον θυμίσετε. Δείξτε κατανόηση και γράψτε απλά.

Χάρτης, μουσική και αντίστροφη μέτρηση

Ο χάρτης, η μουσική και η αντίστροφη μέτρηση κάνουν την κάρτα πιο ζωντανή και πιο χρήσιμη.

Ένας χάρτης δείχνει στους καλεσμένους πώς να φτάσουν στην τελετή χωρίς να ψάχνουν. Μια μικρή μουσική στην αρχή της κάρτας δίνει τον τόνο της γιορτής.

• Χάρτης με την ακριβή διεύθυνση του χώρου
• Μουσική που σας αντιπροσωπεύει
• Αντίστροφη μέτρηση μέχρι την τελετή

Η αντίστροφη μέτρηση είναι μικρή λεπτομέρεια, όμως κάνει τους καλεσμένους να θυμούνται την ημέρα. Όταν τη βλέπουν κάθε μέρα, η πρόσκληση μένει στη μνήμη τους.

Η μουσική πρέπει να είναι σύντομη και ήσυχη, ώστε να μη μπερδεύει όποιον διαβάζει το όνομα του αποφοίτου.

Ένας τελευταίος έλεγχος πριν την αποστολή

Ελέγχετε την ορθογραφία, τη διεύθυνση και τον σύνδεσμο πριν τον στείλετε.

Πριν πατήσετε αποστολή, διαβάστε ξανά το όνομα του αποφοίτου και την ημερομηνία. Ένα λάθος στην ώρα μπορεί να κοστίσει σε κάποιον το ταξίδι.

Ανοίξτε τον σύνδεσμο σαν να ήσασταν ο καλεσμένος. Δείτε αν φαίνεται καλά στο κινητό και αν η μουσική ξεκινά χωρίς προβλήματα.

Αν έχετε αμφιβολίες για κάποια λεπτομέρεια, ρωτήστε έναν φίλο που δεν ξέρει τίποτα για την τελετή. Θα σας πει αμέσως αν κάτι λείπει ή δεν είναι καθαρό. Μια τέτοια δοκιμή παίρνει λίγα λεπτά και γλιτώνει πολλές ερωτήσεις αργότερα.

Μπορείτε να φτιάξετε το δικό σας ψηφιακό προσκλητήριο αποφοίτησης στο onlivita από αυτή τη σελίδα.