Τι κάνουμε στα εγκαίνια μαγαζιού: προετοιμασία βήμα βήμα

Τα εγκαίνια είναι η πρώτη φορά που ο κόσμος σας βλέπει μαζί, και γι' αυτό η προετοιμασία έχει σημασία. Το ερώτημα τι κάνουμε στα εγκαίνια μαγαζιού έρχεται συνήθως λίγες εβδομάδες πριν ανοίξετε την πόρτα. Τα βήματα είναι πέντε: προγραμματισμός, λίστα καλεσμένων, πρόσκληση, ροή της βραδιάς και η μέρα μετά.

• Μια λίστα με σημείωση για κάθε καλεσμένο δείχνει ποιοι απάντησαν και ποιοι χρειάζονται υπενθύμιση.
• Η ψηφιακή πρόσκληση με σύνδεσμο φτάνει γρήγορα σε όλους.
• Η πρώτη ψηφιακή πρόσκληση παρέχεται χωρίς χρέωση.

Αν θέλετε διαφορετική εμφάνιση για την πρόσκληση, δείτε τα θέματα και πρότυπα που ταιριάζουν στο ύφος του χώρου σας.

Ο προγραμματισμός πριν από την ημέρα

Ο προγραμματισμός ξεκινά μερικές εβδομάδες νωρίτερα, με ημερομηνία, ώρα και χώρο καθαρά στο μυαλό σας.

Πρώτα αποφασίζετε ημερομηνία και ώρα. Ένα απογευματινό άνοιγμα, για παράδειγμα, δίνει χρόνο στους καλεσμένους να περάσουν μετά τη δουλειά. Μετά ελέγχετε τον χώρο, τον φωτισμό και το ρεύμα για τα ηχεία.

• Ημερομηνία και εναλλακτική ημέρα σε περίπτωση βροχής
• Λίστα προμηθευτών για ποτά, μικρά φαγώσιμα και διακόσμηση
• Ένας υπεύθυνος που θα απαντά στα τηλέφωνα εκείνη τη μέρα

Γράφετε όλα τα παραπάνω σε ένα κοινό σημείωμα. Έτσι κανείς στην ομάδα δεν μένει με απορίες την τελευταία στιγμή. Αν ο χώρος είναι μικρός, ορίστε όριο καλεσμένων ανά ώρα, ώστε να μη δημιουργηθεί συνωστισμός στην είσοδο.

Καλό είναι να κάνετε δοκιμή ήχου και φωτισμού τουλάχιστον μία μέρα πριν. Έτσι βλέπετε αν η είσοδος φωτίζεται καλά το βράδυ και αν ο πάγκος με τα ποτά χωράει άνετα.

Ποιους καλούμε και πώς τους βρίσκουμε

Φτιάχνετε μια λίστα με πελάτες, φίλους, συνεργάτες και γείτονες, και την ενημερώνετε κάθε εβδομάδα.

Η λίστα είναι η καρδιά της υπόθεσης. Ξεκινήστε από όσους σας έχουν ήδη στηρίξει, γιατί αυτοί θα έρθουν και θα μιλήσουν για εσάς. Μετά προσθέστε τους γείτονες και τους ανθρώπους της περιοχής.

• Πελάτες με τους οποίους έχετε ήδη επικοινωνία
• Συνεργάτες και προμηθευτές που θα θέλατε να γνωρίσουν τον χώρο
• Οικογένεια και φίλοι που θα σας πουν τη γνώμη τους ειλικρινά

Κρατήστε δίπλα σε κάθε όνομα μια σημείωση: ήρθε, απάντησε, ζήτησε κάτι. Αυτή η μικρή λεπτομέρεια σας βοηθά να παρακολουθήσετε την απάντηση χωρίς σύγχυση.

Μην ξεχνάτε και τους ανθρώπους που δεν θα έρθουν. Ένα μήνυμα ευγένειας προς αυτούς πάντα μετράει, ακόμη κι αν δεν μπορούν να βρεθούν μαζί σας.

Η πρόσκληση και το μήνυμα

Η πρόσκληση λέει ποιος καλεί, πότε, πού και τι θα βρουν οι καλεσμένοι εκεί.

Γράφετε σύντομα και καθαρά. Ένα μήνυμα με όνομα του μαγαζιού, διεύθυνση και ώρα αρκεί για να πάρει κάποιος την απόφασή του. Το ύφος να είναι ζεστό, σαν να μιλάτε σε φίλο.

Με μία ψηφιακή πρόσκληση, ένας σύνδεσμος πηγαίνει στο κινητό κάθε καλεσμένου, και βλέπετε ποιος απάντησε. Μέσα της μπορείτε να βάλετε χάρτη, αντίστροφη μέτρηση και μουσική, ενώ βλέπετε ποιος απάντησε.

Αν θέλετε άλλη εμφάνιση, διαλέξτε ένα από τα θέματα της πλατφόρμας που ταιριάζει με το ύφος του χώρου σας.

Η ροή της ίδιας της βραδιάς

Η βραδιά χωρίζεται σε άφιξη, ξενάγηση, μια σύντομη ομιλία και ελεύθερο χρόνο για κουβέντα.

Οι καλεσμένοι θέλουν να ξέρουν τι γίνεται και πότε. Μια απλή σειρά βοηθά όλους, και εσάς πρώτα απ' όλα, να μη βιάζεστε.

1. Υποδοχή στην είσοδο με ένα ποτό και ένα όνομα στην ταμπέλα
2. Ξενάγηση στον χώρο, με τα σημεία που θέλετε να δουν
3. Σύντομη ομιλία, όχι πάνω από λίγα λεπτά
4. Ελεύθερος χρόνος για γνωριμίες και φωτογραφίες

Η μουσική στο παρασκήνιο κρατά τον ρυθμό χωρίς να καλύπτει τις κουβέντες. Φροντίστε ο ήχος να είναι χαμηλός τις πρώτες ώρες.

Ένας άνθρωπος της ομάδας να είναι υπεύθυνος για τη σειρά. Εσείς μένετε με τους καλεσμένους.

Ο καλύτερος τρόπος να ξεκινήσετε είναι μια σύντομη συνάντηση της ομάδας, δέκα λεπτά πριν ανοίξει η πόρτα. Κάθε άνθρωπος ξέρει τι κάνει και ποιον θα καλέσει αν κάτι χαλάσει.

Τι γίνεται μετά τα εγκαίνια

Μετά τα εγκαίνια στέλνετε ευχαριστήριο μήνυμα και καταγράφετε όσους ήρθαν.

Η δουλειά δεν τελειώνει όταν φύγουν οι καλεσμένοι και κλείσει η πόρτα. Ένα σύντομο ευχαριστήριο μήνυμα την επόμενη μέρα δείχνει ότι σας νοιάζει. Ταυτόχρονα, συγκεντρώνετε όσα ειπώθηκαν και όσα ζητήθηκαν.

• Ευχαριστήριο μήνυμα με μια φωτογραφία από τη βραδιά
• Σημείωση για όσους ρώτησαν για ώρες ή υπηρεσίες
• Επόμενο βήμα, όπως μια μικρή προσφορά για την πρώτη εβδομάδα

Η σύγκριση των ονομάτων που απάντησαν με όσους εμφανίστηκαν δείχνει ένα μοτίβο. Κρατήστε και ένα ημερολόγιο με τις παρατηρήσεις σας, γιατί το επόμενο άνοιγμα θα είναι πιο εύκολο.

Αν μαζέψατε τα ονόματα σε κοινή λίστα, την επόμενη φορά θα στείλετε πρόσκληση σε λίγα λεπτά και θα ξέρετε ήδη ποιους να ξαναφέρετε.

Μια ψηφιακή πρόσκληση εγκαινίων με μοναδικό σύνδεσμο φτάνει στο κινητό όλων με ένα πάτημα.