دعوت بیبی‌شاور با تایید حضور: راهنمای ارسال و پیگیری پاسخ

در این روش، مهمان‌ها پیش از روز جشن با یک کلیک اعلام می‌کنند که می‌آیند یا نمی‌آیند. با این روش برنامه پذیرایی را بر اساس تعداد واقعی مهمان‌ها می‌چینید. در onlivita یک کارت دیجیتال می‌سازید، آن را با یک لینک می‌فرستید و پاسخ‌ها را همان‌جا می‌بینید.

• ثبت‌نام در onlivita رایگان است.
• کارت دعوت شامل نقشه و شمارش معکوس است.
• هر مهمان با یک لینک پاسخ خود را ثبت می‌کند.

برای انتخاب ظاهر دعوت‌نامه، قالب‌های آماده را ببینید.

تایید حضور چطور به برنامه پذیرایی کمک می‌کند؟

تایید حضور به شما کمک می‌کند تعداد مهمان‌ها را پیش از جشن بدانید و پذیرایی را درست برنامه‌ریزی کنید.

برای بیبی‌شاور باید غذا، کیک و جای نشستن را از قبل تهیه کنید. اگر ندانید چه کسانی می‌آیند، یا کم می‌آورید یا مقدار زیادی غذا دور می‌ریزید.

وقتی هر مهمان با یک کلیک پاسخ می‌دهد، عدد حضور را بر اساس پاسخ‌های ثبت‌شده در دست دارید، هرچند تا روز جشن ممکن است تغییر کند. دیگر لازم نیست پیام‌ها را یکی‌یکی در گروه‌ها جست‌وجو کنید. این کار زمان زیادی از شما می‌گیرد و احتمال خطا هم دارد.

حضور قطعی مهمان‌ها همچنین به شما کمک می‌کند برای خانواده‌ای که در راه است فضای آرام و جای مناسب فراهم کنید. وقتی تعداد صندلی‌ها مشخص باشد، هماهنگی با میزبان‌ها و کمک‌ها هم ساده‌تر می‌شود و هر ردیف را با تعداد دقیق صندلی می‌چینید.

کارت دعوت بیبی‌شاور را در onlivita بسازید

یک کارت دیجیتال با نام مادر، تاریخ، ساعت و نشانی را می‌توانید در onlivita آماده کنید.

ابتدا اطلاعات اصلی را کنار هم بگذارید: نام مادر، تاریخ، ساعت و نشانی دقیق مجلس.

کارت دعوت را با همین اطلاعات در onlivita می‌سازید و قالب دلخواهتان را انتخاب می‌کنید. سپس ظاهر دعوت‌نامه را از میان قالب‌ها و تم‌های آماده انتخاب کنید، همان که با فضای مجلس جور است.

• نام‌ها را کامل بنویسید تا مهمان شک نکند.
• تاریخ و ساعت را در یک خط جدا قرار دهید.
• یک شماره تماس برای سؤال‌های لحظه آخر اضافه کنید.

اگر تصویر یا عکسی از مادر دارید، می‌توانید آن را در کارت بگذارید. عکس باید روشن و واضح باشد تا روی گوشی هم خوب دیده شود. متن را پیش از ارسال یک بار با صدای بلند بخوانید.

دعوت را چطور بفرستیم؟

یک لینک واحد را در پیام‌رسانی بفرستید که مهمان‌ها با یک کلیک آن را باز کنند.

لازم نیست برای هر نفر پیام جداگانه بنویسید. یک لینک بفرستید و از مهمان بخواهید همان‌جا پاسخ دهد. این روش برای گروه‌های خانوادگی و دوستانه هم خوب کار می‌کند.

در پیام همراه لینک، یک جمله کوتاه بنویسید. مثلاً بگویید لطفاً تا آخر هفته پاسخ دهید. جمله کوتاه‌تر توجه بیشتری جلب می‌کند.

اگر بعضی از مهمان‌ها بیشتر با پیامک یا ایمیل کار می‌کنند، همان لینک را برای آن‌ها هم بفرستید. اگر لینک را در گروه کسی ندید، همان لینک را یک بار دیگر در پیام خصوصی برایش بفرستید. زمان ارسال را هم طوری انتخاب کنید که مهمان‌ها با خیال راحت تصمیم بگیرند.

پاسخ‌ها را چطور پیگیری کنیم؟

فهرست پاسخ‌ها را چند روز پیش از جشن بررسی کنید و به کسانی که جواب نداده‌اند یادآوری کنید.

• فهرست پاسخ‌ها را منظم بررسی کنید.
• به مهمانی که جواب نداده، یک پیام کوتاه و محترمانه بفرستید.
• تغییرات را سریع ثبت کنید تا برنامه پذیرایی دقیق بماند.

برای تصمیم درباره یادآوری بعدی، فهرست پاسخ‌ها را نگاه کنید؛ اگر دو روز پیش از جشن هم جوابی نرسید، یک پیام کوتاه بفرستید و بیشتر از آن یادآوری نکنید. اگر باز هم خبری نشد، یک تماس کوتاه بگیرید و کار را تمام کنید.

اگر قرار است غذا سفارش دهید یا میز را بچینید، فهرست پاسخ‌ها را همان موقع با تأمین‌کننده‌ها در میان بگذارید. هر تغییر کوچک را با تاریخ ثبت کنید تا در روز جشن شلوغی پیش نیاید.

متن دعوت چطور باید باشد؟

متن دعوت باید کوتاه، روشن و خالی از جمله‌های شلوغ باشد تا جزئیات مهم دیده شود.

جمله‌های طولانی مهمان را خسته می‌کند. نام، تاریخ، ساعت و نشانی را در خط‌های جدا بنویسید تا با یک نگاه پیدا شوند.

اگر کد لباس یا نکته خاصی دارید، یک خط جداگانه به آن اختصاص دهید. شما هم وقتی متن را دوباره می‌خوانید، جای اشتباه را سریع‌تر پیدا می‌کنید.

از لحن رسمی بیش از حد دوری کنید. یک جمله گرم و کوتاه مثل خوش آمدید بگویید کافی است و جای زیادی از متن نمی‌گیرد. اگر مهمانی قرار است هدیه‌ای بیاورد، توضیح آن را در یک خط جدا بنویسید.

دعوت دیجیتال چه مزیتی دارد؟

دعوت دیجیتال سریع به دست مهمان می‌رسد و پاسخ‌ها را خودکار جمع می‌کند.

دعوت کاغذی باید پست یا دست‌به‌دست شود و زمان می‌برد. دعوت دیجیتال را با یک لینک می‌فرستید و مهمان همان‌جا پاسخ می‌دهد؛ دیگر لازم نیست منتظر پست بمانید.

اگر مهمانی در شهر یا کشور دیگری زندگی می‌کند، باز هم به‌موقع خبردار می‌شود. در کارت دعوت می‌توانید مکان را روی نقشه نشان دهید و زمان باقی‌مانده تا جشن را با شمارش معکوس ببینید.

ثبت‌نام در onlivita رایگان است و اولین دعوت‌نامه‌تان هم بدون هزینه ساخته می‌شود. اگر بعداً خواستید، می‌توانید موسیقی و تم دلخواه را هم اضافه کنید.

قبل از جشن، فهرست نهایی را چطور جمع‌بندی کنیم؟

چند روز پیش از جشن، فهرست نهایی را با میزبان و کمک‌ها مرور کنید تا روز مراسم بدون تغییر ناگهانی برگزار شود.

وقتی پاسخ‌ها جمع شد، فهرست نهایی را یک بار دیگر مرور کنید. تعداد حاضران، کسانی که نمی‌آیند و کسانی که هنوز جواب نداده‌اند را جدا نگه دارید. این تصویر روشن به شما کمک می‌کند هزینه‌ها را کنترل کنید و از خرید اضافه پرهیز کنید.

فهرست را با دوستانی که در برگزاری کمک می‌کنند هم در میان بگذارید. هرکس باید بداند چه کاری بر عهده دارد، از پذیرایی تا تزیین و پذیرش مهمانان. وقتی وظایف مشخص باشد، روز جشن آرام‌تر پیش می‌رود.

برای ساخت کارت دعوت بیبی‌شاور، از همین صفحه شروع کنید.