Invitación empresarial elegante para su evento corporativo

Una invitación empresarial elegante es lo primero que sus invitados ven de su evento, y muchas veces decide si acuden o no. Con una invitación digital, usted presenta la identidad de su empresa, la fecha, el lugar y el programa en un solo lugar. Así evita imprimir sobres y enviar correos separados a cada persona de su lista de contactos.

• Un enlace único evita que los invitados reciban versiones distintas del mismo evento corporativo.
• La confirmación de asistencia desde la invitación permite planear alimentos y salas con datos reales.
• Pocos colores y una tipografía limpia dan una apariencia más sobria a una invitación empresarial.

Para empezar, revise las plantillas de temas disponibles y elija una base sobria.

Qué debe incluir una invitación empresarial

Una invitación empresarial debe indicar el nombre del evento, la fecha, la hora, el lugar y cómo confirmar asistencia.

Antes de elegir colores o música, reúna los datos básicos. Si falta información, el invitado tendrá que buscarla en otro correo, y eso le obliga a buscar una respuesta antes de decidir si asiste.

• Nombre del evento y de la empresa anfitriona.
• Fecha, hora de inicio y hora estimada de cierre.
• Dirección completa y referencia del acceso.
• Fecha límite para confirmar asistencia.

Si el evento requiere código de vestimenta o indicaciones de estacionamiento, añada una línea breve.

Diseño que refleje la marca

El diseño elegante usa pocos colores, tipografía limpia y espacios amplios que concentran la atención en el mensaje.

Una invitación corporativa no necesita muchos adornos. Tome los colores del logotipo, aplíquelos sobre fondos neutros y reserve el color más fuerte para el título o el botón de confirmación. Así el conjunto se ve ordenado en cualquier pantalla.

• Dos o tres colores como máximo.
• Una tipografía para títulos y otra para el texto.
• Imágenes de buena calidad, sin texto saturado encima.

Para empezar, revise las plantillas de temas disponibles y elija una base sobria. Después ajuste el color y la imagen según la identidad de su empresa.

Compare la vista en teléfono y en computadora antes de enviarla. Un texto demasiado pequeño en el celular puede pasar desapercibido, así que pruebe el tamaño de letra en una pantalla pequeña antes de compartirla.

Envío con un solo enlace

Un solo enlace para compartir permite que todos los invitados vean la misma versión, sin importar el dispositivo que usen.

Cuando cada persona recibe un archivo distinto, es difícil saber cuál versión es la vigente. Con un enlace único, usted corrige la hora o el lugar una sola vez y el cambio aplica para todos los que abran la invitación.

Con onlivita puede crear una invitación digital animada para su evento corporativo, eligiendo una plantilla y agregando el mapa y la cuenta regresiva. Envíe el enlace por correo, por WhatsApp o desde la intranet de la empresa, y pruebe primero en un equipo distinto del suyo.

• Un enlace por evento, no uno por invitado.
• Revisión final de fecha, hora y dirección antes del envío.
• Prueba desde teléfono y desde computadora.

Confirmación de asistencia y seguimiento

El registro de confirmaciones le permite saber cuántas personas asistirán antes de reservar salas, alimentos y transporte.

Los eventos corporativos tienen costos que dependen del número de asistentes. Por eso conviene pedir la confirmación desde la propia invitación, y no después por correos sueltos que se pierden en la bandeja de entrada.

• Active la confirmación con una fecha límite clara.
• Revise las respuestas al menos una vez por semana.
• Envíe un recordatorio amable a quienes no respondieron.

Cuando la lista de confirmados está completa, usted puede compartir con recepción y proveedores un número real y no una estimación.

Cuenta regresiva, mapa y música

La cuenta regresiva, el mapa y la música ayudan a que el invitado llegue puntual y con interés en el evento.

Estos elementos no reemplazan la información escrita, pero refuerzan la experiencia. Una cuenta regresiva recuerda la fecha sin que el invitado tenga que agendarla. El mapa evita que busque la dirección en otra aplicación, y así tiene la ubicación a mano en el momento de salir.

La música de fondo debe ser discreta, o puede quedar desactivada. En un evento de negocios, el silencio suele ser más adecuado que una melodía llamativa.

Redacción: qué incluir y qué evitar

El texto debe ser breve, con un saludo directo, el motivo del evento y una invitación clara a confirmar.

Escriba como lo haría en una conversación formal. Empiece con el nombre del invitado si lo tiene, explique en una o dos frases por qué el evento importa y termine con la acción que espera del lector.

Evite listas largas de adjetivos y frases genéricas. Un texto sobrio transmite más seriedad que uno lleno de superlativos, y permite que el contenido del evento sea lo que destaque.

• Saludo con nombre y cargo cuando sea posible.
• Motivo del evento en una o dos frases.
• Acción final: confirmar asistencia antes de la fecha límite.

Con onlivita puede crear una invitación digital animada para su evento corporativo en pocos minutos.